金融事業部調査報告P9

ない不自然な入退出、退職予定者の入退出については、事業部内のHR担当に当該 退職予定者の当時の状況をヒアリングし、その他不自然な要素がないかに留意し、 レビューしたが、この限りにおいて、特段の検出事項はなかった。

Ⅸ廃棄機密文書に関する手続（KTB、KYO）

（事業部としての手続き）
（9月25日実施）
①機密文書廃棄箱の発生状況の調査
機密文書については、各階所定の溶解BOXに投入するか、或いは、段ボールに詰め、機密及び廃棄シールを添付し、所定の場所に置くこととなっている。機密文書廃棄箱については、総務担当者が当該段ボールの回収に際して、「廃棄文書（段ボール）回収処理依頼書」を作成し、その上で、業者への依頼を行っているため、サンケイビル各階での場所別の発生状況の履歴が残っている。 2012年分の依頼書を閲覧し、金融事業部のある２２F、２３Fにおける回収実績を確認したが、KTB調書保管庫のある２３Fでは、1月17日以降の廃棄箱の回収実績は2月2日（２２Fでは1月31日）までなく、この時点での廃棄の可能性は極めて低い。なお、廃棄BOXについては、事業部として回収前に開封して中身を確認することはしていない。

＜手続の結果＞

本日現在、所在不明調書の存在は確認できていない。また、所在不明に繋がる直接的な理由は判明していない。
（注） 上記内容を平成24年9月2７日に調査委員会に報告した。

以 上

金融事業部調査報告P8

Ⅵ宅急便（ヤマト運輸㈱）の搬送時に関する手続（KTB）

①平成24年９月６日（木）、9月7日（金）
EPとOPは、ヤマト運輸㈱新大手町センター営業所にて、所在不明調書の調書登録を実施した1月17日（火）以降のあずさと筑波銀行との間で配送している宅急便の伝票番号を提示し、ヤマト運輸㈱内で報告される誤着、延着、遅配、損傷リストのなかに本件に係る伝票番号がリストアップされておらず、配送中の事故が発生していないことを確認した。
②平成24年９月７日（金）
EPは、ヤマト運輸㈱のWebサービスにより、過去3カ月（本件の場合は6月18日（月）以降）の「荷物の問い合わせ」の照会を行い、運送中の事故、破損等がなく、配達が完了していることを確認した。

Ⅶ鉄道会社、警察に対する遺失物問い合わせに関する手続（KTB）

①平成24年９月14日（金）
マネジャーは、万が一の外部流出の可能性を考えて、飯田橋の警視庁遺失物センターに所在不明調書の遺失物問い合わせを行ったが発見されなかった。
②平成24年９月19日（水）
EP、OP、マネジャーは、万が一の外部流出の可能性を考えて、調書運搬を担当しているスタッフの通勤経路から、つくばエキスプレス、JR山手線、京浜東北線、京浜急行及び関係するであろう警察署にて遺失物の問い合わせを行ったが発見されなかった。監査調書ファイルに法人名が記載されているため、原則として鉄道会社も警察署も、届け出があった際に個別連絡するとのことであり、また、3カ月経過するとシュレッダー等で廃棄するとの回答があった。

Ⅷ不明調書保管庫の入退出に関する手続（KTB、KYO） （事業部としての手続き）

（9月14、18、19日実施）
①調書保管庫の入退出状況の調査
KTBのサンケイビルでの調書受入時より不明確認日（7月25日～8月29日）及 びKYOの調書使用時より不明確認日（3月22日～4月2日）までの調書保管庫の 入退出状況について、休日、一斉休暇、深夜等での不自然な入退出、業務関係者で

金融事業部調査報告P7

チェックは、ファイルルームではせず、申請担当者に任されているため、1月17日以降8月末日までファイルルームの日常管理で使用されている送付リストを入手し、不自然な申請がないかを申請者や内容物に留意し、点検したが、不自然なものはなく、不明調書の混入の可能性はないと判断。
（9月26日実施）
⑤混入の可能性のある外部倉庫寄託分につき、外部倉庫で現物点検（KYO対応）
KYO所在不明調書について、調書使用確認時（3月22日）よりチームの不明捜索時（4月12日）までの期間において、金融事業部より倉庫発送行われた47箱全件について、WMSデータをファイルルームより入手し、調書管理担当P2名及調書管理担当PA1名で外部倉庫に出向き、約2時間（9：45～11：45）で内容物を確認。 また、併せてファイルルームの梱包状況の観察及び発送梱包時のファイルルームにおけるダブルチェック実施の旨も担当者よりも再聴取し、誤って不明調書が混入される可能性は、極めて低いことを再確認した。

Ⅴかばん、スーツケース、キャリーケースの所在確認に関する手続（KTB）

①平成24年8月29日（水）、9月４日（火）
インチャージは、個人私有キャリーケース等を用いて調書運搬を行う可能性のあるスタッフ2名に対してヒアリングし、個人私有キャリーケース等を紛失していないことを確認した。また、個別に調書を運搬する際には、必ず上席の指示のもと、また、審査対応、支店往査等限られたケースにとどまることを確認した。
②平成24年８月29日（水）
インチャージは、監査チームで管理しているスーツケース全５台の存在を確認した。
③平成24年９月７日（金）
EPとOPは、インチャージもしくはスタッフとともに、①で記載している個人私有キャリーケースを利用しているスタッフ2名の自宅にそれぞれ赴き、それぞれの個人私有キャリーケースの存在を確認した。
④平成24年９月10日（月）
インチャージは、1月17日（火）以降、監査チームが利用した実績のある事業部管理スーツケース、キャリーケースについて、現物の存在をPAに確認した。

金融事業部調査報告P6

（事業部としての手続き）（KTB、KYO）
（9月12日実施）
①混入の可能性のある外部倉庫寄託分につき、外部倉庫で現物点検
ファイルルームでの残存及び混入発送の可能性がある該当調書登録時（1月17日）より週末（1月20日）までの新規倉庫発送全件、該当調書保管棚の近隣にある混入の可能性あるエンゲージメント調書の1月17日以降発送の全件のデータをファイルルームより入手し、AP以上4名及びファイルルーム同伴者2名で外部倉庫に出向き、内容物を確認。なお、渋澤倉庫（新高島平）での閲覧時間は17：00までであり、閲覧箱数は62箱であったが、依頼から倉庫側での手配準備が1.5時間、その後の確認側の実質延時間は6時間程度かかり、確認作業場所も5名程度の作業が限界のため、抽出データ入手時の確認対象箱数の事前の絞り込みは必要。 なお、ファイルルーム側の入出庫と倉庫側の入出庫については、日々の入出庫伝票で日々、双方で照合し、月次の請求時においては、その請求書の根拠となる入出庫数について、日々照合された入出庫伝票の月間の積み上げであることを総務で検証しているため、WMSデータ上で登録されずに倉庫側が受け入れ、払い出しするような簿外データはないことを確認。（なお、WMS外のハンド管理分については②、④参照）
（9月20日実施）
②混入の可能性のある外部倉庫寄託分（ハンド管理分）につき、外部倉庫より取り寄せ現物点検
1月17～19日の間で、サンケイファイルルームと渋澤倉庫での入出庫のあったWMS管理外の文書箱（３０箱）について、現物をサンケイファイルルームに取り寄せ、調書管理担当P2名で不明調書の混入がないかを確認。
③貸出調書回収分の倉庫返却につき、WMSデータで箱内の保管明細の点検
1月17～18日の貸出調書の回収による渋澤倉庫への返却分については、ファイルルームでWMSデータ登録内容と調書の年度、冊数、クライアント等の確認を行った上での発送となっていることから、WMSより対象となる箱（50箱）について、保管明細データを落とし、不明調書の混入の有無及び文書箱コード（年別に区分されている）と調書の会計年度が一致していることを確認。 なお、ファイルルームのルールとして、①2012年に期末を迎える年度の調書（KTB不明調書は該当）の外部預託は、EPの正式な申請がないと受け付けないこと、②年度ごとに連番でそろっていないと受け付けないことになっており、さらに、倉庫発送時に上記のようなWMSデータとの突き合わせも行っていることから、不明調書の混入の可能性はないと判断。
（9月21日実施）
④新規外部倉庫寄託分（ハンド管理分）リストの点検
新規でWMSを通さず、文書箱明細（ハンド管理）で渋澤倉庫に送っているものは、内容物の

金融事業部調査報告P5

③事務所保管庫スーツケースの棚卸と内容物の確認（9月27日）
担当PAにより日常管理は行われている管理表に基づき、調書管理P2名及びスーツケース担当PA2名で金融事業部（22F、23F）及び総務部(20F)のスーツケース保管庫に在庫があるものについて、現物の確認及び内容物が空であることを再確認。なお、チーム用スーツケースについては、チームよりの申告により把握しているリストに基づき、事業部保管庫に存在するものについて、内容物が空であることを確認。

④事業部スーツケース使用先の確認（9月26、27日）
事業部スーツケースについて、混入可能性のある1月17日以降1週間の期間に使用実績があるエンゲージメントチームを貸出簿より抽出し、担当EMに調書管理担当Pより、他クライアント調書の混入していないかの確認指示と結果報告を個別に対応。

Ⅲクライアント4階監査室に関する手続（KTB）

①平成24年8月28日（火）、8月30日（木）、9月3日（月）
マネジャー、インチャージ、スタッフは、それぞれクライアント監査室（調書保管ロッカー、衣服ロッカー等を含む）に所在不明調書が存在しないことを確認した。
②平成24年９月18日（火）
9月12日（水）時点で所在不明調書の存在をクライアントに報告し、その後、クライアントは関係各部署に銀行管理下で所在不明調書を保管していないかの確認をしていたが、保管していないとの回答があった。

Ⅳ外部委託倉庫（澁澤倉庫）に関する手続（KTB）

①平成24年8月29日（水）
スタッフが、調書管理DBにより、所在不明調書はすべて登録済のステイタスであり、外部委託倉庫での保管ではない状態であることを確認した。
②平成24年９月３日（月）
インチャージとスタッフは、８月６日（月）に外部委託した調書の取り寄せ処理を行って所在不明調書が混入していないことを確認した（8月31日（金）に外部委託調書の取り寄せ処理を実施）。さらに、当日9月３日（月）、8月8日（水）に外部委託した調書の存在が判明したことに伴い、当該外部委託調書に所在不明調書が混入していないことを外部委託倉庫に直接出向いて確認した。