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神奈川県中央会では、3つのテーマ(「経営革新情報」、「ビジネスITスキル情報」、「労務管理情報」)による専門家の記事を載せています。

本日は、「ビジネスITスキル情報」をテーマとした株式会社インプルーブ キャリアデザイン 代表取締役 石川紀代美氏の82回目の記事となります。
今回のテーマは、「仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(表示形式 その1)」です。

なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(置換機能)
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ビジネスITスキル情報 第82回
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編

Excelを使用していると、表示形式に悩まされることがあります。表示形式とは、セルに入力されているデータや数式の結果の表示(見た目)の形を変えていくことをいいます。代表的な表示形式として、桁区切りスタイル(カンマ)があります。

数値データを入力する際、カンマも一緒に入力するのは手間がかかるため、カンマなしでデータを入力します。しかし、そのままだと桁がわかりにくいため、【ホーム】タブの[数値]グループにある<桁区切りスタイル>ボタンをクリックして3桁ごとのカンマを表示させます。

実際のデータは「1000000」と入力していますが、「1,000,000」と表示されます。カンマを表示させることにより、桁がわかりやすくなります。

基本的には、見た目がわかりやすくなりとても良い機能です。でも、時にはこの表示形式が勝手に設定され、厄介なことが起きることもあります。

何も入力されていないセルの情報はまっさらな状態です。そこに日付を入力すると、自動的に日付の表示形式が設定されます。

私たちは、データを「Deleteキー」で消去しますが、「Deleteキー」で消すことができるのは、セルに入力されているデータだけで、表示形式などの書式は「Deleteキー」で消されることはありません。(日付を入力した表示形式は「日付」のままです。)

そこに、数値の「1」を入力すると…。表示形式がそのまま残っていて、日付の表示になってしまいます。

これを、入力したままの数値データ「1」にするには、【ホーム】タブの[数式]グループにある「数値の表示形式」のボックスをクリックします。

表示された一覧から「標準 特定の形式なし」をクリックします。

すると、設定されていた表示形式が解除され、入力したままの数値データ「1」に戻すことができます。

このように、書式は「Deleteキー」では消すことができないため、表示形式が残ってしまうことがあります。その時は慌てず、何も設定されていないきれいな状態(標準)に戻すことによって改善されます。

表示形式を知ることにより、対応できる場面が色々とあります。次回はもう少しこの表示形式について詳しくご紹介していきたいと思います。



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