【実録】会計事務所(公認会計士・税理士)の経理・税金・経営相談

大阪市北区の築山公認会計士事務所(築山哲税理士事務所)です。
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リアルタイムの記帳はどこまで可能か?

2018-10-20 11:01:00 | 経理業務(帳簿の作成)
記帳(仕訳と総勘定元帳への記録)は、リアルタイム、つまり取引が生じる都度とまではいかなくても、取引が生じた日のうちにしておかなければなりません。記帳処理が溜まってしまうと一度に大量の事務処理をしなければならず、そのことが集中力を欠く原因となり単純なミスを多発させます。また、取引から日数が経過すると記憶が薄れ事実関係が不透明な処理が行われてしまうおそれがあります。

しかし、取引の発生日から相当遅れて記帳をするしかない場合もあるのです(この場合も仕訳の日付は取引発生日になります)。

◆締め日(計算期間を設けて一定期間分を一括して処理する)

「締め日(しめび)」とは計算期間の終わりのことです。通常、計算期間は1か月で「毎月1日から月末」「毎月21日から翌月20日」といった具合です。計算期間を定める理由は、計算を確定するための取引先との調整、担当者間の連絡のために日数を要するからです。決して、「面倒なのでまとめて」というわけではありません。

計算期間を設けて処理するものの典型は売上と仕入です。売上にせよ仕入にせよ、日々生じています。しかし、数量や金額が直ちに確定しない(後ほど変更される可能性がある)など、日々計上ができない理由がある場合もあります。このような場合に計算期間を設けるというのが一般的となっています。

IT化や取引条件の明瞭化(昔のような馴れ合いがなくなり、互いに不信感と緊張感を持って取引をするようになった)が進み、リアルタイムでの取引金額の確定が相当可能となってはいますが、業種によっては計算期間を定めて金額を確定するしかない場合が今も相当あります。ただし、計算期間の金額を確定しなければ代金の決済が遅れますので、可能な限り早期に金額を確定させるための企業努力を怠ってはいけません。

なお、計算期間を設ける場合の処理日、つまり仕訳の日付は締め日になります。締め日が月末であれば、月末の日付で計算期間合計額を計上します。

◆決算仕訳

決算仕訳は取引先から入手した基資料によるのではなく、会社独自の計算に基づかなければならないものがあります。また、特定の勘定科目が確定しなければできない仕訳(減価償却や貸倒引当金など)、未払税金(法人税、消費税)のように全ての勘定科目が確定できなければできない仕訳もあります。ですから、これもリアルタイムとは行かないのです。

★決算は何時までに確定するのが理想か?

決算書に基づく法人税の申告は、事業年度末が終了した翌日から2か月以内にしなければなりませんので、これよりも遅らすことはできません。よくあるのは、法人税の申告書を作成する段階になって、「あの処理(仕訳)を忘れていた」ということです。その意味で、決算と法人税の申告は同時並行ですから、決算は法人税の申告期限である事業年度末が終了した翌日から2か月以内に確定させることになります。

いわゆる月次決算では簡略な処理でかまいませんので、もっと早い翌月10日とかに確定させなければなりません。しかし、締め日のある取引(売上、仕入など)は取引先との関係で遅れてしまうことがありますが、可能な限り早期に終了させるべきです。

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