スケジューリング

最近、ルーチンワーク（routine work）のスケジューリング化に取り組んでいます。
ルーチンワークとはきまりきった仕事（作業）を言います。
また、スケジューリングとは、工程、日程などの段取りを決定し、
時間の単位に落としこむことをいいます。

「何をいまさら」と思われる向きも多いかと思いますが
意外に進んでいないのが「意識改革」だったりします。

例えば年末調整
12月の最終給与支給日前に年末調整を行います。
従って、11月中には保険料控除申告書や
扶養控除申請書を従業員から徴求しなければなりません。
何も難しい作業は入りません。
従って、各社の年末調整スケジュールを
関与先様と打ち合わせ、見える化するだけで作業効率は上がります。

例えば月次決算
毎月決まった日に訪問する。
不明点などは事前に問い合わせを行えばお客様の現場でモタモタすることも無くなります。
たったこれだけです。

例えば決算申告業務
毎月の月次決算に基づき不明点は事前に解決しておく。
残高証明なども「月末残高を証明して貰う」ことは事前に分かっている事なので
発効依頼先へ事前連絡しておけば良いのです。
残高の確定→最終決算数値の打ち合わせ→決算書作成→申告書の作成→申告業務
単純な事の繰り返しとなります。

会計事務所にとってのルーチンワークは、その業務の大部分を占めます。
従って、事務生産効率を上げるにはスケジューリング化が一番となります。

できないと思っているのは自分たちだけです。
やればできるのにできないといっていれば新たな取り組みをしなくて良いと思っている節があります。
過去の経験の奴隷にならなければ簡単にできるのにです。

如何にして早く正確な決算書を作成し経営に役立てるか
スケジューリング化がお客さんの浮沈を握っているように感じます。