スキャナーをゲットしてからいろんなものを電子化し、紙書類を破棄してます！
○まずは、会計資料ですね。
会計事務所なので、その処理した時の資料が沢山あります。
もちろん、決算書や申告書、契約書の写し等々。
基本的に古くなった資料や帳簿保存期間を超えたものは破棄しても良いのですが、
いつか必要になるかもって置いてたので結構な量になって場所をとっていました。
(実際、過去の資料を見るのってほとんどないです。
けど、たまーーーーにあったりするので捨てれなかったりするんですよね。)
今回スキャナーで紙ベースのものを電子化できたので、
思い切って捨てることができました！
私の場合、フラットファイル等でファイル毎に資料を保存してたので、
そのファイルから資料を外し丸ごとスキャナーで読み取り、
一つのファイル化にしちゃいました。
まー、昔の資料ってまず見ることないですけど、
これだと見たいと思ったときに見れるので安心ですね。
今回購入したスキャナーは自動給紙方式(ADF)で、
最大50枚をまとめて読みとってくれるので楽チンです。
また、一度読み取りが終わっても継続して読み取りできるので、
一つのファイルにできました！
○次に整理したかったのが、研修やセミナーを受講したときのレジュメなど。
これって一つ一つのレジュメは大したページ数ではないので、
ファイルに綴じてなかったりするんですよね。
今まではクリアファイルに挟んでいましたが、
いざ、あの時の研修の資料ってどこかなーって探すと・・・見あたらない。
捨てては無いはずなんでと、事務所と自宅を探してようやく見つかります。。
これもすべて電子化し、
主催と研修(セミナー)名と日時をファイル名にして、
パソコンの「研修」フォルダに保存！
これでいつでも探せるし、場所も入らない！
○さて、お次は年賀状です。
この時期しか年賀状って見ないですよね。
けど、人様から頂いた年賀状を簡単に捨てるわけにもいかず、
年賀状が何百枚ってなってました。。
結構、年賀状って厚みがあるので場所とってました。
今回購入したスキャナーでびびったのが、
このスキャナー、カラーで両面読み取りができるんです。
なので、一回読み取りすると表と裏が読み取りできて手間がかかりません。
読み取りの解像度もちと高めにしてるので、写真画像もばっちりです！
○スキャナーには名刺を管理するためのソフトが無料で入ってました。
けど、名刺は電子化してません。。
名刺を電子化してＯＣＲで文字認識ができるので、
住所録を作るときに楽でしょうね。
今はまだしてないです。
(今回は、既にエクセルで住所録を作ってたので。。)
名刺はパソコンで検索するんじゃなくて、
めくって探すほうが時系列になっており楽なんで。。
○チラシ、広告やＤＭ
これって、大体一枚ものが多いんですよね。
あるいは封筒で来て２～３枚ものとか。
また、これはって思うＦＡＸＤＭが来たときなんか、
ついつい後々の参考のためにって置いておくんですよね。
けど、紙ベースでおいてたので検索ができなかったり、
無くなったりするんですよね←捨ててしまうんですよね～
これもスキャナーで読みとって、ＰＣのチラシ等フォルダに入れておけば、
いつでも取り出して見れます！
今のところ、こんな用途にスキャナーを活用してます！
皆さんはどんな用途を思いつきますか？
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おっ、そう言えば購入の理由付けだったAcrobat・・・全然使い方がわかりません。。
こちらは、まだ活用できずです。。
○まずは、会計資料ですね。
会計事務所なので、その処理した時の資料が沢山あります。
もちろん、決算書や申告書、契約書の写し等々。
基本的に古くなった資料や帳簿保存期間を超えたものは破棄しても良いのですが、
いつか必要になるかもって置いてたので結構な量になって場所をとっていました。
(実際、過去の資料を見るのってほとんどないです。
けど、たまーーーーにあったりするので捨てれなかったりするんですよね。)
今回スキャナーで紙ベースのものを電子化できたので、
思い切って捨てることができました！
私の場合、フラットファイル等でファイル毎に資料を保存してたので、
そのファイルから資料を外し丸ごとスキャナーで読み取り、
一つのファイル化にしちゃいました。
まー、昔の資料ってまず見ることないですけど、
これだと見たいと思ったときに見れるので安心ですね。
今回購入したスキャナーは自動給紙方式(ADF)で、
最大50枚をまとめて読みとってくれるので楽チンです。
また、一度読み取りが終わっても継続して読み取りできるので、
一つのファイルにできました！
○次に整理したかったのが、研修やセミナーを受講したときのレジュメなど。
これって一つ一つのレジュメは大したページ数ではないので、
ファイルに綴じてなかったりするんですよね。
今まではクリアファイルに挟んでいましたが、
いざ、あの時の研修の資料ってどこかなーって探すと・・・見あたらない。
捨てては無いはずなんでと、事務所と自宅を探してようやく見つかります。。
これもすべて電子化し、
主催と研修(セミナー)名と日時をファイル名にして、
パソコンの「研修」フォルダに保存！
これでいつでも探せるし、場所も入らない！
○さて、お次は年賀状です。
この時期しか年賀状って見ないですよね。
けど、人様から頂いた年賀状を簡単に捨てるわけにもいかず、
年賀状が何百枚ってなってました。。
結構、年賀状って厚みがあるので場所とってました。
今回購入したスキャナーでびびったのが、
このスキャナー、カラーで両面読み取りができるんです。
なので、一回読み取りすると表と裏が読み取りできて手間がかかりません。
読み取りの解像度もちと高めにしてるので、写真画像もばっちりです！
○スキャナーには名刺を管理するためのソフトが無料で入ってました。
けど、名刺は電子化してません。。
名刺を電子化してＯＣＲで文字認識ができるので、
住所録を作るときに楽でしょうね。
今はまだしてないです。
(今回は、既にエクセルで住所録を作ってたので。。)
名刺はパソコンで検索するんじゃなくて、
めくって探すほうが時系列になっており楽なんで。。
○チラシ、広告やＤＭ
これって、大体一枚ものが多いんですよね。
あるいは封筒で来て２～３枚ものとか。
また、これはって思うＦＡＸＤＭが来たときなんか、
ついつい後々の参考のためにって置いておくんですよね。
けど、紙ベースでおいてたので検索ができなかったり、
無くなったりするんですよね←捨ててしまうんですよね～
これもスキャナーで読みとって、ＰＣのチラシ等フォルダに入れておけば、
いつでも取り出して見れます！
今のところ、こんな用途にスキャナーを活用してます！
皆さんはどんな用途を思いつきますか？
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おっ、そう言えば購入の理由付けだったAcrobat・・・全然使い方がわかりません。。
こちらは、まだ活用できずです。。