グループウェアで社内文書の一元管理を！

私は、以前に務めていた職場では、社内文書はグループセッションで掲示板や施設管理だけはしていましたが、一般の社内文書は一元管理出来ていませんでした。つまり、グループセッションとは別に、普通の共有フォルダーを社内サーバーに作って、そこに全ての社内文書を入れていたのです。これで、もし、インターネットにつながっているのならば、随分無防備な話です。というのは、端末のパスワードが分かれば、フリーパスで社内文書が丸見えになるからです。文書自体は暗号化されていませんから、情報を守るべき鍵は社内で統一されたたった１つのパスワードしかなかったからです。

このため、社内ネットワークの情報が漏えいにつながらない様に、内部ランと外部のインターネット回線はお互いにつながらないように切り分けていました。しかしそのために、セキュリティ維持のために、定期的にウィルスバスターの更新を手動で行わなければなりませんでした。

今回、私は、ある職場の社内ネットワーク及びグループウェアの構築を依頼されましたが、windows7の共有設定のパスワード管理が以前のwindowsXPよりも格段に改善されていることから、普通にパスワードつきで共有設定すれば、かなり安全だと思うようになってきました。つまり、不用意にパブリックフォルダのような管理の甘い共有フォルダにパスワード無しで大事な機密文書を入れておくようなことをしなければ、おそらく大丈夫だということです。共有ファルダを開こうとすると、毎回、パスワードを聞かれますから、鍵は端末を立ち上げるときのアカウントのパスワードと合算して２つです。これで、もう大丈夫です。

ところが・・・・

会社内部の情報漏えいの問題についてはどうですか？ということになると、やはり、このシステムでは

サーバーの中身が一切合財全部大量に盗まれてしまう可能性が常に既に存在します。つまり、ＵＳＢメモリ等を端末に入れて共有フォルダのファイルを全部一括して、そのままコピーできてしまうのです。そしてそのメモリを社員が紛失・・・なんてことになったら大事です。また、インターネットにつながっていますから、共有フォルダの中身は、社外からもスマホなどの端末で、パスワードをいれれば、これまたＦＴＰソフトで全部丸見えになっていますので、誤動作によるところの社内の者による企業秘密の漏洩は簡単に起こりそうです。

ここで、aipoなどのグループウェアによる社内文書の一元管理の必要性が出てきます。aipoでは、個々の社員が固有のパスワードを与えられており、これでログインできます。そして、共有フォルダにある個々の文書を読み書きできます。しかし、これを一括してコピーは出来ません。あくまでも、個々のファイルだけです。一括処理でバックアップをとれるのは管理者だけです。しかも、このバックアップデータは完全に暗号化されていて、サーバーの中にあるバクアップデータだけををコピーしても、絶対に読めません。

-----------------------------------------

まあ、そういうわけで、aipoを使えば、会社の情報が一切合財漏洩する・・・なんてことはあり得ないわけです。

 

 

昨日のFC2への容量の大きな動画は削除

昨日のブログで、FC2のホームページに16MBもある動画を投稿できた・・・と記述しましたが、これで再生できていたのは昨日限りだったようで、今朝の６時ごろにはどうやら、規約違反？または他のネットユーザーに迷惑をかけているのでは？ということで、サーバー会社によって削除されていました。以前はこういった大きな動画ファイルはFC2にはアップロードできずに門前払いでしたので、変だな？規約が変わったのかな・・・まさか？とは思っていたのですが、やはり駄目だったようです。

それで、他のユーザー様のご迷惑になるので、このようなことを繰り返してはいけないと反省しましたので、今後、２度とこのFC2に限らず他の国内の無料サーバーでも１MB以上の動画はアップロードしないでおこうと決心しました。今後は、基本的にはYoutubeやGoogle Driveにアップロードした動画をリンク貼り付けしようと思います。大体、国内の無料サーバーでは１MB以上の動画をアップロードすること自体が迷惑だということでしょう。

もちろん、広告が入っているサーバーならば、国内の無料サーバーでもTOK2やsound.jpなどは大きな動画を入れても良いのですが・・・・。

もっといえば、１回の投稿では添付ファイルの総容量を1000KB以内に圧縮・リサイズして写真でも文書でもPDFでも音声でもアップロードしていただきたい・・・つまり、３枚の写真や動画を投稿したい場合は、１枚あたり300KB程度にしてくださいね・・・というのが国内の無料・無宣伝サーバー運営会社の意向であり要請なのだということが、今回の経験でよくわかりました。このファイル操作をするために必須なのがJTRIMなどのフォトレタッチソフトや動画の圧縮リサイズソフトです。これを使えば、写真の圧縮は簡単ですし、PDFファイルのリサイズもadobereaderを購入すれば簡単に操作できます。問題は、動画ファイルを１枚300KBまで圧縮するのが難しいのですが、そういう高度圧縮が出来るフリーソフトを探してみます。

-----------------------------------------------------------------------------------

昨日に紹介した動画のサンプルは、FC2のサーバーは使わずにgoogleのサーバーを使い、以下のリンクのように修正しておきましたので、よろしかったらご覧ください。

http://nikochan2002.web.fc2.com/n/douga/douga.htm

ちなみに、FC2のサイトでは、同様に以下のページでもPDFファイルのサイズが1.MBを超えていたので強制削除されていました。それで、google　driveからリンクを貼り込んでページを作りました。これならば、容量を気にせずにアップロードが可能です。

 http://nikochan2002.web.fc2.com/n/pdf/pdf.htm

ただ、しかし、このように写真以外にPDFファイルや動画・音声ファイルetc.を多数アップロードするようなwebサイトを構築するのであるならば、もうFC2やデジデジなどの容量制限のあるサーバーは面倒といえば実際面倒で、操作が複雑そうに見えて実際かなり複雑ですから頭の体操になって、ボケ防止にはいいのですが、むしろ、海外の無宣伝の無料サーバーであるHost-ed などを借りた方がいいのかも知れません。

これはHost-edのwebサイトです。よろしかったらごらんください。このサーバー会社では、１ファイル5MBまでなら許容されていますが、少しでも超えると、すぐその場で「アップロードできません」と拒否されます。FC2では、多少ファイルサイズが大きくても、いったん全部アップロードを受け入れておいてから次の日に点検して１MBより大きいファイルは全部削除されます。デジデジでは、とにかく3MB程度まではアップロードを許可してそのまま置いておくが、どれも１MBまでしか再生できないようにリミッターをかけています。・・・どうも、日本の無料サーバーは、容量制限があいまいで、YESかNOかがその場ではっきりと分かりません。これに対して、Hos-edなどの海外のサーバーでは、その場で、はっきりとYESかNOかが分かります。

http://www.nagomi01.host-ed.me/