連続データのオートフィル

連続データ（ナンバリング）のオートフィル

エクセル（Excel）の便利な機能に「オートフィル」があります。

例えば、
第1回 理事会
第2回 理事会
第3回 理事会
…と並べる場合は、
「第1回 理事会」と書き込んだセル（数字は半角）で右下隅にポインタをあてると黒十字が現れます。それをドラック。

また、日付・曜日の連続データを作成したい場合は、
起点のセルに日付（2012年9月16日なら2012/09/16）を入力して、右クリック→「セルの書式設定」→「表示形式」で「ユーザー定義」を選択し、「種類」に「m"月"d"日"(aaa)」と書き込み「OK」を押す。セルの右下隅にポインタをあてると黒十字が現れます。それをドラック。
すると9月16日(日)を起点とする連続データができます。

日誌など記録を作成する際には手打ちより簡単な「オートフィル」をご利用ください。

フォント変更：複数の箇所を同時に

Wordで、
複数の箇所のフォント変更を同時にできないものかと悩んでいましたが、
ようやくその方法を見つけました。

まず、変更したい箇所を「範囲選択」します。そして、
右クリック→「F」でフォントの変更をします。
（ここまでは通常と同じ）

次に、別の箇所を範囲選択して、「Ctrl」+「Y」とします。
これでOK！！

正確にいうと、同時に変更するというより、前の変更をくり返すわけですね。
直前の手続きを覚えているとは、Wordって賢いですね。

双方向を確保して混乱を防ぐ

マンションの広報では【双方向】を確保することがポイントになります。
管理組合はフラットな団体で民主的な運営が求められています。ですから、いつでも個々の意見が組織に反映される――そんな環境を整える必要があるのです。

そうすれば組合員の参加意識が高まるだけでなく、現場の混乱を防ぐことができます。
例えば、住民の一人ひとりが、日常の管理や掃除について管理員・フロントに直接
クレーム・注文をつけたとしましょう。混乱は目に見えてますね。（これは修繕工事でも同様）

住民の意見・希望を一元化して業者に伝える――そういうルートを確保すれば、かかる混乱を防ぐことができます。
業者との関係を良好に保つことができるだけでなく、「全体の利益」にも資するといえます。

ですから、日頃から住民の意見を吸い上げる環境を整えておくことが重要です。
具体的には、総会の通知に「アンケート」を添付する、「ご意見箱」を設置する……などです。

ドライブ名の変更

外付けのハードディスクなどリムーバブル（外部）のメモリーを接続していると、環境の変化で「Ｄ」から「Ｅ」→「Ｆ」とコロコロ変わってしまいます。
すると、ショートカットが無効になるなど不都合が生じてしまいます。

これを元に戻す方法があります。やり方は次の通り；

「スタート」→「マイコンピュータ」で右クリック→「管理」→「ディスクの管理」で当該リムーバブルを右クリック→「ドライブ文字とパスの変更」…と進むのです。

写真は「ディスクの管理」をクリックしたところです。

「IT時代の推敲法」

後掲番組では、意見文の書き方と【推敲】を教授しています。

読みやすく説得力ある文章に高める方法として、「音読して誤字脱字をチェックする」「「一文が長くならないように」…など7つのポイントを挙げています。

番組ホームページではストリーミングを実施中ですので、内容を確認できます。

ＮＨＫ高校講座　国語総合「意見文」（２）
http://www.nhk.or.jp/kokokoza/radio/r2_kokugo/

“二段構え”で読んでもらう

管理組合の広報が、チラシに紛れて捨てられるのを防ぐには、封筒に入れるとよいと先述しました。

重要度が低い場合は、もっと簡便な方法でもよいでしょう。

掲示板に概要を示して、「詳しくは、戸別に配布した資料をご覧ください」と、注意を喚起するのです。

関連記事;
「お知らせは封筒に入れて」（当ブログ）

人気投票・アンケートの副次的効果

写真は、エレベーターの更新工事にあたり、内装などの仕様をどれにするか住民に問うているシーンです。

このように住民の意見をくみ上げることは、「自分たちのマンションをどうするか」という問題意識・参加意識を盛り上げます。

また、“コミュニティ”の活性にも貢献します。共用部分にサンプルを広げることで「こっちがいいわね」「もう出しましたか？」…と住民間に会話が生まれるからですl。

お知らせは封筒に入れて

IT時代の今でも、広報の手段のメインは個別配布のチラシ。役員の力も入ります。
でも、宣伝のチラシに紛れてしまうことが多く、読まれずに捨てられることも。

私が提案するのは、封筒に入れての配付、しかも宛名ラベルを貼ります。

手間も経費もかかりますが、効果は飛躍的に上がります。記名と無記名の差は大きいのです。

参考；
「トラブル予防の知恵(2)　広報活動」『マンション管理ガイド（入門編）』日経BP社

引用の仕方

広報では、読者である住民を説得しなければならない場合があります。その際、問題となるのが、どうすれば説得力を出すか…ですが、威力を発揮するのが“引用”――引用は自論の補強に効果的です。

自説を長々とと展開するより、「他の人もこう言っているでしょ」と紹介することで、読者の理解も得やすいといえます。その方法を紹介しておきましょう；

オーソドックスなのが、カギカッコをつけての引用です。例えば、【神園良輔は「詐欺被害の原因は被害者側にもある」と言っている。】となります。
カギカッコではなく、丸カッコでも引用が可能です。これは、記述をそのまま伝えると解りづらいので、趣旨を伝えるにとどめる場合に用います。例えば、【生け花を飾ることは、美観のアップだけでなく、防犯にも役に立ちます（『あなたのマンションは狙われている』神園良輔）。】となります。

他にも方法があるようです。「レポートの書き方」で検索し、参考文献を掲げる方法を参考になさってください。

ワードに写真を貼るには

「お知らせ」など広報には、写真など視覚的要素を混ぜた方が解りやすくなるのはもちろん、親近感が増します。

Windowsのワードに写真を張る（貼る）には、色々方法がありますが、私は次の方法でやってます。

まず、写真ファイルで右クリック→「編集(E)」を選択すると、編集ソフト「ペイント」が立ち上がります。

次に、「変形(I)」→「縮尺と傾き(S)」と写真を縮めて（15%～30%）編集しやすいサイズに小さくします。

そのまま使うのであれば、右クリックで「すべて選択(A)」→右クリックで「コピー(C)」します。
トリミングが必要なら、さらに別の作業が必要になります。ツールボックス(?)の右列の一番上にある□（選択）をクリックします。ポインタが十文字のものに変わります。これで使いたい範囲を指定します。範囲の中で右クリック→「切り取り(T)」（「コピー(C)」でも可）――これで準備が終わりました。

「ワード」を呼び出して、任意の場所で右クリック→「貼り付け(P)」ます。（ワードはトラブルが起きやすいソフトなので、まめに更新（Ctrl＋S）しましょう）

なお、貼ってからもサイズが変更することができます。写真の中でクリックすると辺に矢印マークが現れますので矢印をドラッグ（左クリックの押しっぱなし）します。

閉じないのが人間関係のコツ？～日本語の難しさ(1)

英語は論理的な言語であるのに対して、日本語は情緒的な言語であるといえます。英語は情報の伝達を重視するのに対して、日本語は人間関係を円滑にすることを重視するからです。

それが顕著に現れるのが、主語述語の距離。英語など多くの欧州言語は、スピーディーに情報交換をすることを旨とするため。主語述語という重要情報は文頭に集まります。ところが、日本語だと、文末まで行かないと、肯定なのか、否定なのか、疑問なのかが不明です。主語と述語が絶望的なほど遠い――。後掲書は、この傾向を「文をすぐに閉じないで、相手の出方をうかがいつつ、柔軟に対応する」と述べています。

つまり、英語のようにキッパリ「閉じる」のではなく、相手の意向に合わてうやむやに（尻すぼみに）終えることができるように述語が最後になっているのでしょう。

主語述語が一致しないというミスよく起こります。ですから、文章の推敲や校正でまず注意べきは、主語述語の一致。

（つづく）

『その言い方が人を怒らせる－ことばの危機管理術－』加藤重広〔筑摩書房〕

パソコンに保存できるファックス電話機

家庭用のファクシミリ兼用電話機が再び小さくなりました。

用紙が専用の感熱紙から普通紙へ変更された際、ファクシミリが手軽になった反面、紙を収める給紙トレイがかさばるため電話機全体のサイズは大きくなりました。

でも、紙を使わないことで、再び小型化が進んでいます。受信したファックスをモニターで表示する仕組みです。これなら給紙トレイを必要としないだけでなく、インクの補充も不要で経済的。どうしても紙に印刷したければ、パソコンを利用することになります。

個人的には、パソコンへの取り込みに重宝しています。自由に編集・加工できるからです。

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ブログの文章術

一頃のブームは去りましたが、ブログは手軽な情報発信・意見発表のツールです。後掲の番組は、ブログの文章術を伝授しています。

まず、テーマを絞ること。一つの記事にあれこれ盛り込むと読者が混乱します。同感です。せいぜい関連トピック一つ加えるくらいにしましょう。

次に、簡潔な文章を並べること。番組は、「1文は35文字以内」と基準を示していました。同感です。ついつい文は長くなりがち。仮に長～い文になったら、次は極端に短くすると読みやすくなります。

そして、文体。親しみを感じてもらえるよう、敬体（ですます調）で語りかけるように書くのがポイントと伝授。同感ですが、常体（である調）、体言止め…を混ぜるとメリハリがつくようです。

最後に音読して推敲するを強調しておりました。言い回しや句読点をチェックできるし、リズミカルな文章になるからです。同感です。できれば、時間をおいて読むと客観的にチェックできます。

番組サイト；
『中高年のための　らくらくパソコン塾　ゼロからはじめる！ブログ』

キーボードのクセで本人認証

後掲記事によると、ＮＴＴは個人を認証するソフトを開発しました。

パソコンのキーを押してから離すまでの時間や、次のキーを押すまでのタイミングやリズム…といった個人差を利用したもの。

たしかにキータッチには個人差がありますから、着眼点がいいですね。

精度も１００％といいますから、不正アクセス予防だけでなく、総会・選挙の“電子投票”…にも応用できそうです。

関連記事；
「キー入力「クセ」で本人確認、１００％識別」（読売新聞）

書かない勇気を

論文の指導を受けていた時のアドバイスで印象的なのが「書かない勇気を持て」です。あれもこれもと欲張ってはいけないという意味です。

文章を書き綴っていくうちに論理矛盾を起こしたり、論点がずれたりすることがあります。そうでなくても、ボリュームが多いと読みづらくなってしまうようです。

せっかく書いたのだから、削除したくない――分かります、その気持ち。でも、どんな力作でも最後まで読んでもらえないと意味がないといえます。大鉈をふるう勇気を持ちたいです。（自戒をこめて）

とはいえ、舌足らずだと、読み手に意図を伝えることができない場合もあります。そのさじ加減はケースバイケース。要は、何度も推敲することがポイントといえます。できれば、他の役員さんに読んでもらうと良いでしょう。