前回のつづきです。
交際費の決裁文書に記入する必要な事項は、次のような感じですが、
結構細かく色々と書く必要があります。これは会社が細かいのではなく、国税庁のルールが細かいのです。
国税庁も交際費は、勝手に会社のカネで飲み食いしてないか？ということろを一番疑います。
業務上本当に必要で使っているのかをチェックしますので、ちゃんと書くようにしましょう。
１．実施日時（何時から何時まで）
２．実施場所（店名・住所・電話番号）
３．先方の出席者全員の名前（会社名・役職・氏名）
４．当方の出席者全員の名前（役職・氏名＋社員番号）
５．先方との関係性（顧客、Aヨミ、パートナー等）
６．想定合計金額と一人あたりの金額
７．支払い方法（立替え：カード・現金、請求書払い）
８．実施の目的
９．実施後にミニッツ（書く会社もあります）
１〜7は、それほど考えずに事務的に決まってくるかと思います。
６の金額は、事前に出しているので、正確な金額は当然わかりませんが、当日
お酒をだいぶ飲んでしまって、高くなるということもありますので、金額は多めに
余裕を持って出しておきます。実施金額がかなりオーバーすると、
再提出ということもありますので、メニューなどから事前にちゃんと推測しておきましょう。
そして、一人あたりの金額も忘れずに書かなければなりません。
これは先方と当方の人数を合計金額で割れば良いだけですので簡単ですが以外と重要です。
もしこの一人あたりの金額が5,000円以下に抑えられたりすると
「損金算入」が出来ます。費用、必要経費として扱うことが出来ます。
その分、費用計上出来る訳ですから、売上から引かれて、会社が払う税金も少なくなることに
なります。
5,000円を超える場合は、課税対象になりますが、資本金が1億円以上か
以下かで扱いが変わります。このあたりは国税庁のホームページで確認してください。
8の実施の目的ですが、接待だから「接待です」とは書きません。大人なので。
「当社の顧客であるA社の意志決定のキーパーソンである、購買部長の●●様と
次年度の取引についての意見交換と懇親を目的に実施する」
とか書きます。大人なので。
これらの項目をキチンと書いておくのは交際費を使う上で大事なのですが、それは先述した
国税庁の対応という話もありますが、社内の目も気にしたほうが良いという理由もあります。
社内で絶対に変な想像や疑いを持たれるような体裁をとってはいけません。
人間はかなり嫉妬深く、「いつも会社のカネで飲み食いしていいな」とか
アドミン担当から「いつも飲みに行ってる」とか、余計な噂を流されることを
避けなければならないのです。
それを避ける一番いい方法は、売上を上げまくり、稼ぎまくることです。
ただ、そういうわけにもいかないでしょうから、先ずは体裁をキチンとした決裁の
申請と承認（依頼）をすることを心がけましょう。
その話につながってきますが、交際費の申請のコツとしては、必ず事前に出しておくことです。
使っても使わなくても出しておいた方が良いです。
今日、お客さんとの打ち合わせが17時から入っている。今年も暑いから
もしかしたら、終わった後に暑気払いにビアガーデンに行こうとかなるかもって
ピンときたら、とりあえず申請をしておきましょう。
店名はわからなくても、その他は書けます。値段もおおよそで良いので
ビアガーデンなら1人5,000円とかエイヤーで決めて書いておきます。
事前に出しておけば、使わなければ後日、上司や経理に「使いませんでした」と
一言伝えればOKです。また、結果、ビアガーデンではなく、ちょっと高級な
ところにいったので、1人5,000円ではなく1万円だったとしても、修正や再度
出して承認を貰うことは出来ます。
しかし、事前に出していないと面倒です。事後は兎に角避けるようにしましょう。
これはあくまで決裁ですので、事後、というのは最も避けるべきことです。
立て替え払いだとしても会社の金を承諾なく、結果として勝手に使ったということになります。
これはマズい。
交際費という性格上、突発的に起こることも会計的には理解出来ます。
しかし決裁と考えると、事後になることは最も避けるべき事態ですので、
先読みをして事前に申請をして了承をとっておきましょう。
つづく
交際費の決裁文書に記入する必要な事項は、次のような感じですが、
結構細かく色々と書く必要があります。これは会社が細かいのではなく、国税庁のルールが細かいのです。
国税庁も交際費は、勝手に会社のカネで飲み食いしてないか？ということろを一番疑います。
業務上本当に必要で使っているのかをチェックしますので、ちゃんと書くようにしましょう。
１．実施日時（何時から何時まで）
２．実施場所（店名・住所・電話番号）
３．先方の出席者全員の名前（会社名・役職・氏名）
４．当方の出席者全員の名前（役職・氏名＋社員番号）
５．先方との関係性（顧客、Aヨミ、パートナー等）
６．想定合計金額と一人あたりの金額
７．支払い方法（立替え：カード・現金、請求書払い）
８．実施の目的
９．実施後にミニッツ（書く会社もあります）
１〜7は、それほど考えずに事務的に決まってくるかと思います。
６の金額は、事前に出しているので、正確な金額は当然わかりませんが、当日
お酒をだいぶ飲んでしまって、高くなるということもありますので、金額は多めに
余裕を持って出しておきます。実施金額がかなりオーバーすると、
再提出ということもありますので、メニューなどから事前にちゃんと推測しておきましょう。
そして、一人あたりの金額も忘れずに書かなければなりません。
これは先方と当方の人数を合計金額で割れば良いだけですので簡単ですが以外と重要です。
もしこの一人あたりの金額が5,000円以下に抑えられたりすると
「損金算入」が出来ます。費用、必要経費として扱うことが出来ます。
その分、費用計上出来る訳ですから、売上から引かれて、会社が払う税金も少なくなることに
なります。
5,000円を超える場合は、課税対象になりますが、資本金が1億円以上か
以下かで扱いが変わります。このあたりは国税庁のホームページで確認してください。
8の実施の目的ですが、接待だから「接待です」とは書きません。大人なので。
「当社の顧客であるA社の意志決定のキーパーソンである、購買部長の●●様と
次年度の取引についての意見交換と懇親を目的に実施する」
とか書きます。大人なので。
これらの項目をキチンと書いておくのは交際費を使う上で大事なのですが、それは先述した
国税庁の対応という話もありますが、社内の目も気にしたほうが良いという理由もあります。
社内で絶対に変な想像や疑いを持たれるような体裁をとってはいけません。
人間はかなり嫉妬深く、「いつも会社のカネで飲み食いしていいな」とか
アドミン担当から「いつも飲みに行ってる」とか、余計な噂を流されることを
避けなければならないのです。
それを避ける一番いい方法は、売上を上げまくり、稼ぎまくることです。
ただ、そういうわけにもいかないでしょうから、先ずは体裁をキチンとした決裁の
申請と承認（依頼）をすることを心がけましょう。
その話につながってきますが、交際費の申請のコツとしては、必ず事前に出しておくことです。
使っても使わなくても出しておいた方が良いです。
今日、お客さんとの打ち合わせが17時から入っている。今年も暑いから
もしかしたら、終わった後に暑気払いにビアガーデンに行こうとかなるかもって
ピンときたら、とりあえず申請をしておきましょう。
店名はわからなくても、その他は書けます。値段もおおよそで良いので
ビアガーデンなら1人5,000円とかエイヤーで決めて書いておきます。
事前に出しておけば、使わなければ後日、上司や経理に「使いませんでした」と
一言伝えればOKです。また、結果、ビアガーデンではなく、ちょっと高級な
ところにいったので、1人5,000円ではなく1万円だったとしても、修正や再度
出して承認を貰うことは出来ます。
しかし、事前に出していないと面倒です。事後は兎に角避けるようにしましょう。
これはあくまで決裁ですので、事後、というのは最も避けるべきことです。
立て替え払いだとしても会社の金を承諾なく、結果として勝手に使ったということになります。
これはマズい。
交際費という性格上、突発的に起こることも会計的には理解出来ます。
しかし決裁と考えると、事後になることは最も避けるべき事態ですので、
先読みをして事前に申請をして了承をとっておきましょう。
つづく