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「私の本棚2020.7.28」

2020-07-29 08:31:21 | 経営コンサルタント
  • 今日のおすすめ

『テレワークの切り札Office 365 Teams 即効活用ガイド』

                                                         (岩元 直久著 天野 貴之監修 発行:日経BP)

『ファシリテーション入門〈第2版〉』          (堀 公俊著 日経文庫)

『ワークショップ入門』                (堀 公俊著 日経文庫)

  • ビジネス・ファシリテーションのニューノーマルを探求する(はじめに)

 Covid-19対応も、withコロナからAfterコロナの段階に移りました。

 そのような時期を迎え、今回は「ニューノーマルを考える(1)」と題し“お勧めの図書”を紹介します。自粛時期の在宅勤務がAfterコロナではニューノーマルとなると共に、ビジネス・会議はWEBが主流になるのではと思います。その様な時、経営管理・コンサルティング技術領域の大切な知見の一つであるビジネス・ファシリテーションが一層重要になると共に、手法も大きく変わるのではと思い、認識を新たにすべく採り上げました。同時に会議のアイスブレーク機能(会議における緊張をほぐす機能)等を持ち、会議とシナジーな関係にある、ワークショップを並行的に採り上げました。

 次回は「ニューノーマルを考える(2)」と題して、PESTの観点から、“アフター・コロナ”を見たいと思っております。

【会議はWEB会議がニューノーマルに(知って驚く優れ物“Microsoft Teams”)】

 Covid-19の影響で、セミナーはウェビナー(“Webセミナー”の略呼称)で、会議はWEBでという時代になりました。日本において、6月19日からは自粛が更に解除されましたが、そのトレンドは変わりません。

 私の個人的な思いですが、ウェビナーはZoomが、ビジネス・WEB会議はMicrosoft Teams(有料コース/以下Teamsと略称/office 365は2020.4.22よりMicrosoft 365に改名)が最適と思います。ビジネス・ファシリテーションの観点から、WEB会議で使用するベストのソフト、Teamsの優れている点を挙げさせて頂きます。

 Teamsでは、Teams内のチーム(全社)の下にチャネル(社内組織グループ、クロス・ファンクショナル・グループ、イッシュー・フォーカス・グループ等)を自由に設定出来、チーム、チャネル毎にポータルの作成が出来る等、ビジネス向きの会議システムです。加えて、Teamsの機能は、ホワイトボード機能、付箋機能、WEB上でのドキュメントアプリの共有(保存/画面)&協働機能、録画・議事録作成機能、チャットによる事前資料配布やコミュニュケーション・コラボレーション機能、デバイス・場所・時間に左右されないフレキシビリティー機能等々です。また、7~8月から利用できる「トゥギャザーモード(仮想のルームに会してる様に見せる)」「発言の英語字幕が流れる」等の機能が加わり(日経2020.7.9夕刊「ビデオ会議に新機能」)、他社ソフトとの距離を広げようとしています。この様にTeamsの機能は、リアル・会議における様々な道具・機能を充足するばかりではなく、それを上回る道具・機能を備えています。ここでは字数の関係で十分な説明はできませんが、紹介本/WEBセミナー/マイクロソフト社作成のYou Tube等で知見を深めてください。この知見なくしては、ニューノーマルに於けるファシリテーションの成功はあり得ません。

 ニューノーマルにおけるファシリテーションの成否は、従来のリアルにおける手法・スキルに加えて、上記知見に基づくTeams関連の機能の活用とスムースな運用に掛かっています。

【WEB会議運営、組織の活性化を産出する“ファシリテーション”のスキル】

 一般的に会議の成否はファシリテーションに掛かっていると言っても過言ではないでしょう。会議は、グループリーダー(課題の執行・達成責任者)、ファシリテーター、記録係(録画・議事録係兼コ・ファシリテーター)・監視係(タイム・キーパー)、クルー(参加メンバー)、で構成されます。

 会議を成功させる、つまりメンバーの合意・賛同ではなく目的・目標・課題に対する正解を導きだすには、もちろん会議の全ての構成メンバーと関わりますが、特にファシリテーション(集団による知的相互作用を促進する働き)を行うファシリテーターの“人間力×スキル(Being=あり方×Doing=やり方)”に掛かってきます。人間力(Being)は、メンバーの信頼感やメンバーの心を動かす等の点において極めて重要な要素ですが、ここではその人間力を背景として表出されるものも含めたスキル(Doing)について次項で観てみたいと思います。加えて、WEB会議というニューノーマルな場面でのファシリテーション・スキルについても観てみたいと思います。

【活気あふれる、成果の出るWEB会議にする“ワークショップ”を知っておこう】

 会議とシナジーの関係にあるのが「ワークショップ」です。その両者のプラットフォームがファシリテーションです。紹介本では、『「ワークショップ」は参加者の資源を十分に引き出し、対話を通じて活発に共振させていけば、予期せぬ成果が生まれる機能を有する』とあります。

 この「ワークショップ」の機能を会議のファシリテーションの中で、状況に応じ、適時・適切に取り入れることで会議の成果に好影響を及ぼします。氷のような固い雰囲気を壊し緊張や警戒をほぐす“アイス・ブレーク・ワークショップ”やチーム(会議メンバー)のベクトルが揃わない時に、チーム一人一人の夢や強みを引き出し、ビジョンへと纏め上げベクトルを揃える“ビジョン・ワークショップ”等がその例として挙げられます。

  WEB会議でのニューノーマル・ファシリテーションにおいては、ニューノーマルな(WEBを使う)「ワークショップ」の活用も俎上に載せてください。一般的な「ワークショップ」につては、詳しくは紹介本をお読みください。ニューノーマル・ワークショップについては、次項を参考にしてください。

  • WEB会議を成功に導く、“ニューノーマル・ファシリテーション・スキル”

【リアルでもWEBでも必要な“四つのファシリテーション・スキル”】

 ファシリテーターに求められるスキルは多岐にわたりますが、全ての基本として身に付けるべき四つのスキルを紹介します。

 四つのスキルは、①場のデザインスキル(ゴール、ミーティング・ルールの明確化。ミーティング・プロセスの作成と周知。メンバーの関係性の構築。)②対人関係スキル(傾聴、応答、観察等の適時・適切なコミュニケーションによる知的相互作用の促進。)③構造化のスキル(メンバーの主張の書出し等による明確化。思考・フレームワーク等による図解・整理。)④合意形成(意思決定・フレームワーク等による課題の正解を発出。正解を達成する計画表の策定。振り返りによる次回会議・計画達成活動に向けたフィードバック。)の四つです。字数の関係もあり詳細は記しませんが、身に付けて得する知見です。是非紹介本を読んでください。

【WEB会議で必要な“ニューノーマル・ファシリテーション・スキル”】

 ニューノーマル・ファシリテーション・スキルは、Teamsの機能をフルに理解すると同時に、メンバーの端末操作も含め、円滑な運用スキルを習得・周知することがスタートです。その上で、上記四つのスキルをTeams上で実現することに尽きます。それによりリアルな会議以上の効率・効果を得る事が出来ます。細かいことですが、安定した音声の確保のために、ヘッドセットの着用(顔が良く見えるようワイアレス・イヤホンがベター)を原則とする、セキュリティーの観点からWEB会議で使用するデータのクラウド化をする等の配慮も大切でしょうね。また、メンバー全員の画面の背景をカスタマイズすることで会議の雰囲気がガラッと変わりますよ。

  • After コロナを前向きにとらえよう(むすび)

 After コロナでは、社会/ビジネス/働き方の、新しい在り方を考える時を迎えています。

 最近面白い記事を見つけました。『コロナの影響による7割経済を10割経済に戻すには1,5(正確には1.43)倍の人・時間・コストの投入が必要である。しかし1,5倍の投入は非現実的。そこで生産性の向上で1,5倍を達成しよう(2020.6.29日経・朝刊「経営の視点」より)』です。Afterコロナのキーワードは、“DX”“生産性向上”“SDGs”でしょうか。

 なんと、生産性を1,5倍アップすると、生産性でOECD順位21位の日本が5位のアメリカのレベルに上がります。さらには、G7で最下位の日本がトップのアメリカに追いつきます。(日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2019」より)

 After コロナの今こそ様々な領域で、DXを活用し生産性を上げるニューノーマルを見出し、先進国最下位レベルからトップレベルに伸し上がって行くチャンスではないでしょうか。それはSDGsを達成することにも繋がります。


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