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神奈川県中央会では、3つのテーマ(「経営革新情報」、「ビジネスITスキル情報」、「労務管理情報」)による専門家の記事を載せています。

本日は、「ビジネスITスキル情報」をテーマとした株式会社インプルーブ キャリアデザイン 代表取締役 石川紀代美氏の81回目の記事となります。
今回のテーマは、「仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(置換機能)」です。

なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(便利な操作)
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ビジネスITスキル情報 第81回
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編

Excelでデータを他のデータに置き換える時に便利なのが「置換(ちかん)」機能です。

例えば・・・

・担当者がAさんからBさんに変わったので、Aさん名前が入力されているデータをBさんの名前にすべて変えたい
・2018年と書かれたデータをすべて2019年に直したい
・入力する人によってスペースキーで間を空ける人、空けない人がいてデータの表記がバラバラなので、いらないスペースを削除したい

など・・・

今までデータを変えたい時に時間をかけていたものが数分で処理することができるようになります。いくつかの例を挙げて置換機能をご紹介します。

置換のダイアログボックスを出すには、【ホーム】タブの[編集]グループにある<検索と選択>ボタンをクリックし、表示された一覧から「置換」をクリックします。また、ショートカットキーとして「Ctrl」+「H」でも出すことができます。


データの文字列を置換する

担当者の名前を変更したい、2018年のデータを2019年に直したいなど同じデータの文字列などを違うデータに変更することができます。ここでは、「担当者」の「須藤」を「木村」に置換してみます。

① 変更したいデータが入っている列を選択し、置換ダイアログボックスを表示します。

② [検索する文字列]のボックスに元のデータ(ここでは「須藤」)、[置換後の文字列]のボックスに置き換えたいデータ(ここでは「木村」)を入力し<すべて置換>ボタンをクリックします。

③ 置換結果のボックスが表示されるので<OK>ボタンをクリックし、ボックスを閉じます。

④ データを置換することができます。

 


スペースキーを押して入っているスペースを削除する

データの中に入っているスペース(スペースキーを押して入力したもの)を削除したい時も置換を使うと一瞬で行えます。

ここでは、[商品名]に入っているスペースを置換を使って一気に削除します。

① 変更したいデータが入っている列を選択し、置換ダイアログボックスを表示します。

② [検索する文字列]のボックスにスペースキーを押してスペースを入れます。[置換後の文字列]のボックスには何も入力せず<すべて置換>ボタンをクリックします。

③ 置換結果のボックスが表示されるので<OK>ボタンをクリックし、ボックスを閉じます。

④ 商品名の中にあったスペースを一気に削除することができます。

このように、ひとつひとつデータを手入力で直すのではなく、置換機能を使うことによって、時間をかけずにデータを直していくことができます。ぜひ試してみてください。



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