草履で歩きながら考える

笑う門には福来たるで、マイペースでやりたいこと やってみよう♪基本PTAブログですが、日常やがんのことも綴ります。

PTA入会届・退会届のひな形です。第1回運営委員会で提案したもの。

2015年05月01日 | 足元記 - 中学校PTA

拙ブログ過去記事、「第1回運営委員会で、入会届・退会届整備の議案をぶつけてきました!」のときに、議案と一緒に提出した入会届・退会届のひな形をアップします。
A案B案あります。違いは、児童生徒の所属クラスを書くか書かないか、です。 私的には、運営に配慮したB案を本部にレコメンドしました。

A案:入会申込書

A案:退会届

B案:入会申込書 兼 活動継続届

B案:退会届

これら、運営委員会で提出したものとは、厳密には違います。
清書・赤字で加筆してあとから本部にメール提出したものです。画像化、モザイク処理しましたし。

練りに練った、現時点での、私のベストです。

***

以下、解説です。

モデルは、沖縄県識名小の入退会届、ガーラさんのところで紹介されていた入会届/活動継続届です。使い方は、ガーラさんのコメント欄で相談させていただきました。

【私は、】〇〇中学校PTAに入会します、としました。
・「私は、」 があることで、「自分の意志でPTAに入る」ということを意識づける効果をねらっています。印鑑を押すことも、同様です。

こういう類の届出書類は、氏名、住所、電話番号、印鑑の4点セットがあるのが通例だと思います。
・今回のケースでは、私の中学校では地区班活動はないですし、いきなりの宅訪で役員をお願いする場合もあるおそろしさがいやなので、住所を外してみました。
・PTA活動の内容によっては、住所、必須とも思います。

メールアドレスは、どっちでもいいのですが、あると便利かと思って入れてみました。

児童生徒の氏名を入れるかいれないかで、悩みました。仲間に相談もしました。
・本来は必要ない情報です。
・親子の人格は別、児童生徒は会員ではないです。親子を混同している現状があります。その意識を払しょくするために、児童生徒名はなくしました。

PTAの活動をするうえで、児童生徒名があると、便利なことは確かです。
・たとえば子ども便(拙ブログ過去記事「宛名って、大事よね。」ご参照ください)をつかうとき。
・たとえばクラス単位で学級PTAをひらき、委員役員等を選出するとき。 
この点は、必要なときに、どこかの段階で、当事者にきけばすむことだと割り切りました。

A案B案についてです。

A案は、理想の姿に近いのですが、名簿管理によけいな手間がかかりそうです。モデルとした沖縄県識名小PTAの退会届には、会員の【氏名】と【番号】の2点のみかけばよいことになっています。それって…データベース構築?それでなくても年初は忙しいのに、本部にそこまで負担かける提案はどうかな?きょうだいがいる人の管理や、卒業に伴う自動退会の管理にも課題が残りそうです。

B案は、ガーラさんの所でヒントを得、処理を教わりました。【入会申込書 兼 活動継続届】として、毎年これを全保護者に配布することがミソです。提出されたこの用紙を、学年クラス番号順に並べ替えて綴れば、名簿作成完了~♪ きょうだい関係に悩まなくてすみます。必要があれば、Excel等で一覧表をつくってもよいかと思います。

あとの工夫は、PTA使用欄の新設です。
入会届B案は、原簿で会費収納管理ができるよう工夫しました。省力化です。
退会届AB案は、「あとから連絡しますよ」という会員へのお知らせ、兼、「受理連絡忘れないでね、退会届出した人は不安に思ってるはずだから」というPTAへの注意喚起です。

ふうう…こんなものかな。

***

160325に、この間ガーラさんのTwitterで知った情報をもとに追記します。

ガーラさんの所の入会届も、沖縄県識名小の入会届も、ここに紹介した入会届も、「入会する人」の情報だけ集める設計です。だって、任意団体に「入会しない人」のネガティブリストをPTAが持っていても意味ないうえに害悪の元ですから、当然ですよね。

ところがぎっちょん!
非会員であるガーラさんの所に、「入会届を提出してください」というやや強制的な内容のPTAのお手紙が届いたんだそうです!!なにそれ?
「入会届を出さない人」=「出すのを忘れた人」とでも決めつけてるのかしら?

対策は2つ考えられます。

1) 入会届は、「入会します」の欄のみ。 会員のポジティブリストのみを作り、内規や引継ぎをしっかりする

  • 本来はこれが望ましいです。
  • 入会届の書式の他に、「入会を強制してはならない」、「期日までに入会届の提出のない人は、非加入と割り切る」「ネガティブリストは作らない」の3点について規定を作り、しっかり引継ぎすることが必要です。

2) 入会届に、「入会します」「入会しません」の選択項目を設ける

  • 「入会しません」の人の個人情報(メールアドレスや住所など)は記入不要、と配慮してください。
  • 「入会者」のポジティブリストと、「入会しない意思を表示した人」のリストが出来上がります。
  • 同時に、「用紙を提出しない人」も出るはずですが、リスト化の必要はありません。
    • その方はたぶんサイレントによる意思表示をなさっているはずですから、追いかけない方が賢明です。
  • 「入会しない意思を表示した人」のリストを用いて、金銭の要求をしたり、PTAへの勧誘をしてはなりません。
※学校から児童生徒名簿をもらわないでPTAを運営する、という前提です。

入会届を導入するときは、PTAの組織運営を人にやさしくする人道的な方がリーダーシップをとると考えられます。役員の代が変わって、PTA運営に対する考え方が高圧的・強制的な人がリーダーになる可能性もあります。そんなとき、個人の考えで運営が変わらないよう、理念に直結する部分は、規約・細則等で、仕組みを固定化して行ってほしいと願っています。

***

161201追記します。

このエントリに、ちょくちょくアクセスがありますので、参考情報をリンクします。いずれも、拙ブログの記事です。

この記事とあわせ、入会届が3種類、比較できます。 

170205追記します。

去年の12月に、本部に規約案とともに、改良した退会届の案を提出しました。改良ポイントは、「退会届受理書」をセットにしたことです。

 受理書をセットにしたことで、退会届を提出するひとの「ちゃんと退会できるのかしら?」という不安を減らすことを目指しました。



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5 コメント

コメント日が  古い順  |   新しい順
Unknown (ガーラ)
2015-05-01 23:03:42
猫紫紺様こんばんは♪ 力作ですねぇ~!
お疲れ様でした~

「PTA使用欄」はあると便利ですよぉ!
委員会名とか、参加募集予定のボランティア名とか
プレ印刷しておくのも手です。

役員きまったあとに○をつけて
委員会ごとに名簿とじてもいいし
(私は旗振りポイントごとにとじてます。
 毎回、その塊でお手紙書くから!)

参加してくれたボランティアに1年間○つけていけば
年度末には協力的な保護者が誰かわかるので
本部役員候補として声かけやすいよ♪
(旗振りでは、参加チェック入れることで
 年間3回以上の負担にならないようにしてました)

これまの活動履歴とか、こんなこと得意とか、
「アピール欄」もいいかも!
自分の意思を示すって大事ですよね。

とかとか、いろいろ考えだすと可能性が広がって
楽しいですよね♪♪


あと、退会届けですが提出する前に
「退会者に知っておいてほしいこと」
を箇条書きにしてプレ印刷しといてくださると
よりトラブルにならずにすむかなぁ~と思いました。

PTA保険のこととか、
PTA主催の行事はどうとか(親は?子は?)、
意見は歓迎だけど議決権はないとか、
会費ストップは退会届受理翌月からとか。

以上了承した上で退会します!
だと、後腐れがないかなぁ~と思います。

(やめたあとも必要なときだけ総会に呼び出しておいて
 後出しジャンケンのように ジャマになったら
 傍聴拒否というのはいかがなものかと思いました。
 支援対象の親という立場を考えると、非会員であって
 も意見をいうのは当然だし、PTAは拝聴する立場だと
 思いますけどね。)

猫紫紺さま、応援してます\(^o^)/
Re:ガーラさま (猫紫紺)
2015-05-04 23:00:44
コメントありがとうございます♪
力作といっていただけて、嬉しいです\(^o^)/

入会届・退会届のネタ、使い方のアイデアはつきないですね♪

>「PTA使用欄」はあると便利ですよぉ!
>委員会名とか、参加募集予定のボランティア名とか
>プレ印刷しておくのも手です。

むむむ。確かに、便利ではあります。
私としては、これは、入会届には不要と考えてます。
だって、「入会すると履歴管理されるのか…」という
いらぬ強制力の印象を、入会する人に与える心配があるので。
代案@うちの学校での例は後述しますね(^^)

>参加してくれたボランティアに1年間○つけていけば
>年度末には協力的な保護者が誰かわかるので
>本部役員候補として声かけやすいよ♪

そうか、ガーラ様の所のPTAは、本部役員選出は
もしかして「一本釣り@知り合いに声をかける方式」
なのでしょうか?
だとしたら、役を書き込むことには、意味がありますね。
私なら、プレ印刷するか否か迷うところです。
履歴をそっと書いちゃうかも(^^ゞ
今までは顔の見える関係で、なんとなく「あの人なら…」と
声をかけていらしたことと思います。
ご提案は、それの、「見える化」ですね。

ちなみにうちの所は、役員決めは、
名簿なしの自薦他薦立候補 ⇒
まずないのでクラス選出会(中学では縦割り円卓方式) ⇒
互選会 ⇒ 役員候補決定 ⇒ 運営委員会で承認 ⇒
総会で承認、という流れです。

ポイント制は、会員の「やりたい意思を損なう」可能性に
配慮し、導入していません。
委員の活動履歴は考慮しません。
事情の開示も基本的にありません。
「やりたいか」やれない人は「いつだったらやれるか」を
ポイントに話し合いを進めています。

>これまの活動履歴とか、こんなこと得意とか、
>「アピール欄」もいいかも!
>自分の意思を示すって大事ですよね。

それは大事ですよね♪
うちのPTAは、小中学校共に、「PTA参加希望カード」というものが
ありますので、それに書けばいいことかも。
自分の意志として、やりたい役に〇を付けてもらう方式です。
活動履歴欄も、ばっちりありますよ!
問題は、やりたい人が出ないってこと…(^^ゞ
特に、負担の重い委員会はねぇ…

年度初めの学級PTAで役が決まったら、
クラスごとに、委員会、係、お手伝い等を引き受けて
くださった方の氏名、連絡先、後日の長決めの会合への出欠欄を
一覧表にして、本部に提出します。
控えを2部取り、担任の先生へ提出、1部は学代が持って
クラス連絡網が出来るまでのつなぎの情報源にします。
(この表、今年から改良されて、すっごくよくできてます!)

本部では、上記の一覧表を基に、委員会、係、お手伝い等別に
名簿を作成します。
子どもの所属クラス別にソート。
各会員の連絡先は、改めて本人が記入するシステムです。

このシステムは、本部の事務手間は大変ですが、
表の一覧性にすぐれるという利点があります。

>あと、退会届けですが提出する前に
>「退会者に知っておいてほしいこと」
>を箇条書きにしてプレ印刷しといてくださると
>よりトラブルにならずにすむかなぁ~と思いました。

ご呈示の情報を、ルール化して、あらかじめ会員に
知らせておくということには、大賛成です\(^o^)/
ガーラさまのご経験が生きたご提案ですね。
嫌な思いをいっぱいなさって、お疲れ様でした。

でも、これ、退会届に印刷しちゃったら、
大事な情報が退会会員の手元には残らないと思いませんか?
規約、細則、内規のいずれかに明文化して載せることが
ベストだと考えます。
これの整備、ハードル高いでしょうけれども。
ガーラさまへ、補足です (猫紫紺)
2015-05-04 23:05:15
>各会員の連絡先は、改めて本人が記入するシステムです。

が分かりにくかったので、もちょっと説明させてください。
この「各会員の連作先」は、委員会名簿に載せる情報のことです。
係やお手伝いは、ちょっとわかりません。
Unknown (ガーラ)
2015-05-06 15:18:15
丁寧なお返事ありがとうございました♪
はい! 私も猫紫紺様の意見に賛成です~

履歴→ 強制力 その通りですね( ̄▽ ̄;)

私は、旗振り当番表をなくすことで、強制力が下がるという
懸念が多かったので、希望の場所を書いてだしてもらう時に
通信欄として、こちらで履歴を書きこむ欄を作りました( ̄▽ ̄;)

「やります!」と意思表示をした人には
ゆるい強制力? 意識づけ?もOKかな~ぐらいの気持ちです。

その代わり、仕事で旗振りできないと言ってきた人や
希望調査を提出しなかった人については、一切の深追いなし。今年はできない人として、当番から外すことにしました。

PTAが活発かどうかによって
ぜんぜん不要な欄だと思います。


「PTA参加希望カード」って素敵ですね!
私、やる気をなくす1つの要因が
クラスから定数を出すという方法にあると思っているんです。
友達と誘いあって立候補するのも難しいし、
得意分野じゃに係のクジを引くことも多いですしね。

長年言い続けたかいがあってか
単に2回目委員の軽減(等しく全員役員させるため)か
わかりませんが、うちの小学校は
今年から、クラス選出をやめて
学年選出にかわりました♪
これで、希望の係をできる確率があがるなら
少しは、PTAがよくなるのではと期待しています♪
(卒業したので、結果はわかりませんが…)


退会届けには、「受理証」または「控え」に同じことを書いて
渡してあげるのがよいと思います。
お互いに同じ文面を理解して退会したよね?
ってなりますよね♪ 
入会も、退会も、仕事で使用するものは2枚複写
なので、そんなイメージです♪
Re: ガーラさま(履歴と強制力) (猫紫紺)
2015-05-07 13:41:05
ご賛成いただき、ありがとうございます(^^)

よかれと思ってしたことでも、人によっては受け取り方が違うので
いろいろと配慮が必要ですよね。
想定外もありますし…

>「やります!」と意思表示をした人には
>ゆるい強制力? 意識づけ?もOKかな~ぐらいの気持ちです。

>その代わり、仕事で旗振りできないと言ってきた人や
>希望調査を提出しなかった人については、一切の深追いなし。

そういう弾力的な運営ができる方がいらっしゃると
PTAは楽しくなれそうです\(^o^)/
そんなお力を持つガーラさんを失った
御地PTAの損失はいかに。
アイデアと工夫を凝らせる方は貴重なのにね。
もったいない、もったいない。

>「PTA参加希望カード」って素敵ですね!

そんなに素敵かしら??
委任状入り・履歴入りですよ。

中学校のはあっさりしてるんですけど
小学校のは強制力が強くて、おっかないんですよ~
このおかげで、〇〇小出身者はつい中学校のカードの
委員会欄に〇を付けちゃうんですって(笑)
他校出身者は、つけません。
そして司会は、困る。

>私、やる気をなくす1つの要因が
>クラスから定数を出すという方法にあると思っているんです。

それは確かにそうですね。
うち、小学校のクラス選出ではクジ厳禁だったのです。
ピンときてない状態で恐縮ですが、
「得意分野じゃない係のクジを引く」という状況は
えらくマイナスに働きそうですね。

ガーラさまの学校が、ひとつでも状況改善されて
よかったです\(^o^)/
希望の係をできる…こんなささやかで当たり前のことが
保証されない状況はきついですけど、
自分の希望がかなって活動できるなら、必ず
いい雰囲気になっていける思います。

>退会届けには、「受理証」または「控え」に同じことを書いて
>渡してあげるのがよいと思います。
>お互いに同じ文面を理解して退会したよね?
>ってなりますよね♪ 
>入会も、退会も、仕事で使用するものは2枚複写
>なので、そんなイメージです♪

おお!すてきな案です♪
さすがガーラさま。
これなら、規約細則改正という面倒なことはしなくて
すみそうですね。
そりゃ、規約会則に明記、はあるにこしたことはないけれど
届出書導入のハードルは下がりますもの。

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