【実録】会計事務所(公認会計士・税理士)の経理・税金・経営相談

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帳簿組織

2018-04-25 11:30:00 | 経理業務(帳簿の作成)
「帳簿組織」と聞くとなんだか堅苦しく感じるかもしれません。帳簿組織とは、いくつかの帳簿が存在して、ある帳簿に記録された取引から仕訳が行われ、総勘定元帳という帳簿と試算表が作成される仕組みのことです。

帳簿組織を構成する各帳簿は、「仕訳の基データとなる帳簿」と「仕訳の結果としての帳簿」に分かれます。

◆仕訳の基データとなる帳簿

仕訳は様々な基データから行わなければなりませんが、それらが個々バラバラでは仕訳の漏れや重複が起こってしまいます。そこで、次のような「帳簿の体系」を構築し、これらの帳簿を基データとして仕訳を行います。

○売掛帳・・・販売と代金回収の記録
○買掛帳・・・仕入と代金支払いの記録
○現金出納帳・・・現金の出入りの記録(経費の支払いはこれに記録される)
○預金出納帳・・・預金の出入りの記録(経費の支払いはこれに記録される)

これだけの帳簿がそろっていれば、「売る」「仕入れる」「諸経費を支払う」という企業の活動の全貌を「網羅」することができます。仕訳の漏れや重複も防げるのです。

◆仕訳の結果としての帳簿(総勘定元帳)

仕訳の結果は総勘定元帳に分類集計されます。総勘定元帳は仕訳を各勘定科目に集計し、試算表にその数値を提供する役割を果たしています。それぞれの勘定科目が「何月何日に」、「どれだけの金額が」、「どのようなことが原因で」増減したかを記録した帳簿が総勘定元帳です。

会計ソフトの機能は、仕訳を入力して仕訳の結果としての総勘定元帳を作成することですので、仕訳の基データとなる帳簿は会計ソフトの外で作成しなければなりません(会計ソフトによっては販売管理ソフトや仕入在庫管理ソフトと連動させる機能があります)。

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帳簿組織は企業の組織そのものです。企業には「売る」「仕入れる」「諸経費を支払う」という活動をする各組織があり、各組織の活動の結果として簿記の取引が行われています。これをもれなく記録するのが帳簿に他なりません。そして、この帳簿の集合が相互に連動しているのが帳簿組織です。

帳簿を作成していると、仕訳や勘定科目に目を奪われて帳簿組織のことを忘れがちですが、設立して直ぐの会社が帳簿を作成するとき、既存の企業が事業内容の変化などにより組織が変わったときには、この帳簿組織について考えなければなりません。

簿記の教科書においても帳簿組織について説明されています。

取引を仕訳にする(勘定科目に分類する)

勘定科目を試算表に集計する(そのプロセスが総勘定元帳)

試算表の勘定科目を貸借対照表と損益計算書に分割する

この簿記のメカニズムに数値を提供して計算結果を決算書に提供する具体的方法が帳簿組織にほかなりません。

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