文書整理の達人～ファイリングシステムで脱発見社員～

ファイルボックスと保管庫

こんなことで悩んでいるオフィスがたくさんあります。

１．必要な書類が見つからない
　　　　　　　　　　　↓
　　・お客様への迅速な対応ができない

　　・労働時間をムダに使っている

２．担当者でないと書類の置き場所が分からない
　　　　　　　　　　　↓
　　・情報ノウハウが共有できない
　　
３．デスクまわりや通路、什器の上などに書類があふれかえっている
　　　　　　　　　　　↓
　　・美観を損ない、仕事の効率低下

　　・同じ書類をみんなが保管している

　　・書類保管のためのムダなテナント料を払っている

こういう問題を解決できるのが「ファイリングシステム」です。

「ファイリングシステム」の基本的な考え方

１．いらない書類は捨てる

２．書類の私物化をしない

３．必要な書類はすぐに取り出せるようにする

４．整理・保管し廃棄までのルールをつくり管理する（ＰＤＣＡを回す）

「フィリングシステム」の目標

１．組織として必要な書類を共有化する

２．担当者以外でも必要な文書が取り出せるようにする

３．必要な書類を３０秒以内に取り出せるようにする

ファイルづくりの原則

１．どちらに入れるか迷うファイルをつくらない

２．中分類は５～１０、大分類は最大８程度の中分類でつくる


　　　　保管庫に入ったファイルボックスと個別フォルダー

文書保管の方法

１．保管にあたっては、まず保管庫。
　
２．保管庫の中には、ファイルボックス、個別フォルダーを使う。

３．個別フォルダーには書類を捨てやすくするために綴じ具は使わない。

４．個別フォルダーに入れる書類は５０～６０枚とし、最大でも８０枚とする。

５．個別フォルダーは、右手で取り出し机の上では山を右側にし左手で開く。

　　　　　　　　　　　　　　　　　（八板記録管理研究所テキストからの抜粋）


　　　　　　　　　　　個別フォルダーと書類
「ファイリングシステム」の導入手順

１．まずは手持ちの書類の５割を廃棄

２．残りの３割を保存
３．さらに残った２割を保管

保管とは：現在活用されている文書が事務所にある状態
保存とは：あまり活用しないが廃棄することができない文書を倉庫などに置いておく状態
　

　　　　　　　保存する時に使用する文書保存箱　

「ファイリングシステム」は継続して取り上げて行きます。

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