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神奈川県中央会では、3つのテーマ(「経営革新情報」、「ビジネスITスキル情報」、「労務管理情報」)による専門家の記事を載せています。
本日は、「ビジネスITスキル情報」をテーマとした株式会社インプルーブ キャリアデザイン 代表取締役 石川紀代美氏の86回目の記事となります。
今回のテーマは、「仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excelのビジネス文書をWordに変換する」です。

なお、前回のブログを見逃した方はこちらからご覧いただけます!

Windows10 USBなどのハードウェアの安全な取り外しについて

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ビジネスITスキル情報 第86回
仕事の効率を高めるパソコンの小技 Excelのビジネス文書をWordに変換する

 

 皆さんはWordとExcelをきちんと使い分けていますか?

 

 受講生の方から「うちの会社の書類はほとんどExcelで作られていて、印刷をしたら文字が欠けていたり、文字を追加したら崩れることが多いんですがどうしたらよいですか?」という質問を受けることが結構あります。ご案内文書などをExcelで作ってしまうと、レイアウト的にもあまりよくありませんし、印刷時に文字が欠けてしまったり、修正に時間がかかってしまい作業効率も悪くなります。既にExcelで作ってあるものをまた1からWordで作り直すのも大変ですので、Excelで作ってあるビジネス文書をWordに変換する方法をご紹介していきます。

 

 今回は、文字と表が入っているビジネス文書で作業手順をご紹介していきます。

 

① Excelの表を除いた文字の部分だけをコピーし、Wordに貼り付けます。
 普通の貼り付けだと、セルもそのままコピーされてしまいますので、右下に表示されている[貼り付けのオプション]ボタンをクリックして、一覧から「テキストのみ保持」をクリックします。

 

② セルの区切りがタブ文字に変わるので、置換で全てのタブ文字を取り除きます。

 1)【ホーム】タブから<置換>ボタンをクリックします。

 

 2)【置換】ダイアログボックスの<オプション>ボタンをクリックします。

 

 3)[あいまい検索]のチェックを外し、<特殊文字>ボタンをクリックし、一覧から「タブ文字」をクリックします。

 

 4)[置換後の文字列]には何も入力せず、<すべて置換>ボタンをクリックすると、タブがすべて削除されます。置換確認のボックスは<OK>をクリックして閉じておきます。

 

③ 表の部分はコピーし、そのままWordに貼り付けます。

 

 あとは、配置などのレイアウトを整えるだけです。

 Excelで作ったビジネス文書も簡単にWordに変換することができます。もし、ビジネス文書をExcelで作ってしまっているという方は、Wordにした方が仕上がりもきれいですし、修正などに手間をかけることがなくなりますので、Wordで作成することをおススメします。



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