細かく修正するよりも、基本だけを修正してコピーし直す方が早い

【往復ハガキも　「はりの助」】

３月２５日の「曜日の表示方法」から前回までで、年間の曜日の表をについて説明してきました。
１ヶ月分だけを作成して、残りの１１ヶ月分はそれをコピーして、必要な箇所だけを変更することでかなり手間が省けました。
でも途中で数式や表示方法を何度も変更したので、その度に全ての月への変更が必要になりました。

見本を見ながらそっくり同じに作る場合は問題ありません。
しかし自分で考えながら作る場合には、内容が伝わりやすく、また見やすい文書にする工夫が必要です。
そのために作成中に修正をすることはよくあると思います。

特にエクセルで表を作成する場合には、数式が間違っていたり、より効率的な数式にするための修正作業も考えられます。
これまでの説明では、そのような状況を意図的に作ってきました。
そのために何度も修正をしたわけですが、その修正が効率的になる方法も説明しました。
そのような考え方を知ってもらうのがこのブログの大きな目的です。

それでは今回の曜日の表を作成するのに最も効率的と思われる考え方を紹介します。
３月２５日からこれまでの過程を振り返りながら読んでください。

１ヶ月分を作成してコピーすることは変わりませんが、まず最初の１ヶ月分をしっかり検討して作ることです。
当たり前のことですが、ついつい先を急いで失敗することがよくあります。

コピーするときには手順をよく検討します。
４月を作成して、それを１１ヶ月分コピーすると失敗です。
今回の方法では４月の「月」や「年」のセルは数式ではなく、直接値を入力しています。
そのために、この時点ではコピーしたら月が自動で翌月になることと、最初の年を変更すると全ての年が更新される仕組みになっていないからです。

まず５月分だけをコピーして、必要な箇所に数式を入力します。
それをコピーして残りの１０ヶ月分を作成します。

それから１月の数式を修正します。
この時の１月の表は月が「１３月」で、年は１２月までと同じになっているからです。
今回は１月の「年」と「月」のセルを修正すれば２月と３月も正しい値になります。

ここからがポイントです。
この後にまた修正が必要になった場合は、各月を細かく修正するのが良いのか、それともコピーし直すのが良いのかを判断します。
コピーし直す場合は６月から３月までは一度削除します。
そして、５月(必要に応じて４月も)を修正してコピーし直します。
各月を修正するよりも、この方法の方がミスが減ると思います。

ただし、前回までに作成した方法では４月と５月の両方と１月の修正も必要になります。
次回に４月だけを修正して、それを１１ヶ月分コピーするだけで良くなる方法を紹介します。

「レイアウトワープロ はりの助」公式ホームページ

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