パソコンカレッジ スタッフのひとりごと

パソコンスクールのスタッフが、
初心者から上級者まで役立つ情報をお伝えします。

セルにこだわらず表を挿入する

2017-09-08 13:44:03 | エクセル
おはようございます
インストラクターのmihoでーす
久しぶりの投稿ですね(汗)

さて、取り上げる内容はやはり生徒さんからの質問です

「せんせーい、フォーマットが決まっている計画書を作成しているのですが
1列の中に、複数列の表を作成したいんですがどうしたらいいんでしょう・・」

ん?とりあえず、その計画書のファイルを開いて見せてくださいな



あーなるほど!これはざっくりとしたフォーマットですね

この広ーいB列の中に表をいれたいということですね

「そーなんですよ。」

だったらいい方法がありますよん

「できるんですねか~よかった!」

では早速やります!

まず、欄外に表をつくってください。欄外とは印刷されないところですよ

「じゃあ真横がわかりやすくていいですね」

「うんしょ!それ!よしできました」



うんOK ではこの表をコピーしてください。

「はい 表の範囲を選択して Ctrlキー + C でコピーできました」

ショートカットキーを覚えましたね

Excelの「ホーム」タブの中の一番左にある「クリップボード」グループにあるコピーボタンでも
いいですよね



では、計画書の中にこの表を挿入しますよ。
貼り付けたいセルを選択してください

「はい ここに貼り付けたいです」



貼り付けるんですが・・・

「このまま貼り付けはできませんよね。だって、列数が合いませんからはみ出てしまいますもの」

そうなんです。でも「貼り付けかた」を選択すればうまくいきます

ここを開いてみましょう



「あっ貼り付けかたってこんなにあるんですか」

そーなんですよ。書式だけを貼り付けたいとか、データだけを貼り付けたいとか
まぁいろいろ選べるわけです。

マウスをそれぞれのボタンの上に乗せてみるとヒントも表示されますよ

で、今回使うのはこれ!



「『リンクされた図』ですか」

リンクは後で説明するから、図というのに注目してください。

要は、表を図として貼り付けちゃうんです



「あ ハンドルがついてるから確かに図だ!自由に動かせるし!B列に収まるように調整できる」



「なんてステキな・・」

でしょでしょ でね、リンクのことなんだけど

元の表を編集してみて

「まさか」

「お~すばらしい 編集が反映されてる!」



「あとで表を編集したくなったらまた貼り付けなきゃいけないと思ったけどこれはいい!」

じゃなこんな感じで、がんばって続きを作成してください

おっと、もうひとつ最後に・・

これ、印刷するんでしょう。元の表まで印刷されちゃうと困るでしょう

改ページプレビューを表示して印刷範囲を制限しちゃいましょうね

表示タブ→改ページプレビュー ですよ



メッセージが表示されたらOKを押下してくださいね

で、今こんな感じにExcelが勝手にページを分けちゃってますから

青枠(青点線枠も)をドラッグして印刷範囲を変更します



こうしておけばいいでしょう




では、通常の編集モードに戻しますよ

表示タブ→標準 ですよ



「了解しました。これでストレスなく作成に集中できます!」

はい がんばってくださいね(^^)/

今日も、楽しくいきましょうね

それでは~




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mihoりん
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累計を簡単に表示しましょう(Excel初心者)

2017-05-17 17:29:00 | エクセル
皆さんおはようございます。

さて↓このような表があったとしましょう。



いちばん右の列に累計を出したいと思います。

sum関数と絶対参照を使えば簡単に出来るんですよ。

絶対参照とは、数式で参照するセルの行列番号に"$"

を付け、セルを常に固定することを言います。

数式をコピーするときに使用します。

さて

セルD3を選択し、=sum($C$3:C3)と入力します。



そして、オートフィルを使ってセルD11まで数式をコピーしましょう。

コピーした数式を確認してみると・・・

セルD4=sum($C$3:C4)
セルD5=sum($C$3:C5)
セルD6=sum($C$3:C6)
セルD7=sum($C$3:C7)

このように、正しく合計を出す範囲が設定されていますね。

ただ、エラーチェッカーが表示されてしまいます。



これはExcelがご親切に「あなたが数式で参照した範囲の下にはまだ数値があるの

に、それを合計に含まなくていいんですか?」と心配してくれているんですね。

今回は心配ご無用(*^_^*)ですね。

エラーチェッカーがうっとおしかったら、

表示されている範囲を選択し、エラーのスマートタグをクリックして

「エラーを無視する」を選択しましょう。エラーチェッカーが消えます。



累計を楽ちんに計算できました。






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mihoりん
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Accessのデータをエクセルファイルに出力する(Access2000以降)

2017-05-17 17:26:43 | Access(アクセス)
今日も、アクセスを取り上げます。

任意のテーブルもしくはクエリーのデータをエクセルファイルに出力する方法をご紹介します。

その際、エクセルのファイル名だけではなく、シート名も指定してみます。

なお、シート名を指定しないと、テーブルもしくはクエリーの名前が
シート名となりますよ。

なお、Accessファイルは、デスクトップに保存してあるものとします。

エクセルファイルは、同じディレクトリ(今回は、デスクトップとなります)に
出力されるようにします。
従って、マイドキュメントにAccessファイルが保存してあれば、
エクセルファイルも自動的にマイドキュメントに出力されます。


Access2007でご説明しますが、2003やXPバージョンでも、問題なく動作します。



以下の画像は、今回エクスポートするテーブルのデータです。
T講座 という名前のテーブルです。






フォームをデザインビューで開いて、ボタンを配置します。
ボタンを選択して、プロパティをクリックします。
(F4キー、もしくは、Alt + Enter でもかまいません)

書式タブの標題に「エクスポート」と入力します。
これが、ボタンの表示される文字となります。






続いて、イベントタブのクリック時の右端の「・・・」をクリックします。






コードビルダを選択して、OKをクリックします。





Visual Basic Editorに切り替わりますので、
以下のように入力します。
画像を参考にしてください。


Private Sub コマンド0_Click()
    Dim FileName As String
    
    FileName = Left(CurrentDb.Name, InStrRev(CurrentDb.Name, "")) _
                    & "エクスポート講座.xls"
    DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, _
            acSpreadsheetTypeExcel9, "T講座", _
            FileName, True, "講座情報"
    
End Sub







若干の説明をします。
FileName という変数を宣言して、そこにAccessファイルのパスとエクセルのファイル名を代入しています。

これで、Accessファイルがどこに保存してあろうと、同じフォルダにエクセルファイルが保存されるようになります。

エクセルのファイル名は、自由に変更してもかまいません。
今回は、エクスポート講座.xls としました。

次の1文がメイン処理です。

acSpreadsheetTypeExcel9 というのは、Excel2000ファイル形式を指しています。
これにしておくのが、一番安定しているようです。

保存先のファイル名は、先ほど仕込んだ FileName を使っています。

また、最後の 「講座情報 」は、シート名の指定です。
これを省略すると、テーブル名の「T講座」がシート名となります。


さて、それでは、Accessに切り替えて、フォームビューで表示してください。

「エクスポート」ボタンをクリックします。
画面に変化がありませんが、これで、エクセルファイルが出力されました。




もし、エラーが表示されたら、入力ミスの可能性がありますので、よく確認してみてください。


デスクトップ画面を見ると、エクセルファイルが作られていますね。





このファイルを開いてみましょう。
確かに、データが書き出されていますね。





シート名も確認してみましょう。
確かに、「講座情報」となっていますね。





なお、すでに同名のエクセルファイルが存在していても、エラーは出ません。
シートを上書きします。
シート名を変更してエクスポートすると、シートが増えていきますよ。




エクエルつながりで思い出しました。

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だい
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IF関数であいまい検索しましょう(Excel)

2017-05-16 15:49:31 | エクセル
今日は生徒さんからの質問をとりあげたいと思います。

「IF関数の論理式に文字の検索、"~を含む"を指定したいのですが・・」

「ということはこんなイメージですかね。↓
商品コードに"PA"という文字を含むセルのお隣のセルに目印として"含む"と
表示させてみましょうか」



「はい、まさにそんなイメージです。やってみましょうよ」


まずは、IF関数の論理式にワイルドカードが使えるかですが・・実は使えません。

ワイルドカードとは文字のあいまい検索をするための"*"や"?"の記号です。

数式に「=IF(B4="*PA*","含む","")」のように入れると、"*"を文字として検索してしますのです。なので、
「セルB4の値が"*PA*"だったら」という論理式になってしまいます。

というわけで、論理式にCOUNTIF関数ををからませます。

COUNTIF関数は、指定した範囲に含まれるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を教えてくれる関数ですが、
この関数の検索条件にはワイルドカードが使えるのです。

では、C4のセルの数式に「=IF(COUNTIF(B4,"*PA*")>0,"含む","")」と入れてみます。



「ほら出来ました。(*^_^*)こんな感じでよいですかねぇ」

「なるほど!」



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mihoりん
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Wordでグリッド線を印刷したい

2017-05-15 17:01:00 | ワード
おはようございます。

今日も生徒さんからの質問をとりあげましょう。

「Wordで文章と一緒にグリッド線も印刷したいのですが・・」

この質問は生徒さんよくいただくのですが、実はWordのグリッド線は印刷できません。

なので、私たちが印刷するためのグリッド線を引いてあげないといけないんです。

まぁ面倒・・と思ってはいけませんよ(*^_^*)

図形の直線を使用し、ヘッダーの編集を行います。

簡単ですからがんばってやってみましょう。

まず図形の直線を引く際に参照するため、グリッド線を表示しておきましょう。



2002・2003は「表示」メニュー→グリッド線

次にヘッダーを表示させて、図形の直線を引きます。このとき線の色も指定する場合は

ここでやっておきましょうね。





2002・2003は「表示」メニュー→ヘッダー/フッター

1本引いたら、直線を選択した状態で、Ctrl+Dを押すとコピーができますから



繰り返し行って、直線を上手にグリッド線に合わせて配置します。

その後、ヘッダーの編集を閉じれば、印刷できるグリッド線の出来上がりです。



2002・2003はヘッダー/フッターのツールバー→閉じる


わざわざヘッダーに直線を描いたのには意味があります。本文の編集領域に直線を

引いてしまうと、文章入力時に誤って直線を移動させてしまったりと面倒なのです。

ヘッダー領域はページの上部と決まっていますが、本文の編集領域内にも設定は可能なのです。

これを活かしたというわけです。本文の編集には直線は影響しませんからね。

グリッド線を非表示にした状態↓



というわけで、実際にやってみて納得してくださいね(*^_^*)

おしまい♪

おまけ。

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mihoりん
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