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会員向け講義をZoomで開催

2020-07-27 10:52:51 | 日記
 弊社のペット見守り製品「monipet」をご利用いただいているお客様より、動物の呼吸器の勉強会をリモートで開催したいというお話をいただきました。
この勉強会は、普段は会議スペースなどを借りて開催していたのですが、やはりコロナ禍のため集まることができず、Zoomを利用しては、という話になりました。

 普段よりリモート講演の支援などを仕事としているわけではないのですが、一応お客様よりはITに慣れているということもあり、我々がZoomのホスト役として勉強会を開催することになりました。2時間くらいの講演ですが、色々注意点がありましたので、その対処を記したいと思います。

【参加者数は150人くらい】
 Zoomの月額2,000円のプロプランは100人までしか参加できません。ですので、さらに月額6700円を支払うことで500人まで参加可能にする「大規模ミーティング」アドオンを追加購入しました。
 こういった講義形式は、Zoomの「ウェビナー」機能を購入すると、より講義に沿った機能を提供してくれるようなのですが、この機能を試す時間があまりなかったのと、100人を超えて「ウェビナー」機能を利用すると高額になることより、今回は見送ることにしました。

【有料の会員以外は参加できてはならない】
 お金を支払ってくださる会員の方だけに、講義をお受けいただけるようにしないといけません。ですので、Zoomの「参加登録」機能を有効にし、Zoomミーティングに参加するための情報(URLやミーティングIDなど)を入手するために、参加希望の会員の皆様へ必ず参加登録を実施していただくことにしました。
 参加登録機能を有効にすると、そのミーティング用に参加登録用画面とURLが自動で用意され、参加者はそこにアクセスして名前やメールアドレスなどを入力して送信します。管理者側はその登録依頼を受け、Zoomポータルサイト上で承認します。すると、参加者へ自動でZoomのURLやミーティングID等の情報がメールで送信されます。
 例えば、会員リストにない名前やメールアドレスで参加登録があれば否認し、ZoomのURLを知らせないようにします。
 何等かの方法で参加者へ送信されたメール内のZoomのURLが第三者に渡ってしまうと、その人になりすまして参加できてしまいます。
 このなりすましすら防ぐ方法として、参加者全員Zoomのアカウントを取得していただき、アカウント上で本人確認できていないと参加できないようにすることも可能なようですが、やはり150人全員にZoomアカウントを取得いただくのは手間と考え、そこまでは制限しないようにしました。

【開始直後に参加者全員ミュート解除禁止】
 基本的に、参加者は司会者の許可がない限り発言できないように予めお知らせしてあります。ですが、Zoomの操作を誤ってミュートを解除し、講演中に雑音が入ってしまう可能性があります。ですので、ミーティングが始まるとまず最初にホスト役が「参加者全員ミュート解除禁止」の設定を行います。1操作を行うだけで済みます。参加者ひとりずつ操作を行う必要はありません。

【映像の表示は原則禁止】
 参加者同士は知らない人である場合がほとんどですので、プライバシーを守る必要があります。ですので、自身の映像表示はしないように参加者へお知らせしています。参加時に映像表示しないようにホスト側で制御できるものの、ミュート解除禁止のように参加者全員に映像表示禁止にする機能はないようですので、もし映像表示されている参加者がおられれば、ホスト側で強制的に非表示にするようにしています。

【参加者による共有画像への書き込み禁止】
 講演中に参加者のいずれかがこれをやってしまうと、全員にその書き込みが共有されてしまいます。Zoomの設定で予めできないようにしておくことができます。同じように、ホワイトボードの利用も禁止にしました。

【質疑応答のルール化】
 登壇者の方がひととおり発表を終えると、質問がないかと参加者へ聞きます。ここで、質問のある参加者の方にはZoomの「手を挙げる」ボタンを使って挙手してもらいます。すると、手を挙げた方がZoomの参加者リストの上部に移動するので、登壇者が挙手された方の中からおひとり選んで名前を呼びます。
 ホスト役はその名前を聞き、その参加者のミュートを解除します。(登壇者は会の進行に集中するので、基本的にZoomを操作しません)これで登壇者と指名された参加者のひとりとだけで質疑応答できるようになります。
 ひととおり終わると、ホストから参加者をミュートにし、手を下げるようにします。
 質疑応答中は手を下げません。手を下げてしまうと参加者リストの上部に表示されなくなり、150人の参加者リストからミュートするひとりを選ばなくてはならなくなるからです。

【複雑な読み方の参加者にふりがなを設定】
 質疑応答のときに、登壇者が参加者の名前を正しく読み上げることができないのは、参加者へ失礼です。
 ですので、読み方が複雑な方には、ミーティングに参加された状態のときにホストから「名前の変更」機能を利用して、参加者の名前にふりがなを追記します。
 ミーティング開始前にホスト側でふりがなを設定したいところですが、できないようです。

【共同ホスト】
 Zoom会議中にホストしかできないZoom操作は、ひとりでは大変です。自身の映像を表示していないか、ふりがなを振るべき参加者が参加しているか、他チャットで参加者から質問が来ていないかなど、当会であれば150人の参加者を複数人で監視しないと対応できません。
 Zoomでは共同ホストという機能があり、ミーティングを開催したアカウント以外でもホスト機能を使える者として設定することができます。
 当会ですと、登壇者を含めて約7名を共同ホストとしています。

【共同ホスト間ホットラインZoom】
 何かミーティング中にトラブルが発生したときなどで状況を共有するため、もうひとつ別のZoomアカウントで同時間帯に開始する、共同ホスト間ホットラインZoomミーティングを設定しています。基本的には、会のZoomを操作するPCとは別の端末(スマホなど)でもうひとつZoomミーティングを開始し、概ね音声のみでホスト同士で通話するようにしています。
 こちらも、メインの会と同じ時間ミーティングを開催状態にしないといけませんので、2,000円のプロアカウントを別購入しています。

【投票(アンケート)機能はいったん保留...】
 Zoomにはアンケートをとる投票機能があります。選択式の質問項目を10個まで作ることができ、そのアンケートを1つの会議で複数取るようにもできます。
 しかも開催時間中、いつでもアンケートを取ることができ、その場で集計して、結果を参加者へすぐご覧いただくようにもできます。匿名かどうかも制御可能です。このタイミングで質問Aのアンケートを依頼して結果を公開、別のタイミングで質問Bのアンケートを依頼して結果を公開、ということもできますし、会議全体の最後に質問AとBのアンケートに答えてもらってから退出お願いします、もできます。
 会議が終わったあとに、ZoomのWEBポータルサイトにて、集計結果をCSVなどでダウンロードすることも可能です。
 ですが、このZoomのアンケートは選択式しかなく、記述で応えていただくことはできません。やはり記述での回答はほしいということで、今回はいったん保留にしました。Googleなど、別のサービスでアンケートをとることも可能なようですが。
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 他にも色々ありますが、代表的なことを明記しました。講義形式に特化したZoomの「ウェビナー」機能を利用すると、よりスムーズに事前準備や進行ができるかもしれません。機会があれば試してみたいところです。
(酒井)

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