ブログ 〔情報リテラシー研究会〕

 IT技術の進化に対応した、諸々のパソコン操作に関する記事を掲載してまいります。

<251> 外部には出したくない「Officeのプロパティ情報」を管理する

2014年07月27日 | ◆Office

Microsoft Office文書はビジネスの現場において、また個人間においても頻繁に利用されますが、注意しておかなければならない「プロパティ情報」があります。 Office文書には、作成者や会社名の他いろいろ情報がプロパティに記録されます。外部に文書を渡す場合、こうした情報が残っていては都合の悪い場合も生じます。
これらの情報に気づかずに、ファイルのやり取りをしている人も結構多いようです。

コメントや注釈などが残っていたり、またExcelの場合には非表示にした(行や列・ワークシート)などが残っていたりすることがあります。外部には見せたくない、非表示で埋め込んだ内容が他にもれてしまい、不都合が生じることも考えられます。

Office文書を外部に渡す際には、事前にプロパティなどを確認することが必要です。ただ手動でこうした情報を削除するのは手間がかかる上、削除し忘れてしまうこともあります。こうした外部には出したくないプロパティ情報などが残っていないかチェックし、簡単に削除する「ドキュメント検査」という機能が実装されております。

● Office 2010のメニュー 「ファイル」 →「情報」 →「問題のチェック」 →「ドキュメント検査」 → 「検査」ボタン
 ※(Office2007の手順は少し違います。)→ このページの最後尾へ







 

◎ Office2007 ⇒ 「Microsoft Office」ボタン → 「配布準備」 → 「ドキュメント検査」

 

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