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神奈川県中央会では、2つのテーマ(「ビジネスITスキル情報」、「労務管理情報」)による専門家の記事を載せています。
本日は、「ビジネスITスキル情報」をテーマとした株式会社インプルーブ キャリアデザイン 代表取締役 石川紀代美氏の91回目の記事となります。
今回のテーマは、「Withコロナ・Afterコロナ時代に対応するためのICT活用3」です。

なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!

「Withコロナ・Afterコロナ時代に対応するためのICT活用2」
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ビジネスITスキル情報 第91回
Withコロナ・Afterコロナ時代に対応するためのICT活用3

 

 今回も引き続き、新しい仕事の進め方としてのICT活用法についてご紹介していきます。

 前回は、議事録として使用できるWebビデオ会議ツール「Zoom」の自動録画機能とホワイトボード機能についてご紹介をしました。今回は、会議資料の共有方法についてご紹介していきたいと思います。

 

事前に資料を配布する>

 会議で使用する資料を事前に配布する時、今までは印刷物で配布をしたり、メールに資料を添付して送ったりしていたと思います。Web会議開催での資料の配布や今までの作業を簡素化するためにも「クラウド」を利用してみてはいかがでしょうか。

 定期的な会議であれば、毎回印刷をする手間、メールで資料を送る手間がありました。クラウドを利用すれば、所定の場所に会議資料を保存しておき、会議前に参加者が所定の場所から資料をダウンロードすることにより、効率よく資料を配布することができます。

 今回は「Dropbox」でご紹介していきますが、「Googleドライブ」や「OneDrive」でも項目名の表現は多少違いますが、操作はほぼ一緒です。

 

 ①会議資料を保存しておくために、新しいフォルダーを作成しておきます。そのフォルダーアイコンの上で右クリック し、表示された一覧から「Dropboxリンクをコピー」をクリックします。

 

 

 ②クリップボードにフォルダーの保存先のURLがコピーされます。これをメールなどで連絡します。参加者はそのURLを クリックし、資料をダウンロードします。

 

 次の会議からはこのフォルダーに資料ファイルを保存し、皆さんはメールで送られてきたURLを次回からも使うことができます。

 

リアルタイムで画面に表示する>

 「Zoom」には、画面共有機能があります。この機能を活用すると、WordやPowerPointで作成した資料などを、画面に表示して説明することができます。「Zoom」で画面を共有するには、事前に表示させる資料などを開いておくことにより、スムーズに画面に表示させることができます。

 

 ①Web会議を始める前に、表示させたいファイルを開いておきます。PowerPointの資料を表示させたい時は、事前にス ライドショーを実行しておきます。(表示させる資料は複数開いて用意しておくことができます。)

 ②画面の下に表示されている「画面を共有」ボタンをクリックします。

 

 ③表示された一覧から表示させたい画面を選択し、「共有」ボタンをクリックします。
 (この例では、PowerPointのスライドショーを選択しています。)

 

 ④参加者全員に資料を表示させることができますので、PowerPointであれば、クリックや「Enterキー」でスライドの表 示を進めていきます。

 

 最初は戸惑うこともあると思いますが、操作自体は簡単ですので是非利用してみてください。これからの仕事の幅が広がっていくと思います。

 



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