今回は取引先との対応について記載をしていきます。
SVになると取引先との対応が入ってきます。
主に電話や、メール、定例会議等で接する事となります。
不明点がでてきた際に確認をしたり、
決められた内容を日々報告したり、
定例会の会議に出席をして、現状の問題点や進捗の報告をしたり、
取引先との契約内容によって様々です。
また、自社コールセンターで働いているSVは
上司や関連部門とのやり取りが発生してくるでしょう。
ここで、取引先とやり取りをする上での心構えとしては、
会社として責任を持って、自分自身が対応しているという事を忘れないでください。
SVが信用されないと、センター自体も信用されなくなりますし、
何より最悪の場合、その該当SVをプロジェクトから外して欲しい
という事を言われたりすることもあります。
そしてもう一つ重要なのが、取引先のためだと思って、
大きな工程のかかる要望を勝手に独断で受けないでください。
例えば、取引先にお客様の声を分析をしたいので、毎週分析した
報告書を作成して納品して欲しいと要望を受けたとします。
そして、この工程にSVで週に10時間かかるとします。
その間無駄なコストが発生してしまうので、
大きな工程のかかる要望を受けた際には、しっかりビジネスとして
お金をもらう事を考えてください。
即答をしないで、担当営業や上司に相談してから決めるようにしてください。
何でもかんでも受けるとセンターが赤字運用になります。
プロジェクトで利益を上げる為にも交渉するべきところではしっかり、
提案、交渉をして回答は担当営業や上司からさせるようにしましょう。
これをするためには後に記載する見積もりや、お金に関する事も理解しないといけないので、
できることならお金に関する事は理解していく必要があります。
センターによってはSVにお金の事を教えないところも多くありますが、
そういった場合でも、取引先と背後で契約がどのようにされて、
自分のプロジェクトはどれだけのコストがかかっていて、利益はどれくらいでているのだろう。
とか、イメージする事は大切になります。
それを理解するためには契約内容もそうですが、KPIの知識を理解する必要があります。
このKPIなしで、最適なセンターを構築することはできないからです。
KPIとお金に関する事は後程記載していきます。
【ビジネスメールの経験がない人へ】
メールでやり取りをする時ですが、
慣れていない人はビジネスメールが書けないです。
ビジネスメールを書く、文章を書くといったスキルが足りない人は
本を読んで勉強して実践する事をお勧めします。
社会人として恥ずかしくない文章でやり取りができるように能力をつけていきましょう。
どの仕事でも必要な最低限のスキルになります。
SV業務でも、ビジネスメールを始め、各種報告書、マニュアル等、
考えやノウハウを文章にして残す場面が沢山でてきますので、
少しずつでもつけていきましょう。