One-Leg Playerの奮闘記

障害を持っていても松葉つえ1本でいろんなスポーツにチャレンジしています。

業務日誌の上手い使い方。

2016-12-22 16:32:38 | 業務の効率化

人数が限られた中で業務をこなす際に、この業務日誌を上手く利用することで業務の効率化ができ便利ですよ。

ほとんどの仕事の性質を見ていると、同じことの繰り返し、・1日単位の仕事、・週単位の仕事、・月単位の仕事、・年単位の仕事だったりと、先月と同じような仕事を今月も行っていたり、昨年と同じようなイベントを今年も行っていたりするワケで、若干付け加えたり修正も行ったりします。

同じことを繰り返している仕事の性質上、はじめは覚えることが多くて大変です。しかし、そこで経験したことを業務日誌(仕事上の記録)に書いておくと2回目以降はとても楽ですよ。

1日単位や週単位の仕事は覚えていても長期の年単位となると忘れてしまうことがあります。それと、はじめの内は覚えることが多くて記憶するだけでパンクしそうになります。そうならない為に書き止めて置くことが大切なのです。書くのが面倒だったら、スマホのボイスメモに一時的に録音しておき、後でまとめて書くのも一つの方法です。

そこで、おススメなのがExcel(エクセル)で業務日誌を付けることです。
メリットは、思い出しに検索機能やオートフィルタ[▼](自動的に絞り込んでくれる機能)が使えるところです。

例えば、項目をタイトル・投稿日・カテゴリ・業務内容などで作成し、タイトルや業務内容の中で探したい項目があるとき、Ctrl+Fキーを押すと検索の画面が起動し、文字列に入力して検索ボタンを押すと、その項目へ飛びます。また、投稿日やカテゴリのオートフィルボタンを押すと絞り込みが出来ます。

私のブログ記事も右上にある「検索」の枠と「このウェブ内で」の枠があり、これで過去の記事を抽出することが可能で思い出すのに使っています。
下の表はあくまでも参考例です。投稿日にはIF関数やVLOOKUP関数が入っていて、列の数字だけカテゴリ3・記事内容4も変更して下さい。
※投稿日のセルB3に半角で=IFERROR(VLOOKUP($A$3,テーブル1[[タイトル]:[記事内容]],2,0)," ")、また、テーブルで範囲設定するのは、新しいデータを入力するたびに範囲設定するのが面倒だからです。

参考までにテーブルの作り方を分かりやすく説明したサンプル画像をご紹介しておきます。

 

 

 

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