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電子帳簿保存法改正の件

2021年09月23日 | 日記
【電子帳簿保存法の件】
皆さんお元気ですか。
秋分の日を迎え秋もこれからが本番ですね。
さて、来年1月1日(令和4年1月1日)から
施行される改正電子帳簿保存法についてご説明します。

経理の電子化が徐々に進みつつあることは皆さんお感じに
なられているかと思います。しかし、令和4年1月1日
に施行される電子帳簿保存法改正は、かなりインパクト
のある内容となっています。

電子帳簿保存法は正式には
「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の
 保存方法等の特例に関する法律」
といい、税法上、紙での保管が義務付けられてきた
帳簿や書類について電子データでの保存ができる
ようになり、場合によっては強制される制度です。

詳細は下記サイトをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf


電子帳簿・書類の保存については次の3種類に区分されています。
①電子帳簿等保存
②スキャナー保存
③電子取引
なお今まで電子帳簿保存を行うには税務署長の承認が
必要でしたが、1月1以降の改正電子帳簿保存法では
承認制度は無くなりました。(税制上優遇のある「優良な」
電子帳簿の保存を行うには事前の届出が必要です。)

皆さんにとって一番影響してくるのは
③電子取引、
その次に②スキャナー保存、
最後に①電子帳簿等保存
です。というのも、①の電子帳簿等保存はオフィスダックス
で決算の際に作成する総勘定元帳や仕訳帳、固定資産台帳と
いった帳簿が中心となるためです。

以下、簡単にご説明します。

①電子帳簿等保存
これは、会計ソフトなどで作成し備え付けが義務とされる
総勘定元帳や仕訳帳、固定資産台帳などです。
税務的な優遇を受けない一般の電子帳簿では、パソコンと
ディスプレイ・プリンターにより速やかに出力できることと
税務調査の際に電子データのダウンロードに応じること、
取引年月日・取引金額・取引先により検索できることが
できれば大丈夫です。
税制上の優遇とは、申告漏れがあった場合に過少申告加算税が
5%軽減される制度ですがこちらの適用を受けるには、
「優良な」電子帳簿の要件を満たしてあらかじめ税務署長に
届出をしていることが必要です。
優良な電子帳簿の要件としては、一般の帳簿要件に加えて、
訂正・追加・削除履歴が確認できることが必要ですので
それに対応した会計ソフトでないと難しいかもしれません。

②スキャナー保存
こちらは紙で受領したり作成した書類をスキャナーで
電子データ化したときの保存についてです。
タイムスタンプ情報の付与や検索要件
税務調査でのダウンロード要件などがあります。
自社単独での対応はタイムスタンプ情報の付与が
問題となりそうですが、例えば会計ソフトメーカー
などの提供するサービスを使うことで自動でタイム
スタンプ情報が付与されるものもありますので検討の
余地はあります。

③電子取引
こちらは、例えば取引先からメールで受領するPDFの請求書や
WEBサイトから購入するサービスなどのようにWEB上でしか
発行されない納品書・請求書などです。
既に広範な電子取引が行われており、それに関して発行される
書類もクラウド上でしか見れないものは多いかと思います。

今までは、これらを紙で出力して保存していましたが、なんと
令和4年1月1日からは紙での保存は認められず、電子データ
の保存が義務付けられることとなりました。
そしてその保存要件として「真実性要件」と「可視性要件」
を満たすことが求められています。

「真実性要件」は次の「いずれか」を満たすことが必要です。
①タイムスタンプの付与された電子データを授受する。
②取引後にタイムスタンプを自分で付与する。
③記録事項の訂正・削除を行った場合にそれらを確認できる
 システム又は記録事項の訂正・削除ができないシステムで
 取引情報の授受と保存を行う。
④正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を
 定め、その規程に沿って運用を行う。

「可視性要件」とは
①パソコン、ディスプレイ・プリンタを備えて速やかに出力
 できるようにする。
②検索機能を確保する。
という要件です。
検索機能とは「取引年月日」「取引先」「取引金額」により
検索、絞り込みができるようにしておき、税務調査の際の
ダウンロード要請に応じることです。
具体的にはPDF等のファイル名に「取引年月日・取引先名・金額」
を設定することで対応は可能です。

現実的には、事務処理規程を備え付けて、受け取ったり交付する
電子取引情報の電子ファイルに「取引年月日・取引先名・金額」
を付けて一定のフォルダーに保存していくことになるかと
思います。
(事務処理規程のひな型等は下記サイトをご参照ください。)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm


電子帳簿保存法でも「電子取引」に関する項目は
強制適用です。今のうちからの対応準備をお願いします。
オフィスダックスでは電子帳簿保存法対応についてお客様
ごとに対応を検討いたしますので、よろしくお願いします。



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