司法書士のオシゴト

会社にかかわる登記を中心に素朴なギモンにお答えします♪ 

閉鎖登記記録の保存期間 その2

2012年02月17日 | 商業登記

おはようございます♪
今日もよろしくお願いいたします~!

さて、早速昨日の続きです。

閉鎖登記簿の保存期間というのは、わりと分かり易いものですよね。
だって、●●欄用紙ごとに閉鎖されるのですし、役員欄は改選時、目的欄は変更時に用紙が差替えられますので、その時点で旧の登記用紙が閉鎖される。。。というようなことが決まっていますから、閉鎖登記簿とか、閉鎖●●欄用紙というイメージがしやすいような気がするんです。

ところが、現在。
すべてデータでしょ?
もちろん、閉鎖記録へ移動することはありますけれども、紙のように分量を気にする必要はないし、そもそも、閉鎖記録の保存期間ってあるんだっけ?と思ったわけです。

先日も、そういうご質問を受けまして、その時は、本店移転時に閉鎖された登記記録の保存期間は?というようなことだったので、期間に関しては15年だか20年だか。。。と濁しつつ、お答えすることは出来たんです。

しかし、考えてみれば、昔の閉鎖役員欄用紙の保存期間というようなことは考えなくてよいのだろ~か? と思いましてね。。。
ちょこっと調べてみたんです。

すると、こんなことになっておりました↓

(帳簿等の保存期間)
商業登記規則第三十四条  登記所は、帳簿等を次の区別に従つて保存しなければならない。
 登記簿
             永久
 閉鎖した登記記録
             閉鎖した日から二十年間
 受付帳
             当該年度の翌年から五年間
 申請書その他の附属書類(次号及び第十号の書類を除く。)
             受付の日から五年間
 登記事件以外の事件の申請書類(第十号の書類を除く。)
             受付の日から一年間
 印鑑記録(次号の印鑑記録を除く。)
             永久
 第九条の二第一項及び第十一条第七項の規定による記録をした印鑑記録
             当該記録をした日から二年間
 電子証明書ファイルの記録(次号のファイルの記録を除く。)
             永久
 閉鎖電子証明書ファイルの記録
             閉鎖した日から二十年間
 電子証明書に係る申請書類及び磁気ディスク
             受付の日から十三年間
(登記事項の閉鎖)
第四十四条  登記簿に記録された登記事項中、抹消する記号が記録されたもの及び現に効力を有しないものは、履歴事項証明書に記載すべきものを除き、閉鎖しなければならない。
 前項の規定により閉鎖した登記事項は、これを閉鎖した登記記録とみなす。

あ、そうなの?^^;
つまり。。。?
「閉鎖事項証明書に記載された事項=閉鎖記録」ということだよね?
すると、閉鎖記録の保存期間は20年なので、期間経過後は、個別に記録がなくなってしまう、ということで良いんだよね~?
え゛~っ!!!

大雑把ですけれども、閉鎖後3年経つと閉鎖事項は閉鎖記録に移動(?)し、その時点から20年経つとデータがなくなるということのようです。紙ではないので、用紙単位というわけにはいかず、個別の登記事項ごとに。。。なんでしょうね。

ま、20年と言っても、閉鎖記録に移動してから、と読めますので、例えば役員の場合ですと退任登記後23年経つとデータが消えるってことだと思います。けれども、23年は短い!データなんだから、もっと長くっても良さそうなモンですよね~。

さらに、紙の場合は、規定があるといえども、各法務局により保存期間はマチマチで、保存期間経過後も廃棄されていない場合もありますが、データとなると、一律に消えるのじゃないかな? という気がいたします^^;

コンピュータへの移行時期から考えると、まだ対象になる法務局はないと思いますけれども(記憶では、商業登記の場合、墨田出張所が全国初のコンピューター庁で、平成2年だったと思います)、今後は要注意でございます。
(いやぁ~それにしても、紙の時代は閉鎖するのも廃棄するのも大変だったでしょうね~。)

本店移転に伴う登記記録の閉鎖なんかの場合は、以前と同じはず、と、何となく考えていたものの、閉鎖記録全部が同じ。。。とは思わなかった。。。またしても、ワタシだけ?^^;

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