〇 今回はMicrosoft Teamsに追加した「掲示板」アプリで使える「Links and contacts」タブの使い方を紹介する。このタブは、Webページのリンクや連絡先を管理するものだ。
なお、本連載ではMicrosoft 365 Business Standardのプランで、主にWebブラウザーを使って動作を確認している。Officeのバージョンや仕様変更によって、ここで説明する機能が使えない場合や画面が異なる場合がある。
リンクと連絡先を掲示板で整理する。
「掲示板」アプリの「Links and contacts」タブでは、登録した連絡先のユーザーにチャットやメールなどを素早く送ったり、登録したリンクのWebページを表示したりできる。
画1、リンク先と連絡先をまとめたユーザー用の掲示板「Bulletins」タブの「Links and contacts」タブの画面。カテゴリー単位で、連絡先とリンク先のURLを追加して管理できる。
カテゴリーを追加する。
他の掲示板と同様、「Links and contacts」タブでもカテゴリーごとに項目を管理できる。カテゴリーは、管理用の掲示板の「Manage bulletins」タブで変更できる。例えば、プロジェクトや備品発注などの単位でカテゴリーを作成し、関係する連絡先や資料のURLなどをまとめて管理できる。
画2、カテゴリーを変更するには、右上の歯車アイコンをクリックする。表示された「General」画面の「リンクカテゴリ」のタイトルの下のテキストボックスで変更する。カテゴリーを追加したら「更新」をクリックする。なお、初期設定では英語表記になっている。
画3、「Links and contacts」タブで、カテゴリーが変更された。一部のカテゴリーにはサンプルが表示されている。今回は必要ないので削除しよう。削除するには、項目をクリックし、表示された画面の「削除」をクリックすればよい。
リンク先のURLを追加する。
リンク先の追加も管理用の掲示板の「Manage bulletins」タブの「Links and contacts」タブで操作する。追加するには、画面右上の「リンクの追加」をクリックし、表示された画面で追加しよう。URLは社内や社外のURLでも入力可能だ。
画4、リンクのURLを追加するには、画面右上の「リンクの追加」をクリックする。タイトルやリンクの説明、カテゴリーで作成した項目を「カテゴリ」の▼をクリックして指定できる。「URL」にリンク先のURLを入力し、「保存」をクリックする。「プレビュー」では作成後の表示を確認できる。
連絡先を追加する。
連絡先は社内外のユーザーを区別して追加できる。社内ユーザーを追加する場合は、「Officeユーザーですか？」で「はい」をオンにし、社内のユーザー名を選択して指定する。社外ユーザーを追加する場合は、「はい」をオフにすると、直接、メールアドレスを入力できるようになる。
画5、連絡先を追加するには、画面右上の「取引先担当者の追加」をクリックする。社内のユーザーの場合は、「Officeユーザーですか？」で「はい」をオン。「取引先担当者の選択」で連絡先のユーザーを選択する。「カテゴリ」では作成したカテゴリーを選択し、「説明」で担当者についての説明を入力する。下の「プレビュー」で入力後の表示を確認し、問題なければ「保存」をクリックする。
画6、社外ユーザーの場合は、「Officeユーザーですか？」をオフにする。名前や説明、メールアドレスを入力するテキストボックスに切り替わる。必要項目を入力して「保存」をクリックする。
ユーザー用の掲示板で確認する。
作成したら、ユーザー用の掲示板の「Bulletins」タブで表示を確認してみよう。「Bulletins」タブをクリックし、「Links and contacts」タブをクリックして、「リンクと取引先担当者」画面を表示する。連絡先では、それぞれのユーザーにチャットやメールを送ることができる。リンク先をクリックすると、そのURLのWebページが表示される。
画7、ユーザー用の掲示板の「Bulletins」タブの「Links and contacts」タブをクリックすると、登録したリンクと連絡先の一覧が表示される。「連絡先」と「リンク」は、右側に表示されるアイコンで区別できる。
画8、連絡先には、チャットやメールで連絡するためのアイコンが表示されている。それぞれのアイコンをクリックすると、そのユーザー宛てのチャット画面に切り替わったり、メールのメッセージウィンドウが表示されたりするようになる。
画7、リンクのアイコンをクリックすると、登録したURLのWebページが表示される。
