できないからやってくれ

できないからやってくれ。
助けてほしい。

こういった話をよく耳にします。

このようなお話しは基本的にお断りします。

・理由1

自分で解決しようとしていないため、
解決してしまうと、
ご自身では「なんだか分からないけどできてしまった」
となり、
ご自身のスキルアップにつながりません。

ひいては同じ質問を何度も受けることになります。

・理由2

自分で解決策を探る中からいろいろなことを覚えます。

自分で解決しようとせず質問するだけの方は、
自分にはできない、と決めてかかってしまっている方です。

そのような方は、いくらお教えしても、
進歩しません。

その方にも是非進歩していただかなければならないので、
あえてお受けしません。

・理由3

自分が分からないから助けてほしい、
という方はおよそ
「今すぐ解決してほしい。今。今。」
という方がほとんどです。

時間の目算を立てる作業を覚えていただきたいので、
解決をお断りします。

徐々にエスカレートしていくことが常であり、
夜昼休日関係なく個人の携帯を呼び始めます。

私がドコモの携帯を2台(スマホ + ガラケー)持って、
プライベートの番号を友人・親戚に限るのは、
できないから頼むという依頼が、
ひっきりなしに来てしまうからなのです。

そのような方をのべつ幕無しお支えすると、
結局その方の進歩を止めてしまいます。

フォルダ

フォルダとファイル。

階層化するようにしています。

以前お目にかかった方の中に、
・ファイルは一つのフォルダにすべて置いている
・全文検索を掛ければいい
・すぐ見つかる
とおっしゃっておられた方がいらっしゃいます。

一理ありますが、
これには問題があります。

共同作業する他人や、
引き継ぎなどのことを考えていない
というものです。

全文検索を掛ければいいというのは、
つまり、
「Indexはその人の頭の中にだけ存在する」
というものです。

共同作業をなさる方、
引き継ぎをうける方に取って必要なのは、
人の頭の中にあるインデックスや概要。

それがその人の頭の中にだけあるというのは
かなりの問題です。

こうしてはいかがでしょうか。

・案件・課題ごとにフォルダを作る

・人が見ても分かるようにサブディレクトリをたどっていくと、
　何をしようとしているか分かるように
　ディレクトリ名を階層化しておいていく

・時期ごとにフォルダを作る

などなど。

いろいろなアプローチはあるかと思います。

受信箱は0通にしたい

メールの受信箱について何度か記しました。

メールの受信箱がメールであふれ、
せっかくの通信手段が利用できなくなってしまっている方も
見受けられます。

非常にもったいないです。

・対策1

フォルダを利用する

受信したメールを読み次第フォルダへ移動する

受信箱にそのままにしておかない

・対策2

From: To:などのやりとりした人の名前ベースで整理する

案件名で整理する場合がありますが、
内容が混じったり
完全に分けられません

私の場合は差出人名称で分けています

ただしメーリングリストは
メーリングリストごとの専用フォルダへ

・対策3

差出人で見つからないメールは、
全文検索で探す

一つ一つ目視では時間がかかります

フリーワードでメールを探せばお目当てのところに
たどり着けます

・対策4

メールの自動振り分け機能を利用する

フォルダへ自動的に振り分けてもらえると
簡単です

そうすると内容が自動的にある程度把握でき、
受信箱がごちゃごちゃになりません

・対策5

年度ごとに受信箱を作る

年度ごとに受信箱を作成します

そうすると全文検索の分量も軽減され、
素早く目的にたどり着けます

・対策6

送信メールを取っておく

送信メールも残します

送信箱にそのままにせず、
送信側は送信側で受信箱と同じように
人の名前で整理

無論人の名前が何十も羅列されているわけでなく、
組織ごとにフォルダを作り、
サブフォルダ - サブフォルダ - サブフォルダ - .... 人の名前
という感じです。

・対策7

すぐ読む

すぐ処理する
貯めない

あくまでも私の方法ですので、
もっと良いやり方があるかと思われます。

タイムコントロール

以前から時間のコントロールについて記しています。

お金などは人それぞれで収入が異なります。
持って生まれたものや後天的なものなども異なります。

その中で平等に与えられているものが「時間」です。

お金を払っても買えない。
常に1秒ずつ過ぎて行く。
取り戻せない。

だから時間を守るようにしています。

終了時間を決めて動けば、
逆算して動くことができます。
逆算できればいつまでに実施するといいかは
自然と見えてきます。

およそ、期限を切っても守れない人、
というものは、実施する内容や議論の行く末など
先々に対する分量の推測のできない人です。

時間が遅れる場合、私は容赦なく時間通りに終了します。

量の読めない相手とのお話しは、
水掛け論に終始し、時間の浪費につながるためです。
どこまで行っても結果は同じです。

またその時間の浪費を許容すると、
ずるずると時間の浪費のるつぼに引き込まれます。

もったいない話です。

そのため、時間は守り、
次の内容へ。

どうしても必要であれば、
時間をおいて視点・論点を変えて再トライするようにしています。