Excel表でオートフィルによるデザイン崩れ、「Ctrl」「Enter」のペアで回避する。

○ きれいに書式を設定したExcelの表で、数式などをオートフィルするとデザインが崩れてがっかりすることがよくある。このデザイン崩れを上手に回避する方法を紹介したい。

オートフィルでデザインが台無しに。

下図は行の背景をしま模様に着色した表だ。D列に「4月」と「5月」の「計」を求める。ところが「計」の数式をオートフィルすると、せっかくのデザインが台無しになってしまった。

画1、D2を選んで「=B2+C2」と入力する。「東店」の「計」が出た。D2の数式をD6までオートフィルする。

 

画2、せっかくのしま模様のデザインが崩れてしまった。

この場合、慌てず「オートフィルオプション」ボタンから「書式なしコピー」を選ぶ。

画3、D6までオートフィルした後、「オートフィルオプション」ボタンから「書式なしコピー」を選ぶ。

しま模様の崩れは解消できた。しかし、表示形式の一部が元通りになっていない。

画4、しま模様の崩れはなくなったが、D3:D6から「￥」やカンマの表示がなくなった。

このように、オートフィルは便利な機能だが、デザインや書式を台無しにする原因にもなる。代わりに［Ctrl］＋［Enter］キーを活用してデザイン崩れを避ける手がある。これは、選択したセルに同じデータをまとめて入力するショートカットだ。

D2:D6の数式をクリアしたら、D2:D6を選択した状態で、そのまま「=B2+C2」と入力する。

画5、D2:D6を選択した状態で、そのまま「=B2+C2」と入力する。するとD2に数式が入る。

D2に数式を表示させたまま、次に［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押す。するとデザイン崩れなしで「計」を算出できる。

画6、［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押す。一発ですべての「計」を算出できた。表示形式も正常だしデザイン崩れもない。

同じデータを入力するといっても、今回のように数式の場合だと、相対参照が働いて、それぞれの行で参照先が変化する。D3ならば「=B3+C3」に置き換わる。結果、それぞれの行に対応した「計」を算出できる。

数式を入力した後でも［Ctrl］＋［Enter］キー。

前もって範囲を選択せず数式を入力してしまうこともあるだろう。そのような場合でも、［Ctrl］＋［Enter］キーを実行できる。まず、数式を入力した後、その数式をオートフィルしたい範囲を選ぶ。

画7、まずD2に「=B2+C2」と入力して［Enter］キーを押す。続いてD2:D6を選択する。

続いて「数式バー」にカーソルを置く。

画8、「数式バー」にカーソルを置く。D2に数式「=B2+C2」が表示され、参照先のセルが囲まれた。

さらに［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押す。デザイン崩れなしで「計」を算出できた。表示形式にも問題はない。

画9、［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押す。これでもすべての「計」を算出できた。デザイン崩れもない。表示形式も正常だ。

このように、デザイン済みの表で数式をオートフィルする場合、［Ctrl］＋［Enter］キーの威力は絶大だ。時短ばかりかイライラ解消にも直結する。こちらも通常のオートフィルと同様、大いに活用したい。