日経ビジネスアソシエ 2006/11/21号
「特集 スキ間の5分でここまでできる 超即効仕事術」より
■会議招集者が守るべき５カ条
1.出席者を選定する
目的に応じてふさわしい人を選ぶ。意見を出し合うタイプの
会議では１０人を越える有効な会議は難しい。
2.会議の目的を明確にする
会議の目的と議題、出席者リストなどをメールなどで出席者
に伝える。会議に向けて参加者が準備する資料があれば
作成を指示する。
3.議事進行をする
議論が脱線しないようにコントロールする。発言者や意見が
偏った場合はバランスを取り、議論が硬直したら他者の意見
を聞いたり、中断したりする工夫も必要。
4.時間を管理する
最終結論を出す工程にかかる時間を推定し、閉会時間から
逆算して、時間が来たら結論を出すように議論を運ぶ。
5.決断する
結論を導き出す際には会議内容を受けて、様々な意見を
どう整理するかあらかじめ頭に描いておく。
■会議参加者が守るべき７カ条
1.全員対等
役職や年次などは関係なく、意見を出し合う。
2.ノートを取らない
ノートを取り始めるとノートに気を取られ、議論に集中できなくなる
3.頭脳全回転
議論に集中して全力を尽くす。
4.フリーディスカッション禁止
議題とは無関係の好き勝手な発言は慎む。
5.建設的に
発言の際は言い方や表現などをあらかじめ考え、建設的に話す。
6.全期間出席
欠席するとほかの出席者に迷惑がかかる。
7.会議中のルール順守
下記の７つのルールを守る。
■有効な議論のための７つのルール
1.聞く
相手の立場や主張、意見を理解する。話を中断しない。
2.考える
集中し、クリエーティブに考える。
3.話す
簡潔にまとめて発言する。
4.明確に
適切な言葉や表現を使う。
5.議題に集中する
議題を飛ばすことなく、その時に話し合っている議題に集中する。
6.決定する
意思決定をする。その際、論拠も明確にする。
7.全会一致
全員合意が大原則。対案がなければ賛成する。
これで、効果的な会議になるとは限らないが、少なくとも効率的な会議にはなりそうです。
