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神奈川県中央会では、3つのテーマ(「経営革新情報」、「ビジネスITスキル情報」、「労務管理情報」)による専門家の記事を載せています。

本日は、「ビジネスITスキル情報」をテーマとした株式会社インプルーブ キャリアデザイン 代表取締役 石川紀代美氏の80回目の記事となります。
今回のテーマは、「仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(便利な操作)」です。

なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(クイックアクセスツールバー)
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ビジネスITスキル情報 第80回
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編


 仕事には欠かせないExcelには、色々な便利な技があります。これまでにもExcelの便利な機能をご紹介してきましたが、作業の効率化を極めることは、作業時間の削減にもつながります。
 今回は、Excelの基本操作ですが意外と知らない方もいるのでは…という技をご紹介します。


データの入力をするセルが決まっている時は、最初に範囲選択!
 通常、「Enter」キーを押すと、アクティブセルは下に移動します。ただし、次の列にデータを入れようとする時は、マウスでクリックしたり方向キーでアクティブセルを目的の所に移動したりしなければいけません。
 あらかじめデータを入力したいセルを範囲選択してからデータを入力すると、選択した範囲の中でアクティブセルが移動し、データを効率よく入力することができます。

 範囲選択をした時、アクティブセルの移動に使うキーは次のように決められています。マウスでクリックしたり、方向キーを使用したりすると範囲選択が解除されてしまいますので、注意してください。

・下へ移動 ・・・ 「Enter」キー
・上へ移動 ・・・ 「Shift」キー +「Enter」キー
・右に移動 ・・・ 「Tab」キー
・左へ移動 ・・・ 「Shift」キー +「Tab」キー


数式のコピーや連続データは「ダブルクリック」で一瞬に!
 通常、数式をコピーしたり連続データを入力したりする時は、アクティブセルのフィルハンドルにポインタを合わせ、黒十字に変わったらドラッグをしていきます。ただ、その数が多いと最後のセルまでたどり着くまでに時間がかかります。
 そんな時、ドラッグではなく「ダブルクリック」をすると、左または右にあるデータのところまで、一瞬でコピーしたり連続データを入力したりすることができます。


<コピーの時>



<連続データの時>


 その他にも、やっぱり知っておかないといけないのがショートカットキーですね。過去のブログにも書きましたが、次のショートカットは覚えておくと、作業効率はグッと上がります。

・コピー  「Ctrl」キー +「C」キー
・貼り付け 「Ctrl」キー +「V」キー
・切り取り 「Ctrl」キー +「X」キー
・元に戻す 「Ctrl」キー +「Z」キー
・上のセルと同じデータを入力 「Ctrl」キー +「D」キー
・今日の日付の入力 「Ctrl」キー +「;」キー
・上書き保存 「Ctrl」キー +「S」キー

 今回ご紹介した内容で、皆さんのパソコン作業がちょっとでも効率よくなっていただければ嬉しいです。



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