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神奈川県中央会では、2つのテーマ(「経営革新情報」、「ビジネスITスキル情報」)
による専門家の記事を掲載しています。

本日は、「ビジネスITスキル情報」をテーマとした株式会社インプルーブ
キャリアデザイン 代表取締役 石川紀代美氏の66回目の記事となります。
今回のテーマは、「仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(フラッシュフィル)」です。

なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!
Windows Vista とOffice2007のサポート終了について

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ビジネスITスキル情報 第66回

仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excel編(フラッシュフィル)



私たちが業務やプライベートで使用しているパソコンには、パソコンを動かすために必要なOS(オペレーティングシステム)が搭載されています。

そのOSには、マイクロソフトからサポートされる期間がそれぞれ設定されています。

サポート期間中には、パソコンにインストールされているソフトウェアの不具合や、セキュリティの脆弱性(弱点)を修正するため、定期的に更新プログラムが提供されています。


「フラッシュフィル」とは、データの規則性を見つけ出して、1つ目のセルにパターンとなるデータを入力しておくと、そのパターンを解析して自動的にデータを入力することができる機能です。

「フラッシュフィル」を利用すると複数のデータを1つにまとめたり、1つのデータを複数に分割したり、統一性のあるデータに変換したりすることができます。

今回は、この「フラッシュフィル」について利用例も含めてご紹介していきます。



<利用例1>
「氏名」から苗字と名前を抜き出す。


① 「姓」の1行目のセルに1人目の苗字を入力します。

そのまま【データ】タブの[データツール]グループから<フラッシュフィル>ボタンをクリックします。






② 1つ目に入力した規則を元に、苗字だけが抜き出されて入力されます。同様の操作で名前も抜き出せます。




※自分の意図とは違ってうまくいかない時もあります。

この例だと姓と名の間にスペースが無い時は、左から2文字というような規則としてデータを入力してしまいます。



<利用例2>
「姓」と「名」を1つにまとめる



① 「姓」の1行目のセルに1人目の苗字を入力し、【データ】タブの[データツール]グループから<フラッシュフィル>ボタンをクリックします。






② 1つ目に入力した規則を元に、姓と名を1つにまとめた氏名が入力されます。

(間にスペースを入れていれば、きちんとスペースで間をあけることができます。)






<利用例3>
データの一部を削除する



① 「TEL」の1行目のセルに1人目の「自宅TEL」に入力されている電話番号をハイフン無しで入力します。

(文字列にする時は先頭に「’(シングルコーテーション)」を入れます。

【データ】タブの[データツール]グループから<フラッシュフィル>ボタンをクリックします。







② 1つ目に入力した規則を元に、ハイフンを削除した電話番号が入力されます。





この「フラッシュフィル」は万能ではありません。

Excelが規則性を見つけて自動的に判断するため、データによってはうまくいかない時がありますが、少しでも早くデータ加工の仕事を終わらせたいという方は、是非使ってみてください。



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