【実録】会計事務所(公認会計士・税理士)の経理・税金・経営相談

大阪市北区の築山公認会計士事務所(築山哲税理士事務所)です。
身近な疑問の解説と役立つ情報の提供をさせていただきます。

売上(販売と代金回収)に関する基礎資料

2018-09-27 12:30:00 | 経理業務(帳簿の作成)
売上と売掛金に関する帳簿は売掛帳(誰に、何時、何を、いくらで売り、どれだけ代金を回収したかの記録)ですが、売掛帳を作成するには売上や売掛金に関する基礎資料を収集しなければなりません。売上や売掛金は、販売活動の各プロセスが進むに従って生じるわけですから、「注文(契約)」「出荷(納品)」「請求」「代金回収」に関する資料を入手する必要があります。

★注文書
注文が売上に関する記録のスタートです。注文があれば、「誰に」「何時」「何を」「いくらで」販売するということが確定します。注文の段階では売掛帳への記録はしませんが、個々の注文を漏れなく記録して、その全てが売掛帳に正確に反映されているかを追跡しなければなりません。漏れなく記録するということはあらゆる事務作業において大変重要なことです。

★契約書
販売する商品やサービスによっては、契約書で様々な販売条件を決定することがあります。この契約書に記載された契約事項(納品や代金回収の条件など)は、事務作業をするにあたっての参考や判断材料となります。

★受領書(商品を引き渡した記録)
商品の引渡しが売掛帳を記録するスタートです。商品の引渡し日が売上計上の日付になるからです。ですから、商品を引き渡した記録である受領書、つまり顧客の受取印と受取日付などが明らかにされている資料は必ず入手しなければなりません。なお、運送業者経由で引き渡す場合には運送業者の荷物の受取書を受領書とします。

★請求書控
注文や契約の段階での販売内容が最終的には変わってしまう場合があります。その最終的な結果は請求時に明らかにされますので売上計上は請求書の内容と金額で行います。なお、請求書そのものは顧客に渡しますので、それと同一内容の「控」を保存しておかなければなりません。

★領収書控
顧客は請求書で確定した代金を支払ってくれますが、その支払いの記録が領収書控に他なりません。通常、領収書は複写式になっており、複写されたものを控として残しておきます。領収書は連番をつけて管理し、領収書を発行したならば速やかに入金記録を帳簿(売掛帳の総勘定元帳)に残さなければなりません。

★預金通帳
顧客が銀行振込によって代金を支払う場合には領収書の発行を省略することは通常です。ですから、それにかえて預金通帳を手掛かりに入金記録を帳簿(売掛帳の総勘定元帳)に残します。

以上の資料は売掛帳を作成するだめでなく、社内外の調査や監査(税務調査、公認会計士監査、内部監査など)の際に提示しなければならない証拠資料でもありますので大切に保存をしておかなければなりません。

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