会員の活動の機密保持のため、集会所利用予定表の閲覧は自治会員限定と致します。
閲覧のためのパスワードは調整会議に出席した団体の代表者にお知らせします。
予定表をコミュニティ掲示版で確認できるようにすることを計画しておりましたが、この件についても、調整会議でご意見を伺って決めさせて頂きます。
これまでは、集会所利用予定表を公開してきました。ところが、予定表の中に団体の名称が記載されているため、自治会の活動内容が第三者に知られてしまうことを懸念する声が一部から挙がっています。
例えば、役員会などでの内部の議論を、第三者が盗聴したりすることもできてしまう。あるいは活動の時間帯のメンバーの出入りを監視したりすることもできてしまいます。
予定表の管理・運用に関するご意見がありましたらコメント欄などご活用下さい。
集会所を使用している趣味のクラブはみんな「機密」をもって行動していると誰が思っているのか？
集会場は秘密結社の巣窟か？
自治会集会所の利用者は主に趣味の同好会団体であり、同好の志を募るのに秘密は無い筈。同好会（クラブ）はその活動につき機密など無い公共性、透明性、公開性を持っている。
自治会（役員会）は何のために「集会所」を提供するのかを考えるべき。
集会所で「機密」を持っているという得体の知れない団体が跋扈するのは良いことではない。
②「予定表」を前年度まで通り来年６月までの分を公開せよ。
今年４月の調整会議で来年６月末までの「集会所利用予定表」が出来上がっているはず。通常のホームぺージ（HP)の閲覧を自治会々員限定とするのはおかしい。現状HPのサイトのアドレスを開いても、一般人どころか、自治会々員にも読めない。従来は学園台自治会未加入者、町民、県民、国民も読めるように公開されていた。HPの閲覧はすべての人に公開すべき。団体の名称が記載されているだけで、自治会の活動内容が第三者に知られてしまうと恐れるとは噴飯もの。そんな懸念の声は挙がってない筈。団体名、活動の内容、できれば代表者の連絡先まで公開すべきと思うが、今時（いまどき）個人情報不法利用問題もあろうから、予定表にはたくさん書けないので、従来通り団体名、使用時間だけで結構。現状団体名も隠されている時、一般人が特定団体の活動を見学したい時とか、１２月の空き時間を調べたい時はどこを見れば良いのか？
③役員会の議事録。
誰が何のために役員会内部の議論を盗聴しようとするのか？役員会での審議内容は議事録にしたためることが義務付けられており、且つ、自治会々員に自由に閲覧させているのだか、今年の役員会議事録は忖度作文のみの秘密文書か？
④出入り自由。
集会所への出入りは、特に役員会、諸団体の活動中の出入りは「遅れ放題、早引けし放題」が原則の筈。出入りを誰が、何のために監視するのか？
「予定表の閲覧を自治会員限定に」の本文で記した通り、今年度は若干の運用変更をさせて頂きました。ご指摘の項目について簡略ですがご返事とさせて頂きます。
①ご理解の通り、自治会の団体（クラブ）は秘密結社ではありません。ただしほとんどは自治会とは独立した活動をしており、団体のメンバーリストや具体的活動内容を自治会が把握して管理する性格のものではありません。これまで集会所利用予定表に団体名が記載され、活動の時間が会員以外でも閲覧できることに対する懸念があったため、予定表の閲覧は会員限定とし、集会所の空き状況を確認するための閲覧はこれまで通りHP公開するように改めました。
②上記運用変更に伴ない作業が煩雑化したため公開が少し遅れてご迷惑をおかけしております（準備でき次第公開します）。
一般人が特定団体の活動を見学したい時には広報紙「がくえんだい」などで紹介されている問い合わせ先より直接予定をご確認頂きたくお願い申し上げます。
③役員会の議事録はこれまで通り役員を通じて閲覧頂きたくお願い申し上げます。
④集会所への出入りは、（ご指摘の通り）これまで通りの運用となっており変更はありません。
以上