司法書士のオシゴト

会社にかかわる登記を中心に素朴なギモンにお答えします♪ 

議事録の作り方 その3

2010年07月20日 | いろいろ
3連休、皆さん楽しく過ごされましたでしょうか?
早めの夏休みを取られる方もボツボツいらっしゃるようですが、ワタシはというと、とりあえず今のところ楽しげな予定はありません (;∇;)
事務所のお盆休みは8月11日(水)~13日(金)です。クライアントの皆様、こんなところからスミマセンが、よろしくお願いいたします。

さて、またしても取りとめのないことになってまいりましたが、先週の続きです。

今日は、別紙の綴じ方について~!

上場会社の場合、立派に印刷された招集通知(冊子)を作られています。そこには、議決権行使の参考書類なるモノがありまして、議案の内容がこと細かに書かれています。
なので、招集通知そのものを議事録に綴じてしまう、という会社が非常に多いように思います。

ただこれ、A5版くらいのサイズなので、議事録が段々になってしまいますけど。
美しくない~。。。と思われる会社さんでは、わざわざ招集通知を議事録のサイズに拡大コピーして添付したりもしています。この場合は参考書類部分だけ綴じるという会社もありますね。

上場会社の招集通知には、事業報告も計算書類も監査報告も載っておりますが、それ以外の会社の場合、事業報告などを添付する会社はあまりないようです。

では、それ自体どうなのでしょうか?

議事録には議事の経過と要領を記載いたしますので、議案内容や報告事項の内容も議事録に記載しなければいけない事項だと思います。本来は。
ただ、やっぱりそれほど厳密なことを要求されても出来ない会社も多いので、実務はこんなカンジで運用されているようです。実際、ワタシもクライアントさんから質問を受けた場合には、こういう風にお答えしています。

議事録の別紙は、本来議事録と一体をなすもの(特に議案内容が本紙に記載されていない場合は、別紙がないと何が決議されたか分かりません)なので、原則的には議事録本紙と合綴(一緒に綴じる)するべきものでしょう。
ただし、別紙であることが分かるような処理を行っておけば、本紙と別紙を別々に作成しておいても良いと思います。

登記に使用する際も、例えば定款変更案等を別紙に記載してある場合、基本的には一緒に綴じていただくようにお願いしています。でも、たまには忘れてしまうこともありますよね~(^_^;) そんなときは、別紙だけを原本証明するような形で提出することでもダイジョウブなんです。
例えば、末尾に「上記は、平成○年○月○日開催の定時株主総会における第○号議案の別紙に相違ありません。●●株式会社 代表取締役×× (実印)」というような具合です。

また、合併などの組織再編では、契約書が別紙になることが多いですが、登記の際は、契約書の原本を添付すれば、議事録の別紙は見せなくても問題ありません。
ただ、ワタシ自身は(懐疑的ですかねぇ?)、「承認された契約書と契約書の原本の内容が一致しているかどうか分からないのでは???」という気がしています。
ちなみに、株主総会議事録に別紙として契約書(写し)を綴じてあれば、契約書の原本は添付しなくてもダイジョウブです。

ま、議事録に関しては大人の事情もありそうで、この点に関しては法務局もわりと大らかな気がします。

別紙の付け忘れはとても多いのですが、議事録を綴じ直して再度押印するのには時間がかかる。。。という場合は、ベンリですよ♪

それから、ちょっとしたことですが、上場会社の招集通知は議事録に綴じられてしまうとコピーが取りづらいので、別に1通貰っておき、そっちをコピーするとキレイです。今は招集通知をHPに載せている会社も多くなりましたので、PDFをプリントアウトして使用することも多くなりました。

。。。。というわけで、一応終わりです。 また気付いたことがありましたら、突然続きがあるかも。。。
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