部長ブログ@箕面市役所

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市役所の文書と情報を管理する総務部総務課

2011年09月22日 | 総務部

 こんにちは、総務部長の浅井です。 
 昨日は台風15号が通過し、総務部市民安全政策課では、一昨日から警戒をしていましたが、大きな被害もなく過ぎ去りほっとしています。しかし、先の台風12号では奈良県や和歌山県で、水害による大きな被害が発生し、土砂ダムをはじめ未だ復旧作業が続いています。本市では、和歌山県新宮市に非常食や肌着など救援物資を搬送したところですが、被害を受けられた皆様には心からお見舞い申し上げますとともに一日も早い復興をお祈りいたします。
  さて今回のブログでは、総務部総務課をご紹介します。
 
   総務課では、市の総務として、国や府との窓口として連絡調整を行うほか、総務部の庶務担当として、他の部局からの調査や問い合わせ、また部の予算編成のとりまとめなどをしています。
  しかし、総務課の仕事はこのような庶務的なことにとどまらず、様々な業務をしていますので、その主な仕事について紹介します。

~文書に関わる業務~
 まず、文書事務の所管課としての業務があります。
 市役所に送られてきた郵便物などを一元的に受け取り、総務課に設置の各部署の連絡箱に振り分けています。
 また、毎年、各部署で作成し完結、整理された公文書を一元保存しています。各部署から公文書を引き継ぐ際に、文書の記載方法についてチェックをしたうえで、書庫に整理して並べ、文書の綴りごとの名称を一覧表にした「保存文書目録」を作成しています。
  一方では、市の貴重な歴史資料である寺社や旧家に残る文書についても、計画的に整理保存を行っています。


 
 ~情報公開と個人情報保護~
  公文書を申請により公開するのが情報公開制度です。市民の「知る権利」を保障することは、市にとっても、市民の皆さんにとっても重要です。
  情報公開制度では、職務上作成・取得した文書や電磁的記録で市が保有している情報(情報公開条例では「行政文書」といいます。)を原則公開するものとしています。ただし、個人情報や法令で公開が禁止されている情報、事務事業の執行に障害がある情報などは、非公開となります。
  しかし、市では制度による情報公開だけでなく、積極的な情報の発信を行っています。以前は広報紙が情報発信の中心的存在でしたが、多様な情報提供をはかるため、特定のチラシなどの配布や地域での説明会の実施のほか、特にホームページによるICT(Information and Communication Technology情報通信技術)を利用した、さまざまな手法での情報発信をしています。
 
  次に、個人情報保護制度についての業務があります。市の保有している情報の中には、個人に関わる情報がたくさんありますので、非公開とすると同時に、個人情報をしっかり守っています。個人情報の目的外利用や外部提供の原則禁止などを定めた個人情報保護条例に基づいて、市の情報が取り扱われています。
  市の情報公開請求については、情報公開条例に基づいて請求していただきますが、情報公開請求では個人情報は非開示となりますので、請求者本人の情報であっても公開できないことがあります。請求者本人の情報は、個人情報保護条例に基づいた請求が必要となります。
  情報公開請求の状況は次のとおりとなっています。

単位:件

年度 平成22年度 平成21年度 平成20年度 平成19年度
請求件数 201件 90件 75件 129件
全部開示 88件 44件 27件 61件
部分開示 103件 55件 38件 70件
非 開 示 4件 4件 4件 2件
不 存 在 22件 7件 9件 14件
そ の 他 2件 1件

※1件の請求に対し複数の決定をする場合があります。

 ~情報システム~
  情報システム(コンピュータ関係)については、住民基本台帳システムをはじめ市税や国保など、業務での使用は各担当部署が行いますが、システムがスムーズに運用できるよう維持管理をしています。また職員が資料作成などで使用するパソコンやプリンターについても総括的な管理をしています。

   ~統計調査、その他~
   国勢調査などの統計調査に関わることも総務課の仕事です。5年ごとに実施される国勢調査の担当であり、本年度は経済センサス活動調査(事業所・企業の経済活動の状況の調査)を実施します。

  その他、指定管理者制度の運用の事務、大阪府からの権限移譲の窓口、他市町との境界確定の事務、市の組織に関わる規定、市が作成する印刷物の登録事務、市章の使用に関する事務、市役所内の印刷機やシュレッダーの管理などなど、総務課の業務は多種多様で、市役所での事務処理がスムーズに進むよう日々がんばっています。

 

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