山根式袋ファイルの応用

山根式袋ファイルのデジタル版です。

考案者はもちろん スーパーHacker 山根一眞氏です。

ご本人はヘビーMacユーザーなのでフォルダの色分分けをしたり、インデックスと名前を区切る記号を「・」だけでなく「＊」なども使い大量の資料を整理されているようですが、保険代理店レベルの資料はそこまで分類する必要がないので簡略化してパクっています。(^_^;)

まず、「仕事」なり「書類」なり好きな名前でフォルダーを作成します。

次に、作成したフォルダー内に顧客ごとのフォルダーを作成します。

フォルダーの名前を付ける法則が肝心で、最初に3文字ひらがなの振り仮名を付け、区切りに「・」などの記号をつけて、その後ろにフルネームを付けます。角形2号封筒版と同じ要領ですね。

頭にふりがなが付いている事が最大のポイントで、これによってアイコンを名前で整列させた際にきちんと「あいうえお順」に整列します。パソコンの弱点「漢字のフォルダー名はきちんと整列しない」という欠点がクリアできるのです！

ついでに、よく使う資料のフォルダーなどは「1－資料」とかいう風に頭に数字を付けてやると整列の際に数字はひらがなより優先されるので、アクセスしやすくなり便利です。

後は顧客フォルダー内に「Ｄｏｃ（作成した文章や資料等）」や「代理店控（申込書のスキャンデータや車検証のコピーなど）」「事故（事故ごとの資料や保険金請求書のスキャンデータなど）」など自分の使い易いようにフォルダーを作成して分類するとgoogleデスクトップなどの全文検索よりも速く必要な資料にアクセスできます。

加えて、下の画像のようにフォルダ内に関連顧客のショートカットを作成しておくと更に便利になります。

結局また保険代理店向けの小技になってしまいました。(^^ゞ