【小ネタ】春にやたら証明依頼がくる『免除職在職・異動届』について

■はじめに
　今回は証明書発行関係の小ネタのエントリーです。
　国立大学に関する証明書と言えば学生の「在籍証明書」や「卒業証明書」などが多いのですが、一般の職員でも異動や転籍の際に「在籍証明書」や「退職証明書」、「就職予定証明書」などが必要となる場合が多くあります。
　これらの証明書は提出先の様式に合わせて作成したり、自分の大学の様式で作成したりとまさにケース・バイ・ケースなのですが、証明書発行業務をしていると短い期間に同じ証明書を何通も証明しなければならないようなことが年に数回起こります。その一種で、そして新年度が開始された春に集中するのが「免除職在職・異動届」です。

■「免除職在職・異動届」とは何か？
　平たく言うと、「免除職在職・異動届」とは「独立行政法人　日本学生支援機構」に提出する奨学金の返還免除に関する書類です。
　「独立行政法人　日本学生支援機構」の管轄する奨学金には「返還特別免除制度」というものがあり、国立大学において常勤の教員として勤める職員はこの適用を受けることができるため、国立大学にとっては毎度お馴染みな証明書の一つです。
　ちなみにこの証明書が集中するのは機構からこの証明書が４月に一斉に送付されてくるためです。自分の中では外国人教員等の入国管理局に提出する証明書と併せて４月の名物業務みたいなものになっています。

■どんなものか？
　実際の「免除職在職・異動届」は下のようなものです。


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　茶色の部分はあらかじめ印刷してある箇所、
　黒字の部分は各先生方に応じて別途に印刷してある箇所、
　青字の部分は申請をする各先生方に書いてもらう箇所、
　赤字の部分は事務側で証明する箇所、です。

　この証明書は茶色で印刷され、横長の紙面が特徴的なために窓口で声を掛けられても手元を見るだけですぐに判別できます。１日に１０件とか２０件とか来る場合があり、そんな日はさすがに「また来たか」という状態になるのですが、画像の赤字部分を見ても分かるとおり証明する内容は極めて簡単なため、さほど業務上の負担にはなりません。むしろ大学名や氏名があらかじめ印刷してあるので、証明書関係の中では群を抜いて合理化されている方です。このあたりの簡便さは文部科学省共済組合あたりにはぜひ参考にしてほしいくらいです。

■おわりに
　今回は内容少なめの小ネタ更新をしてみました。こういう「さほど重要ではないけど事務をやってる人間には結構お馴染みのこと」のネタは結構多いので、これからなるべく頻繁に書いていきたいなと思います。
　ちなみに、上記画像は利用できるデータが無かった（当たり前ですが）ために自分がエクセルで一から手作りしたものです。勤務日でもないのに証明書の写しとにらめっこしながら３時間も掛けてこんなものを作るとさすがに「休日にいったい自分は何をやってんだ」という気分になります。日本学生支援機構の職員さんがもしこの記事を見たら心の中でも良いので褒めてやってください。