多くのMicrosoft OfficeユーザーはAccessとExcelに疑問を持っています。
具体的には、特定の時間帯にExcelベースのアクセスを使うと戸惑う人もいれば、その逆も同じです。
簡単に言えば、Excelはデータ分析に使いますが、Accessはデータ管理に使います。
Microsoft Excel
Microsoft Excelは、金融およびビジネスの分野で最も一般的に使用されるソフトウェアプログラムの1つです。1985年に発売されたが、定期的に更新されている。簡単に言えば、ExcelはMicrosoft Officeセットの中で、表計算書を作成するためのプログラムです。 スプレッドシートは、行や列でデータを入力できる表形式の文書です。さらに、ユーザは、「関数」と呼ばれる事前に定義された数式を用いて、スプレッドシートのデータをフォーマットし、計算することができる。
Microsoft Excelのメリット
ExcelとAccessはいくつかの重複した用途があります。
学習のステップ：Excelの学習のステップはとても短いです。簡単に勉強すれば、すぐに実際の仕事に使える。
ほとんどの人は組織表のデータをよく知っていますから、Excelでこのようにするのは直感的です。また、Excelの多くの機能は学習しやすいです。
使い勝手：Excelでは、データを簡単に保存し、計算したり、セルをフォーマットしたりできます。
Excelは多くの高級な用法を持っていますが、例えば、データの透視表と分析ツールライブラリは、それらの基礎を学んで、それらを使って15分を超える時間はかかりません。 また、Excelには、タスクを単純化するための無料と有料のテンプレートがたくさんあります。すべてを一から構築する必要はありません。
Microsoft Excelの欠点
非関係型シート：デフォルトでは、Excelのシートはflatです。つまり、それらは複数のレベルで関連していない。基本的には、Excelのデータはそれらの行と列に接続されていますが、特殊機能がないデータは含まれていません。
拡張しにくい：Excelは大きな柔軟性を持っています。しかし、データは時間が経つにつれて、問題があるかもしれません。
プロジェクトが複雑化するにつれて、それらを管理することが困難になります。ましてや、時には揮発性関数を使用する必要があり、ワークブックの動作が遅くなることがあります。
Microsoft Access
Excelが発売されてから7年後、1992年にMicrosoft Accessの正式版が発表されました。
AccessはMicrosoftデータベース管理システム（DBMS）です。これはこれは関係データベースエンジンであり、小型および大規模なデータベース配置に利用できます。ある意味では、データベースは表計算ドキュメントの親戚のように、自分の長所と短所を持っています。今まで市場上にはDBMSがたくさんあります。しかし、Excelのようなグラフィックインターフェースなので、Accessは最も使いやすいツールの一つです。
Microsoft Accessのメリット
複数の関係モデル：Excelとは異なり、Accessのデータベースは関連している。
このようにするメリットは、情報を一箇所に保存しやすく、他のところで引用することです。一つの表は他の表で簡単に引用できます。日付が変更されると、すべての参照位置で自動的に更新されます。
簡単に新しいレコードを追加する：Accessを使用すると、新しいフィールドを追加することなく、連続して新しいレコードを追加することができます。
また、Excelと違って、数式を再テストしたり、新しいレコードを追加するたびに、数式がまだ機能しているかどうかをチェックしたりする必要もありません。結果は一貫している。
日付入力形式：大規模データベースを扱うことができる。大規模なデータベースは、膨大なデータ入力タスクを伴う。
しかし、Accessはフォームと機能を提供することにより、記録を簡単に入力することができます。
Microsoft Accessの欠点
勉強しにくい：Microsoft Accessはofficeプログラムの中で最も先進的で、最も複雑なソフトウェアだと言えます。
この点を考慮して、Accessの学習難易度はかなり高いです。実際、いくつかのプログラミング技術は非常に役に立つと証明されます。
経験が必要：データベースを素早く構築できます。しかし、それを構造化して未来に適応させるには経験が必要です。
多くの計画が舞台裏で行われるべきだ。正規化されたテーブル、リンクテーブル、およびデータ構造を定義するのに最適な方法を理解するためには、スキル、トレーニング、経験が重要です。 そのため、編集、クエリ、閲覧、レポートが簡単です。
データの見える化が悪い：データを見える化する際にアクセスができない。
Access与Excel
excelを使うべきですか？それともaccessを使うべきですか？以下の内容は参考にできます。
あなたの目標は何ですか？
どれが一番優先事項を説明できますか？財務/統計モデルまたはオペレーティングデータベースですか？
データの見える化はあなたの仕事にとって重要ですか?
データベースの作成と操作により作業が依存する場合、Accessはこの目標を達成するための最適なツールです。Excelを使うと、将来その拡張に問題があります。
また、データ入力フォームを作成する機能があるので、Accessに記録を入力するのが良いです。
もう一つ注意したいのは専門知識です。エクセルは勉強しやすいです。一方、Accessを使うつもりなら、プログラミングの原則を学ぶ必要があるかもしれません。
両方のソフトウェアはグラフ機能を持っています。しかし、プレゼンテーションで使うつもりなら、Excelのグラフィックとグラフの機能を使ったほうがいいです。
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