誤って編集されないWord文書を作成するには？

部署内で回覧する文書など、見てもらいたいけれども、勝手に編集されては困るものがある。こうした文書は、パスワードを入れないと編集できないようにしてしまおう。

■知っ得No.487　編集制限でパスワードをかける
文書には、編集制限をかけることができる。制限することで、パスワードを知るユーザー以外は内容を変更できないようになる。まずは、［校閲］タブの［編集の制限］をクリックしよう（画面1）。


画面1　［校閲］タブの［編集の制限］をクリックする。

右側に［書式設定と編集の制限］作業ウィンドウが開くので、［ユーザーに許可する編集の種類を指定する］をオンにして［変更不可（読み取り専用）］を選択し、［はい、保護を開始します］をクリックする（画面2）。


画面2　［ユーザーに許可する編集の種類を指定する］をオンにして［変更不可（読み取り専用）］を選択し、［はい、保護を開始します］をクリックする。

［保護の開始］ダイアログボックスが表示されるので、パスワードを2個所入力し、［OK］をクリックする（画面3）。これで設定は終了だ。


画面3　パスワードを設定する。

制限を設定した文書に編集を加えようとすると、［書式設定と編集の制限］作業ウィンドウが開き、編集が制限されていることが表示される。編集したい場合は、［保護の中止］をクリックし、パスワードを入力すればOKだ（画面4）。


画面4　編集したい場合は、［保護の中止］をクリックしてパスワードを入力しよう。

これで、編集しないようお願いしていたにもかかわらず、ついうっかり編集されてしまったということも防げる。逆に編集してもらいたい人にはパスワードを知らせておけばいいというわけだ。

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