弁理士『三色眼鏡』の業務日誌     ~大海原編~

おかげさまで事務所開設7周年!
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【マネジメント】連絡/情報共有ツール

2019年06月04日 08時31分09秒 | マネジメント
おはようございます!
少しずつ空気が湿気を帯びるようになってきたと感じる今朝の@湘南地方です。

事務所内外のコミュニティと同時並行的に色んな階層の情報のやり取りをしていると、
どうしたってメールという単一のツールでは限界が出てくる。
ていうか、メールはジャンクメールの割合が結構な度合いであって、その削除も面倒くさいレベル。

一方で、お客様からの連絡もまたメールだけではない。
メッセンジャー、LINEでのやりとりとなることもしばしば。

以前の○○の件なんですけど…で関連する情報をメールなどから探すのも一苦労。
検索機能はあるものの、やっぱりノイズが多数出る中から目視で探していくのは、老化の進むこの眼には酷というもの。

そんなわけで、チャットツールを導入している。
導入したのは一年以上前の話で、その時は「チャットワーク」「slack」の両方を試してみたが、結局「slack」に落ち着いている。
チャットツールを導入した理由はもう一つあって、
複数拠点あるうちの事務所にとって“皆で一緒に仕事をしている感”は大事で。
ひとところにいる場合だと社員同士の会話も無意識に耳に入ってくるのだけど、隔地だとそうはいかない。
なので、それを疑似的に再現できるように、と思っての導入。

実際、別ところにいる人間同士が同じプロジェクトに取り組む場合に有効に機能するなぁ、と思っている。
場所による情報ギャップは生じないし、検索性は高い。
当然に誤送信やジャンクメールもないのでストレスは少ない。
メールで受け取ると「これはこの集まりのこの案件の情報だから…」という仕分け作業が生じるが、
slackなら最初から該当するチャネルに入ってくる。
できれば、所内だけじゃなく外部の集まりでも使いたい。

ただこのあたりのツール、セキュリティが云々で公的な団体だとなかなか導入が難しい様子。
…ハックされるよりはメール誤送信の確率の方が高いと思うんだけどなぁ。
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