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【仕事にも】手帳120%活用法【勉強にも】

2006年03月30日 22時53分45秒 | 勉強について
 年末年始や、年度末・年度始め(3月から4月)になると、書店には手帳コーナーができます。大小さまざまな手帳があるので、どれにしようか迷うのも楽しみだという人も多いでしょう。

  しかし、ビジネスマンでも学生でも、どうも手帳をきちんと使えていない人が多いのではないかと感じます。かくいう私も、以前はあまり手帳を活用していなかった人間です。
  そこで、今回は勉強や仕事に手帳(スケジュール帳)をいかに活用するかという話題について述べてみたいと思います。

  絶対に忘れてはいけないのは、手帳の目的は「情報を集約しておくことによって、事務処理を円滑化すること」だということです。

  もうすこし具体的に言うと、以下の三つです。

1.書き込むことによって記憶に残す
  当たり前ですが、書くことによって意識が集中するので、忘れにくくなります。パソコンや「ザウルス」のようなPDAではこれが出来ません。

2.事前に予定を把握する
  私が同僚や上司を見ていて思うことがあります。仕事を滞り無く進めている人は、どの人もかなり先の予定まで把握しているのです。仕事場について「さて、今日は何をするかな」というのは、もっとも非効率的な姿勢です。
  そうかといって、頭の中に全ての予定が入っているコンピュータのような人もあまりいません(俺は覚えていると豪語する人も、時が経つと忘れている)。そこで、手帳の出番になるわけです。  

3.やるべきことが済んだかどうかチェックする
  「漏れ」は仕事の一番の敵です。また、済んだことを蒸し返さないためにも、このような作業が必要になってきます。

  そつなく漏れなく丁寧に仕事を進めるということは、それ自体価値があると私は思います。企業の業務というのは「流れ」があり、まずはそれを止めないことが雇われるんげんとしての最低限の条件です。人を雇う立場になれば尚更でしょう。
  個性だとかユニークな発想というのは、事務処理があって初めて企業活動というレールの上に乗るのです。
  だからこそ、学校での勉強や受験においても、「いかに事務処理能力を高めていけるか」という点を追及しなくてはいけません。それが、あとあと社会に出てから自分のプラスになっていくのです。

  さらに突っ込んで、活用のヒントを挙げておきます。

★小さすぎる手帳はだめ
  メモできないからです。「バイブルサイズ」が限度でしょう。できれば、B5くらいはほしいものです。

★主戦場は一つに絞れ
  手帳には、いろんなページが付いています。年間予定、月間予定、週間予定、自由帳・・・その全てを完璧に埋める必要などさらさらありません。
  例えば、2ヶ月後に仕事の納期があるとします。それを年間予定のページに書き、二ヶ月後の月間予定にも書き、さらに週間予定にも・・・こんなことをしていたら、時間や労力が無駄になります。
  手帳は、書き込むことが目的ではないのです。予定や期限を管理するページは、思い切って一つに絞った方がいいでしょう。ちなみに、私は「月間予定」に、なるべく小さめの字で書くようにしています。  

★手帳はできるだけ開いておく
  その方が知りたいことに即アクセスできるからです。また、何度も見ていれば、印象にも残りやすくなります。
  もっとも、個人に関する情報や営業機密が漏れるのは論外です。例えば私の場合なら、職員室の机の上と、授業中の教卓以外では留め金をかけて閉じておくべきということです。

★筆記用具を付属させられるものを使う
  何かを見たら、思いついたらすぐにメモできるようにすべきだからです。
  今年教員になった元同僚が、「社会の授業で使えそうなネタは即座に手帳にメモする」という習慣の持ち主でした。仕事に対する姿勢が素晴らしいと思います。
  この観点から、手帳の表紙の横に、ペンを付属させるペンホルダーが付いている手帳を買った方がいいでしょう。

★とにかく開く習慣を付ける
  仕事前に見ておけば、やるべきことが把握でき、スムーズに仕事を始められます。また、先々のことを見ておけば余裕が生まれます。
  初めのうちは慣れないものですが、私は最近電車に乗って座るとすぐに手帳を開けないと不安になるようになりました。(笑)
  
★よけいな「付録」は全て捨てる
  ただでくっついてくるアドレス帳や、地下鉄路線図は捨てるべきです。そうしないと、開きにくくなるばかりか、別にメモを取った紙を表紙に挟んでおくのも難しくなります。
  一回しか行かない店のポイントカードや、たくさん貯めないと何ももらえないサービス券で財布が膨張している人は要注意です。手帳には必要なもの以外挟むべきではありません。

★手帳に書き込む一番重要な事項は「期限」
  期限とは、「ここまでに○○を終える」という予定です。
  塾の先生を見ていると、どうもこれが甘い人が多いです。父母との面談の約束をするのはいいのですが、それが予定日の3日前というような同僚を何人も見てきました。これでは相手に失礼です。そういう面談には、きちんと用意をして臨むことも難しいでしょう。先を見ていない弊害です。
  こういうことを言うとすぐ「予定外のことがあるのが普通で(例えば生徒の質問)、期限なんて守れるわけがない」という反論が出てきます。はっきり言って順序が逆です。期限を決めないから、だらだらと仕事をしてしまうのです。期限を決めるから、そこまでに何とかしようという強い意識が働いて、仕事の中身も充実するのです。
  官も民も、どうも「先生」というのは、職業の特殊性に甘えていて、世間とずれた感覚で仕事をしている人が多いように思います。

★「ふせん」を使うと効率がアップする
  メモする欄が足りないときもそうですが、何よりも「目立つ」ので、最優先事項が何か分かるという利点があります。

★携帯電話のアラーム等と併用する
  忘れないためには何でもするということです。しかし、これも「入力するのが目的」になってしまわないようにしてください。

★パソコンやPDAのスケジュールは使っても意味がない
  使っている人に失礼かも知れませんが、パソコンやPDAでスケジュール管理をするのは非効率的だと私は思います。まず、情報を書き込むにも、いちいちキーボード等を操作しなくてはいけません。また、文字の大きさを変えるのも面倒な作業が介在します。なにしろ、確認するために電源を入れて、プログラムを起動する必要があります。
  私もパソコンのスケジュールソフトを使ったことがあるのですが、不思議なもので、ああいうのは「埋めるのが趣味」になってしまうのです。業務の効率化のために使い始めたのに、目的がすり替わってしまう。こういう現象はよくあります。そして、そのうち面倒くさくなって、使わなくなってしまうのです。
  それなら、表紙を開くだけの手帳の方が楽だと思いませんか?

  上のような手帳の活用法を少しアレンジすると、受験勉強にも役に立つツールに早変わりします。
  私も年季の入った(涙)受験生なので、勉強の効率化というところには頭を悩ませてきました。

  手帳の強みは「情報を一元化できる」ということです。具体的な使い方を以下に簡単に載せておきました。参考にしてください。

1.バインダー式の手帳を用意する
  なるべく大きい方がいいです。

2.月間スケジュールと白紙のリフィルのみ用意する
  罫線のメモでもいいです。週間スケジュール等は全て不要です。

3.月間スケジュールに、「期限」を書く
  受験日や模試の日時だけでなく、「○○はここまで!」など、勉強の区切りをつけると良いでしょう。いつか間に合えばいいや、と思っている人から浪人になっていくのです。

4.白紙・メモの部分には、「自分が間違えた知識」を記す。
  単語、例文でも、数学の間違えた問題を丸ごと書くのでもいいです。間違いを繰り返さなければ、点数は必ず上がります。

5.上の手帳は、時間が空いたときに見直すクセをつける
  問題集を用意して、机に座って「さあやるぞ!」というのだけが勉強ではありま  せん。これなら、わずかな時間でも復習として活用できます。

6.手帳の中身を「作る」ことを目的にしない
   覚えられない知識や、模試等で間違えた情報を集約するための手帳です。初めから完成されたノートを作っていくなど論外です。
  定期試験が近くなると、教科書を見ながら妙な「まとめ」みたいな紙を作っている受験生が結構います。勉強の効率としては最悪です。普段使っているノートのポイントだけまとめたり、問題集の中でわからない知識をメモしておく方が絶対にいいです。

  手帳をうまく活用して、仕事や勉強をつつがなく進める習慣をつけていただければ幸いです。
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5 コメント

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意外な記事ですね (takeyan)
2006-03-30 23:00:15
実は私は以前は手帳派だったのですが、最近はノート派なんです。特殊事情がありまして、スケジュール管理以外はノートに書き込んでいます。理由は単純で、すばやく大量にメモを取るためには手帳だと不足で一年もたないからなんです。

ちなみに、サービス券は邪魔だと思っていたので思い切って捨てます。(笑

>takeyanさん (ろろ)
2006-03-30 23:27:29
>理由は単純で、すばやく大量にメモを取る

>ためには手帳だと不足で一年もたないから



ケースバイケースですからねぇ。

takeyanさんの仕事への熱の入れようが窺えますよ。



ちなみに、私はスタンプカードを捨てられない派です。(笑)
Unknown (yknb)
2006-03-31 11:08:16
こんにちは



私は、メモとノートを併用し、手帳に書くべきスケジュールやTODOなどはパソコンで管理してます。

手帳は書き込める絶対的なスペースが足りないので使用しません。



普段携行しているのは、メモのみで、これにカバーをつけています。

カバーにはボールペンをはさんでおくのと、持ち歩きたいスケジュールとTODOなどは、プリントアウトして、小さくたたんでメモカバーに挟んでます。



ノートは主に会社でしか使わず、議事録、TODO、メモなど雑多な用途に使っています。

ただし、区別が分からなくなると不便なので、アイコンや書式をそれぞれ分けて、視覚的に区別できるようにします。



>パソコンやPDAでスケジュール管理をするのは非効率的だと私は思います。



パソコンを使うと、情報のインプットは非効率ですが、アウトプットはとても便利なツールになります。

TODOリストを毎朝メールしたり、思いついたTODOを携帯メールで登録したり、スケジュールや作業の進捗度を視覚的に管理したりと、とくに最近はこういった便利なサービスやソフトがあるので、うまく活用するといいと思います。



>「埋めるのが趣味」になってしまう



これは同感ですね。特にパソコンとか電子デバイスを使っていると、何やら不思議な面白さが付いて回るので、ついついと「趣味」になってしまうんですよね。



ちなみに、私もスタンプカードを捨てられない派です。(笑)
Unknown (milesta)
2006-03-31 21:38:03
勤めていた時

左ページに一週間、右フリーの手帳を使用。

左に時間毎のスケジュール、右にその週にやるべきことを書く。

それ以外のメモは、一冊のノートに日付順に次々書き込む。項目分けはしない。



主婦となった今

出来るだけ小さく薄い、ひと月1ページのカレンダー型手帳。

買い物等のメモは、プリントをミスった紙の裏側。



サービス券・スタンプカードは、捨てた直後にその店に行く羽目になる派(派なのか?)です。
コメントありがとうございます (ろろ)
2006-04-09 00:16:55
>yknbさん



>milestaさん



お二人とも、有益なご意見ありがとうございます。

個性や生活環境が反映されていて、面白いです。

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