Ｒｅ．１９９９．４．２

退庁時　机の上は滑走路

文書の管理法変えたら・・・

情報公開が、机の上に文書が山積みされた役所の
イメージを変えつつある。

国に先行した条例で行政文書などを公開している
各部の自治体では、文書管理に本格的なファイリングシステムを
導入するケースが増え始めた。

仕事の効率が上がり、美徳にも良い。
何よりも、住民の情報公開請求に素早い対応ができる。

３月末に情報公開条例を公布した浦和市役所を見た。

職員が退庁した後の庁舎を歩いて驚いた。
どの課を見ても、机の上がすっきりしているからだ。

仕事が終わると文書に限らず、パソコンや本も各課で決めた場所に
戻すという。

広報課の机の上には、電話番号とカレンダーがあった。
「本当はあれも片付けない」と、
総務部総務課の三枝さんが顔を曇らせた。

「合言葉は退庁時、机の上は滑走路です。」

浦和市は、１９９５年度から４ヵ年計画で、ファイリングシステムの
導入に取り組んだ。
方法は単純だ。

３万円の３段キャビネットを１８００台購入した。
各課は関連文書ごとに、ファイルにはさみ、
キャビネットの上２段に、現年度、下段に前年度のファイルを収める。

そのほかは、地下の書庫で保管する。
①情報の共有化　②素早い検索　③だれでも探せる他者検索

こうした文書管理の要点は２つ。
不要文書と文書の私物化をなくすことだ。

重複したり、保存期間が過ぎたりした文書
２８０トンを廃棄した。
文書全体の約半分の量だ。
わき机を管理職以外は、全部撤去した。
私物はすべてロッカー室だ。

「不要なものは、次々に別の不要なものを誘発するんです。」
と三枝さん。

浦和市の情報公開条例は１０月に施行される。


（朝日新聞　１９９９年４月２日付　社会面より一部抜粋）

情報はスペースをとっていることが、わかった記事だった。

どちらかというと、ノリも文書などは
いつか、きっと役に立つ、きっとまた読み返すといった形で
残していることが多い。

しかし、大学４年にもなると、プリントや読まないものも
いっぱいになり、スペースを埋め尽くす。

このまま、狭くなっていくのは、嫌だと思い、
思い切って、色々整理する。

ノリは、紙を捨てるときには、半分にビリビリ破いたり、
グシャグシャと力で、丸めたりしながら、ストレス発散しながら、
整理する。

３０Ｌ用のゴミ袋も、いつの間にか、
いっぱいになって、相当なスペースを占めていたことに気づく。

よく部屋の様子は、心の様子とも言われることがある。

頭の中がごちゃごちゃだから、次第に自分のスペースも
ぐちゃぐちゃになると。

整理したはずのノリの部屋も、今は就職関連の本やパンフレットで
ぐちゃぐちゃである。

滑走路までは、いかなくとも、
駅のロータリーみたく整理をしなければと思う、この頃です。