部長ブログ@箕面市役所

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書類は次世代へのメッセンジャー

2010年08月13日 | 監査委員事務局・公平委員会事務局
 監査委員事務局長、公平委員会事務局長の坂本です。
 箕面まつりも終わり、夏も中盤に入りました。体も暑さに少し慣れてきたように感じます。
 でも、やっぱり暑いですね。

 今日は、監査の仕事で日々見ている書類のことについてお話をしたいと思います。
 市役所の仕事は、その仕事の目的、手続きや結果などが書類に記録され、その書類は期間を定めて保存されています。監査でも、この書類をとおして市の仕事が適正に行われているかを確認しています。

 これらの書類は、仕事の内容ごとに本の形にまとめて保存しています。これを市役所では簿冊(ぼさつ)と呼んでいますが、市役所全体で年間約1万簿冊が作られています。
 また、保存されている書類は、箕面市情報公開条例の手続きによって、市民の方に開示請求をしていただけるようになっています。

 さて、業務上活用する期間が過ぎた書類は処分することになりますが、この処分する書類の中から、次の世代に伝えるべき情報が記録されている書類は選別され、行政史料という名称で保存されることになります。

 現在、保存されている行政史料には、箕面市になる前の村や町の時代の書類、さらに、それ以前の書類も含まれていますので、市行政や地域の歴史を知る上で貴重な資料であると言えます。市では、これ以外にも、市民の方から提供された古文書、明治・大正・昭和時代の箕面の情報が記録された写真や絵ハガキ、印刷物など記録資料全般を保存しています。

 これらの行政史料を展示した企画展「駅からはじまる 郊外みのおのくらし」を、この8月2日まで、郷土資料館で開催していました。箕面に箕面有馬電気軌道(現阪急電車)の電車が走ってから今年で100年目を迎えたことを記念して、おととしから連続して開催してきた企画展の最終回でした。今年は特に村時代の書類が多く、形式的な申請書や陳述書からも、意外にも新しいまちを生みだすエネルギーを感じました。



 市の書類は、今のわたしたちが仕事の適正さを判断する材料として、重要であることは言うまでもありませんが、行政史料を保存することで、今の人だけでなく後の人々にも、今の箕面の姿が確認でき記録(記憶)がつながっていきます。
 今、監査で目を通している書類も、後の人々にとっては、新鮮な発見や驚きにつながるのかもしれません。



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