【実録】会計事務所(公認会計士・税理士)の経理・税金・経営相談

大阪市北区の築山公認会計士事務所(築山哲税理士事務所)です。
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【勘定科目の検算】販売費及び一般管理費

2018-10-20 11:00:00 | 経理業務(帳簿の作成)
販売費及び一般管理費(いわゆる経費)として計上される勘定科目は多数あります。それぞれの勘定科目の金額が正しいか気になるかもしれませんが、一定時点の残高がある資産や負債と違って、一定期間の累計数値である費用(収益もそうです)はそう簡単に検算することはできません。

資産の預金であれば預金通帳、負債の借入金であれば返済予定表と照合することによって勘定科目の金額が正しいことを確認できます。費用については、資産や負債のように照合できる決定的な資料はありません。あえて言うならば、複数の請求書や領収書を合計した金額ですが、すでに日付順に保存している請求書や領収書から特定の勘定科目の分を集計するのは大変な作業となります。

販売費及び一般管理費については次のような方法で、計上された金額が正しいということの「確証」を得るしかありません。

◆次ごとの比較

ほとんどの財務会計ソフトには、月次の試算表を月ごとに比較する機能が備わっています。「月次推移」「月次比較」などといわれるものです。この損益計算書の販売費及び一般管理費の部分を査閲(レヴュー)するのです。

○毎月計上されるもの
給料、電話代、電気・水道・ガス料金などです。
○毎月同額が計上されるもの
役員報酬や家賃などです。
○特定の月にしか計上されないもの
賞与がこれです。
○特定の勘定科目に連動して計上されるもの
販売手数料は売上に、社会保険料(健保と厚生年金)は給料に連動します。
○月末に銀行口座振替えで支払うもの
月末に銀行口座振替えで支払うものは、月末が休日であれば翌月に引き落とされて計上されます(計上されない月、2か月分計上される月があります)。
○不規則に計上されるもの
接待や福利厚生に関連する費用がそうです。
○臨時に計上されたもの
退職金、新製品の宣伝費用、記念行事に関する費用がこれです。

各費用は一定の傾向や特色を伴って発生し計上されます。異常性のある勘定科目については総勘定元帳を査閲(レヴュー)し、さらには基資料である請求書や領収書までたどらなければなりません。

◆年度ごとの比較(とりあえず前期)

年度ごと、とりあえずは前期と比較してみます。

○増えていなければおかしいもの
「従業員を増やした」「事務所や店舗を拡大した」、このような状況の変化と矛盾していないかを確認します。
○減っていなければおかしいもの
「従業員を減らした」「事務所や店舗を縮小した」、このような状況の変化と矛盾していないかを確認します。

★勘定科目誤りに注意!
販売費及び一般管理費に関しては勘定科目の誤りが非常に多いです。単純な会計ソフトへの「入力誤り」、使用する勘定科目の「不統一」「非継続」が決算書を歪(いびつ)にしてしまいます。

★木も森も見る
販売費及び一般管理費を正確に計上するには、仕訳の段階で基礎資料を十分入手し、それを分析・解明した事実関係に基づいて処理しておくことが大切です。しかし、無意識のうちに処理を誤る、処理を変えていることがありますので、上記のような査閲(レヴュー)を欠かせません。

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