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神奈川県中央会では、3つのテーマ(「経営革新情報」、「経営に関する法律情報」、
「ビジネスITスキル情報」)による専門家の記事を掲載しています。

本日は、「経営に関する法律情報」をテーマとした法律事務所 佐(たすく)
弁護士 佐々木光春氏の19回目の記事となります。
今回のテーマは「契約書管理のコツ(その1)」です。
なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!
取引先が破産したときの対応(その2)
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経営に関する法律情報 第19回



契約書管理のコツ(その1)



本ブログでは、契約書の重要性についてお話ししてきました。


細かい取引でも逐一契約書を締結していくと、いつの間にか締結した契約書が膨大な量になりますので、その管理だけでも大変なものとなります。
そこで、今回と次回は、契約書管理のコツについてお話ししたいと思います。


契約書の管理については、第一に「誰が保管するか」という問題があります。
しばしば見られるのは、契約書調印までの折衝を行った担当者や担当者の所属部署が、
それぞれが担当した取引に関する契約書を個別に管理するという方法です。

契約締結までの折衝を行った担当者とその後の取引関係の担当者は同じであることが多く、
契約書を確認する機会が多いのも当該担当者であることが通常であるかと思いますので、
利用頻度の高い場所で契約書を保管するという意味では、この方法にも合理性があります。
 

もっとも、このような方法で契約書の管理を行っている会社の場合、私たちが相談を受ける際に契約書の持参をお願いしても、
「どこで契約書を保管しているか今すぐには分からない」「担当者に聞かないと分からない」などと言って
すぐに契約書の確認ができないことがあります。

また、一般的な中小企業においては、契約書の内容について疑義が生じたり、トラブルになることは多くなく、
担当者が契約書を確認しなければならないような状況自体がそれほど多くないのが通常ではないかと思います。


このような観点からすると、社内全体での「探しやすさ」を重視して、
契約書の管理は法務を担当する部署などで一元的に行うのが一つの方法と言えます。

また、会社は社員の入れ替わりがありますので、契約書の管理を個人に依存しない体制を作ることが重要となります。
データベースやエクセルなどで、取引先や契約締結日、契約の有効期限などを一覧できる体制にしておくのが理想です。
一般的な中小企業では時間や費用の観点からそこまでできないというのが実情かと思いますが、
契約書を取引先の名称ごとに50音順に並べてファイリングしておくだけでも契約書の検索性は格段に高くなります。


契約というと内容にばかり目が行きがちですが、
いざ契約書が必要という時に「見当たらない」ということがないよう、会社全体で契約書の管理体制を整えることが重要なのです。





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法律事務所 佐(たすく)
 弁護士 佐々木 光 春

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