東京オリンピック2 大会ボランティア 幕張研修/ TOKYO2020 2 Field Cast Training in Makuhari

2021年7月22日（木）
Thursday, July 22, 2021

色々ありましたが、東京オリンピックの大会ボランティアをやってきました。
Though so many bad things happened relating TOKYO 2020 Olympics, I participated in Tokyo 2020 as a Field Cast, a voluntter.

↓とりあえず、支給されたユニフォーム一式、公開してみます。
Here is a set of uniform, etc.

　

 

私は幕張メッセのフェンシング会場で活動するように、要請がありました。
I was asked to work at the venue of Fencing located in Makuhari Messe.

おまけ・Extra Episode
7月8日（木）、幕張での初研修
Thursday, July 8, 2021/ The First Training in Makuhari

フェンシングは7月24日から始まるのですが、私は、7月8日、22日、23日の事前研修を受けることになりました。

Though the matches were to start on July 24, I was told to join the training held on July 8, 22 and 23.

7月8日（木）の事前研修は、14:00-17:30、幕張メッセの会場で行われました。会場は思っていたよりずっと大きく、大掛かりな機材の搬入や設置が着々と進んでいて、世界各国に配信されるわけですから、当たり前のことですが、驚きました。さらに、想像以上に多くの外国人の方々が働いてきて、緊張感が漂っていた、私も雰囲気に飲まれそうになりました。

私が配属されたTEC（テクノロジー・サービス）のVRT (Venue Result Team)は、OMEGAの機器を使って競技計測作業のサポートを行うとのことでした。22日と23日の事前研修では、14～5時間、オメガの外国人スタッフから英語で機材の取り扱いなどの講習があると、TECのマネージャーから伝えられました。
そばに居た日本人の女性は、英語が苦手ということで、なぜ自分がここの担当になったのか、業務をこなせるかを、責任者に相談していました。8人ほどで説明を受けていましたが、その中で実際のフェンシングの試合を見たことがある人は、何とたったの1人。アメリカ人女性のボランティアだけでした

《記録の要となる機材は、すべてワールドワイド パートナーであるスイスのOMEGA製。ただし、後からわかったことですが、フェンシング会場のオメガスタッフは、実はフェンシング製品を扱うALLSTARというドイツの会社が下請けだったようで、私が会ったスタッフは、皆ドイツから日本に入国していました。》

モニターなどは、日本のパナソニック、通信は、NTTが担当しているとのことです。以前は、日本のセイコーが、タイムなどの記録表示板に入っていて誇らしい気持ちでしたが、今は昔の話ということでしょうか。古き良き技術大国日本は、どこに行ったのか…

テクノロジー・サービスの役割や重要英語表現をまとめた私のページはこちら

The venue was much larger than I had expected. The preparations for the event were progressing steadily. A lot of devices and equipment were brought in and installed with so many colorful cables here and there. Many foreigners were busy working and one of them told us that the number of cables used to be much more. I almost got sucked into the atmosphere.

On the day before and two days before the actual performance, we are supposed to learn how to deal with the devices. It will take about 14 to 15 hours and they say the lecture will be given in English.

A Japanese woman who participated with me said that she is not good at English and she doesn't have a selfconfidence to handle the work. She also said that she didn't know why she was chosen for the role. None of us know the reason.

The key equipment was all made by OMEGA in Switzerland, a worldwide partner of Tokyo Olympics, and the large number of foreign staff were dispatched by OMEGA. That's why there were so many foreigners in the venue, I think.

I heard that Panasonic in Japan is in charge of monitors and NTT is in charge of communications. In the past, Seiko, a Japanese company, was in charge of the key equipment showing the time on record boards with its logotype. I used to be proude of it, but is this a thing of the past? Where has Japan, a country with good old technology, gone???.

ところが、研修を終えたその日の夜、大変なことが起こったのです。
「コロナで緊急事態宣言を延期。１都３県での無観客開催が決定！」
のニュースが流れたのです。
お客様対応のボランティアの方々も、多く研修に参加されていたことを知っているだけに、ものすごいショックを受けました。

この頃の新聞記事の抜粋や大会組織委員会とのメールのやり取りは、私のホームペイジにまとめているので、あまり楽しい内容ではないですが、ご興味のある方はご覧ください。
東京2020大会ボランティアについて（私の場合）
About Volunteers for TOKYO 2020 Olympics

 

ここからの写真は、7月22日の直前研修時のものです。
The pictures were taken on July 22, at the last training.

↓ここが、海浜幕張駅の南口です。
Here is the South Exit of Kaihin Makuhari Station.

↓国際会議場に設けられた会場入り口
　/ The Entrance of the Venue located in International Conference Hall
新型コロナウイルス感染対策/ COVID-19 countermeasures

 

 テコンドーとレスリング会場がある国際展示場1-8ホール（ホールA）へ
　/To International Exhibition Hall 1-8 (Hall A) for Taekwondo and Wrestling Competition
＊Taekwondo=ﾀｴｸｳｫﾝﾄﾞｳ＝テコンドー

↓大会マスコットのミライトワ（左）とソメイティ
TOKYO 2020 Mascots Miraitowa (left) and Someity

↓ホールA内になる食堂/ Meal Space in Hall A 
ミライトワとソメイティの前が食堂の入り口です。
Meal Space is in front of the mascots.

ボランティアやセキュリティー、自衛官のための食堂です。
カレーか日替わりの丼物の2択。暖かい食事の提供は、他会場に比べて恵まれているとのこと。コロナ対策で、食事中、会話は基本禁止でした
We could choose either the daily rice bowl or curry. We were rather lucky to have hot meal compared to the other venues, even though we couldn't enjoy talking over the meal due to Covid 19.

↓食堂からの景色/ A view from the Meal Space.

 

 国際展示場9-11ホール（ホールB）へ/ To International Exhibition Hall 9-11 (Hall B)

↓国際展示場連絡橋　Pedestrian Overpass

↓フェンシングの競技会場の国際展示場9-11ホール（ホールB）
/ International Exhibition Hall 9-11 (Hall B) where Fencing Competition are held.

↓連絡橋から西方面/ Toward the west from the pedestrian overpass

↓振り返ると、国際展示場ホールAの入り口
　Backward is the entrance International Exhibition Hall B.

↓無観客になって、空っぽの売店がむなしいです。
Stands like a Food & Beverage Stall are empty.
*stand=売店≒stall=《主に英》露店、売店

↓ホールB内の私達の活動拠点、会場技術室（VTO)などが入る一角。
色々な倉庫や機械室の他、医務室やドーピング検査室などもあります。
黒幕の奥がフェンシングの大会会場です。
Our working center called VTO is in a part of this area in Hall B.
The venue for Fencing Competition is in the other side of the black curtain.

My Page: VTOなど会場などで使われる英語の略語はこちら

 

↓2日後の開幕を控えて、会場の設営が急ピッチで進んでいました。
The competition was to start in two days, so all the staff looked very busy setting up the venue. 

担当分けと審判チームについて
Allocation of Roles and about Scorring Team

　この日は、フェンシング会場配属のボランティアが集まる初日で、まず担当分けが行われました。
大会が急遽無観客となった関係で、「会場案内」担当の方の一部が、フェンシングの会場の方にも（希望を募った上ですが）回されたようで、最初から大混乱の印象でした。担当分けはもともとはある程度決まっていたはずですが、結局、当初の担当分けは白紙に戻り、それぞれが希望する役割に応募する形で進みました。ただ、正直何を希望すればよいかわからず、戸惑いました。

　私はもともと、リザルトチーム配属で、仕事の内容は「オメガの外国人スタッフに習いながら、試合会場でスコアなどを入れる係」だと、メールの案内や7月8日の会場研修で聞いていました。フェンシング関連用語やルールなども覚えなくてはならないと覚悟を決め、私のホームぺージ内に、英語と日本語で少しづつまとめて勉強していました。それなのに「カメラ」や「選手のケア」などの担当になったら、準備していたことが無駄になってしまうのでは…正直、複雑な気持ちになりました。

「スコアを入れる審判チームは、フェンシング経験者にお願いしたい」と、現場マネージャーから唐突に指示がありました。外国人4人と日本人2人が、経験者として配属が決まりました。さらに「あと2人ほど、どなたかお願いできませんか？」と現場マネージャー。「もともとの役割に近いのはこの審判チームでは？」と考えた私は、フェンシング未経験でしたが、この役割を希望しました。後になって、これが「大変なことになって行く～～～」のですが、それはまた別のお話に続きます～

　審判チームは８人になりました。アメリカ人2人、カナダ人1人、香港人1人、日本人４人でした。
このうち、フェンシングの経験者が６人。後から応募した未経験者は、私と、もう1人の年輩の日本人の男性M氏でした。
M氏はもともとは成田空港でのお客様対応のボランティアをする予定だったのが、無観客でフェンシング会場に回ることになったとのこと。
今までの研修が無駄になってしまったのではと、胸が痛みます。
また、フェンシング会場に派遣されたボランティアの多くは、特に希望して「フェンシング会場の担当」になったわけではなく、フェンシングの知識もあまりないということが、後からわかりました。

　審判チームが決まると、自己紹介などもしないまま、すぐにオメガのスタッフから「電光掲示板へのスコアを入れるコントローラーの説明」を受けました。経験者のうちの４人は、2年前に開かれたプレ大会でもボランティアをやっていて、コントローラーの操作経験があったようです。説明は20分程度英語で行われただけで、あとは6枚のA4サイズに英語で書かれた仕様書を渡され、「読んでおいてください」ということで、宿題（？）となりました。
フェンシング用語は、知っているのと理解しているのは大違い。オメガスタッフの説明は殆ど理解できず、コントローラーの仕様書も、意味不明な部分がいっぱいです。反則などのカードは全部で4種類あったのですが、カードの実物を見たのは、この2日後の試合当日が初めてという…
以下の仕様書のコピーの抜粋を見ていただくと、私の戸惑いをわかっていただけると思います。コントローラーの写真は白黒で、何が何だかわかりません。イエローカードって…？

 

The role of the Referee Team is to input and display the points on the electronic scoreboard with the controller.
Some of the foreign members call the team Score Keepers.
The above pictures are some parts of Briefs which explain how to use the controller.
The picture of the controller is black and white, so it is hard to understand what each button means.

 その後、競技会場を下見し、コントローラーの操作で電光掲示板にどのような表示がされるか説明を受け、Meal Spaceでそれぞれが昼食を取るなど、休憩となりました。

　この下見の最中、大変なことに気付きました。
会場には4ピスト（試合場）あり、前半は朝から4時ごろまで、昼食休憩もなく試合が続くと言われました。審判チームの役割は「４つあるピストのそれぞれで、試合中に瞬時に、電光掲示板に選手の入れたポイントなどをコントローラーで入力し、表示していく役目」。つまり、ボランティアは毎回最低4人、交代要員を含めれば8人程度は必要と考えられます。しかし、審判チームの8人は、大会9日間のうち、毎日が活動日なわけでもないし、「朝はリモート会議があるので無理」と言う人もいました。私も、もともとのスケジュールでは朝の活動は殆どなかったのです。「それぞれのボランティアの活動日を勘案して役割が決まったわけではない」…と言うことは、実はとんでもないことだったのです。
私は、日本人でフェンシング経験のある若者のS君と顔を見合わせ、「どう考えても人手不足だよね～」と、困惑していました。

　昼食などの休憩後、フェンシング会場で働くボランティア全員が集まって、今後の連絡をどのように取るかなどの話し合いが行われました。この日が活動日ではないボランティアもいたので、はっきりわかりませんが、総勢150名くらいでしょうか。現場マネージャーからは「ラインで連絡を取りたいが大丈夫ですか」という話がありましたが、電話の方がいいという人、パソコンメールでない無理と言う人もいました。確かに、年配の方はラインを使わない人もいます。「ITの過渡期」を実感しました。
結局、全員のアドレスを書いて提出したのですが、最後までそれは使われず、連絡は各担当別に、グループラインなどを作って調整することになりました。

　全体説明後、審判チームの8人が集まって、コロナのPCR検査の説明を受け、ライン交換をし、スケジュールの確認をすることになりました。そもそも、試合は夜もあるということは、何時間労働になるのか？現場マネージャーは、色々な役割の調整でてんやわんやでしたが、なんとか捕まえて、オメガスタッフとの時間の確認をお願いしました。
しばらくしてわかったのは、何と後半の午後6時過ぎに行われる準決勝・決勝は、オメガのスタッフが担当するので、ボランティアの手伝いは必要ないということ　「何で今更…もっと早く確認しておくべき事項では！」と思いましたが、もう文句を言っている時間もありません。しかも、頼りのS君の姿がどこにも見当たらず…？結局Ｓ君が次に姿を見せたのは、3日後の25日でした。もともと、そういうスケジュールだったのかもしれません

　結局、残った審判チームの7人で調整していく中、またまた大変なことが発覚
24日の初日に会場に来られるのは、フェンシング経験者の3人と私だけ。どう考えても、人数が足りません
しかも、私はまだ、スコアの入力方法もルールもよくわからない…。1人でオリンピック本番初日のフェンシングの試合のスコアを電子掲示板に表示させるだなんて…絶対無理です　
経験者の外国人は、「なんとかなるよ～～」というスタンス　流石ですがあり得ない。
経験のない私と「観客対応」から配置転換になったフェンシング経験のないM氏は、「なんともならないだろ～～～！」と焦りがマックスに！
周りを探ると、「タブレットチームは人数が多いから、応援ヘルプを出せるかもしれない」との話を察知。ヘルプをお願いすることにしました。

　ただ、応援を頼むと言っても、あの6ページにわたる、わけのわからない英文のコントローラーの仕様書…しかも、多くの人がフェンシング競技について知りません。
私は、タブレットチームのリーダーに、
「私が作っているホームぺージに、フェンシングのルールや用語などをまとめているので、役立ちそうならURL送りますか？」
と提案すると、
「是非使わせてください。ラインでシェアします。」
と言っていただきました。なんだか、自分の頑張りが、他の人の役に立てるようで、気持ちが上がってきました
ただ、自分のために作っているページなので、他の人が読むには、もっとしっかりまとめなくてはなりません。もちろん、自分のためにもですが…。
この時点で、既に午後4時過ぎ。翌日は研修2日目で早朝出勤。あの英文も解読しながら、ホームぺージも更新しなくてはならない…
いったい、どのくらい時間がかかるのか.......
どんよりした気持ちで家路につきました

　帰り際、漢字などにも精通しているカナダ人のJさんが、審判チームのリーダーになってくれると申し出あり。
さらにアメリカ人のEさんが、日本語は話せないけれども、ライングループをサクサクと作り、皆を招待してくれました
やっとチームが動き出した感じです。

東京オリンピック3 大会ボランティア  フェンシング研修へ続く/ Continuing to TOKYO2020 3 Field Cast  Fencing Training

 

おまけ/ Extra Episode

この日の夜の出来事を、審判チームのライン履歴から紹介～

17:44/ リーダーのJさんが、英文のスコアのコントローラーの仕様書を、PDFファイルに落とし、仕様書を持っていない人のために共有。

18:57/ フェンシング経験がないM氏が、審判チームの各メンバーのスケジュールと、足りない人数をエクセルでまとめ、ラインで共有。

19:04/ タブレットチームの英語も得意なTさんが、審判チームのラインに入り、タブレットチーから応援に来てもらえる人数の調整をしてくれることに。

22:15/ タブレットチームのTさんからの連絡。「9人のヘルプを頼めたので、23, 24, 25日の3日間で、ヘルプのトレーニングをして欲しい」ということ。

22:20/ M氏より了解の旨と、英文の仕様書を日本語で要約してくれている最中という連絡あり。私はこの間、ホームぺージ内のフェンシング用語やルールのまとめを必死で更新。

23:02/ 私からタブレットチームのTさんへ、私のフェンシングについてのページのURLの共有を申し出。"I have a site for English learners and I'm making a page on Fencing."とURLをシェア。

23:06/ Tさんより"Thank you, I sent LINE group of tablet team."と、タブレットのグループラインでシェアをしてくれることに。

23:17/ 審判チームのリーダーJさんより「フェンシング用語がわかるような素晴らしいリソースになりそうですね。誠にありがとうございます‼」と嬉しいコメントが　さすがリーダー！実は、このコメントが日本文だったので、カナダ人のJさんは、日本語を話すだけでなく、読み書きも堪能と初めて発覚しました。

23:38/M氏より、あのわかりにくい英文のコントローラーの操作方法を、日本語約2ページに要約し、ワードファイルで共有してくれました。
帰宅後の残業（？）感が半端ないこの短時間で…　「凄い人はいるものだ！」とただただ頭が下がる思いでした。私のサイト内のページにも、M氏の了承を得て、操作方法をコピペし、共有させていただくことにしました。そのページとは、以下のようなものです。

私の作ったページ・東京2020大会ボランティア/フェンシング
My Page on Tokyo2020 Olympics & Paralympics Field Cast/Fencing

　こんな具合で、研修1日目は更けていきました。とてもボランティアとは思えない労働です
翌朝も早起きし、コントローラーの操作方法を再確認。実は、そこからが、さらに大変なことになるのですがこれは、また別の話で…

 

因みに、私の配属のVRTMチームのE-learning 研修の説明は以下の通りです。

Field Cast インタビュー/ 第3回
テクノロジー/  Venue Result Team Members（VRTM）
2020年11月02日

【主な活動内容】
東京2020大会では、オリンピック・パラリンピックのワールドワイドパートナーであるOMEGA社と一緒に「リザルト」を作っていくことになります。OMEGA社が滞りなく競技の計測をできるよう、みなさんには、主にOMEGA社と東京2020大会のスタッフの橋渡しの役割を担っていただきます。

全競技の競技結果の収集と会場内配信を行うOMEGA社のサポートをしていただきます。競技によって、その結果や判定の取り方が多様ですので、役割別研修でOMEGA社から詳細な説明を受けていただくことになります。競技知識が必要な役割でもありますが、競技場面と大会の記録に直接関わることができます。

【1日の流れ（例）】
＜競技開始2日前＞
OMEGA社による、主に使用する機器の操作方法を学ぶ事前の研修を受けていただきます。競技によっても使用する機器が異なり、実践に特化した内容となります。

＜競技中＞
本番中は、OMEGA社と共に活動していただきます。例えば、審判が判定した通りの得点が機材や会場内のディスプレイに表示されているか、試合中に審判の審議のために時計を止めたり再開したりする時間は間違って表示されていないか、選手の動静を数値化したり、さまざまな操作をしていただきます。
競技によって様々な結果の取り方があるため、競技の基本ルールを知っていただくことはもちろんですが、常に試合を見守っていただくことになります。
ただ、それだけに、ご自分が直接関わった試合記録が全世界へ配信され、あとあとまで残っていくのは、言葉では言い表せない感覚を味わえるのではないかと思います。

＜試合終了後＞
試合が終了したら休憩、もしくは交代となります。1試合が長い場合は競技の特性によって複数チームで担当することもあります。

【お楽しみポイント】
活動する場所が何よりも特等席です。職員でも絶対に入ることができません。緊張感がある活動ですが、目の前で世界一を競い合う選手が切磋琢磨している音まで聞こえるのは楽しさが感じられるポイントではないでしょうか。

 

Field Cast interview/ vol.3
TECHNOLOGY/ Venue Result Team Members (VRTM)
November 02, 2020

[Main activities]
At the Tokyo 2020 Games, we will be participating with OMEGA, a worldwide partner of the Olympic and Paralympic Games, to create “results". To ensure that OMEGA can measure and time the events without delay, we will mainly act as a bridge between OMEGA and the staff of the Tokyo 2020 Games.

You will be supporting OMEGA, which collects the competition results of all competitions and distributes them within the venue. Depending on the competition, the results and judgment methods will vary, so you will be asked to receive detailed explanations from OMEGA during the role training. Although it is a role that requires competition knowledge, it is directly involved in the competition scene and the record of the Games.

During the competition, you will be active with OMEGA. For example, checking if the results are on the equipment and on the display in the venue as judged by the referee, or if the time is correctly displayed when the referee stops or restarts the clock for deliberation during the competition. You will be asked to quantify the athletes’ movements and perform various operations.
There are various ways to get results depending on the sports, so it goes without saying that you will learn the basic rules of the sports, and you will always be focused on the competition.
However, for that reason, I think that it will be possible to experience an indescribable feeling that the games’ records that you are directly involved in will be distributed to the whole world and will remain forever.

When each event is over, you will have a break or a shift change. If a match is long, it may be handled by various teams depending on the characteristics of the competition.

[Fun points]
The place of activity is sacrosanct. Even staff can never enter. It's a tense situation, but I think it will be fun to hear the sounds of the athletes competing to be the best in the world in front of you.

東京オリンピック3 大会ボランティア  フェンシング研修 へ続く/
Continuing to TOKYO2020 3 Field Cast  Fencing Training

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東京オリンピック1 大会ボランティア最初の研修/TOKYO2020 Olympics 1 Field Cast First Training

 

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