あの「ホリエモン」さんの本。僕はライブドアといえば最初の無料プロバイダーってイメージが強かったんだけど(ホントに業界初だったかどうかは知りません。あくまでも私の認識の問題。)、今やライブドアといえば堀江社長個人の名前が浮かぶ。
その堀江社長が、ライブドア急成長の秘密=最低限やるべきことは「無駄を排除」=「電子メールの徹底活用」ということで、その電子メール活用の具体的なノウハウを書いたのが本書だ。
3章に別れていて、第1章は「日報メール」第2章が「会議メーリングリスト」、そして第3章が「実践メールテクニック(管理術)」となっていて、これらがすなわち「3つの秘密兵器」だ。
【第1章】
はいわゆるメールマナー的なことも含めてオーソドックスなメール活用法を解説している。オーソドックスと言っても実際に紹介してあるライブドアにおけるメールシステムは、恐ろしげな「日報メールがそのまま労務管理と原価計算に連動している」というものだ。仕事のスピード感が違うね。こういうトップ企業で働くサラリーマンの労働生産性って桁違いなんだろうなぁと思う。
語録1「メーリングリストなどでやりとりしていると、ケンカはどうしても避けられないものである。」「ケンカが起きてしまった時に、どう対処するか」「直接会ってこい」
だって。名言だと思う。
語録2「長文メールは早めに直させよう」「簡潔に文章をまとめる能力とか、情緒的な部分を排して事務的に書く能力」
だって、○○課長に聞かせてやりたい。
「メールでの指示は具体的かつ箇条書きで」
ホントそうしてくれよって思う。
語録3「返信メールはすぐ書こう」「決まってから返事をした方が確実だ、という考え方は、間違っている」
そうなんだよ、メールってそういうツールなんだよ。私はこういうところかなり苦手。先日もある方から著書を贈っていただいたのに「読んでからお礼のハガキを出そう」と思いつつ、そのままほったらかしになってる、いかんなぁ。著書がオンライン書籍だったら「取りあえずメールでお礼」ってできたかも、なんちゃって。
【第2章】
は、「会議メーリングリストは会議の99%を不要にする」という大胆なタイトル。僕も以前から、地方ではみんなお互いに遠くに住んでいてなかなかコミュニケーションが取りづらいからメーリングリストって絶対活用すべき!と考えていた。一度ある講座のスタッフでヤフーグループを使ったことがあるけど、やっぱ使い方が未熟で失敗した経験がある。今考えてみるとヤフーグループ側のシステムも当時はまだ使い勝手が悪かった気がする。
語録4「ML(メーリングリスト)による進行を円滑にするためには、まず最初のキックオフミーティングが非常に大切」
キックオフミーティングとは、顔合わせ。MLに参加する人が最初に一度実際に顔を合わせじっくりと話し合うことで、その後のMLでのフランクなやりとりが可能になるとのこと。これ結構ポイントかも…。
語録5「決定事項は必ずメーリングリストで流し、出席者も欠席者も全員が情報を再度確認」
要は必ず議事録を回すということ。
語録6「会議の大半をメーリングリストに移してしまうことは可能」と一方で書きつつ、「メールは強力なツールだが、万能ではない。最大の欠点は、時間共有ができないことだ。」
というデメリットもキチンと指摘しているところがスゴイ。僕が前回ヤフーグループで失敗したのもこんな点がネックになっていたのかもしれない。
語録7「インスタントメッセンジャーはもっと活用されていい」
わざわざキーボードでやりとりするのもなぁと思ってこれまで使ったことがなかったのだが、この本を読んで一度使ってみたいと感じたのがこのインスタントメッセンジャーだ。
(1)リアルタイムで複数の人間がやりとりできるし、
(2)すぐに反応が返ってくるのでかなりフランクに書くことが許されるはず。
(3)ログが残るので、参加者がどんなやりとりをしていたのか議事録が残る、
という点から、先程のメーリングリストの欠点を補強するツールとして大変有効だろう。ただし、これを実現するには、参加者がブロードバンド接続していることが前提だろうけど、僕の仲間達のインターネット接続環境はどうかなぁ…。
また
「必要に応じて複数のメーリングリストを使い分ける」というのも参考になった。例えば手話通訳士仲間のML、手話通訳士養成講座スタッフのML、地元の手話奉仕員養成講座のMLなどそれぞれに必要な範囲で細かく分けることによって、情報の錯綜というか関係のない情報が外部に流出することを防ぐことが重要だ。
【第3章】
は、具体的なメール受信のテクニックなどを詳しく紹介している。
(1)いわゆるフィルタリングで受信メールを自動的に仕分けさせる。
(2)キーボードショートカットを活用して操作スピードをアップさせる。
(3)10秒で返信できるメールはどんどん先に処理。
(4)じっくり検討するメールは「受信トレイ」に戻し入れ、「受信トレイ」をToDoリストとして活用する。
(5)スケジュール管理にも「リマインダー機能」でメールで知らせるようにできる。
(6)メールマガジンで情報収集
これらのノウハウには市民運動でも大いに活用できるテクニックがたくさんある。特にMLで会議を行うことはもっともっと検討されていいのではないだろうか。