ペーパーレス

税理士・社会保険労務士の寺澤(い)です。

毎日、篤いですね！　夏は夏らしく、焦げちゃいそうなくらい暑いのが一番。
今年は、思いっきり「夏」を楽しめそうです。

さて、今日は寺澤会計で実践しているペーパーレスについてご紹介します。

寺澤会計は、先代の所長が昭和３９年に始めた事務所です。今年で何と４６年。
その間にはたくさんのクライアントの会社や個人の資料をお預かりして、膨大な数の書類が
ありました。

あまりにたくさんあり過ぎるので事務所に置いておけなくなり、埼玉のとある場所を
倉庫代わりにしていましたが、そこも書類の重みで窓が開かなくなってしまいました。

困っていたところ、女性税理士連盟の主催で「ドキュワークスでペーパーレス実践」という
タイムリーな研修があり、早速受講してその場で購入を決ました。

このドキュワークスというソフトの凄いところは、「紙で出来ることは何でもできる、紙で出来ない
こともたくさんできる」という事に尽きます。

ＯＣＲ機能はもちろん、付箋を貼ったり、マーカーで色をつけたり、切り貼りやファイリング、
異なるアプリケーションやバージョンが古いものでも大丈夫。
簡単にＰＤＦに変換できるし、パスワードも付けられるのでセキュリティも万全です。

ただし、ドキュワークスを導入するのなら、ＰＣのモニターを２台にしないと有効活用はできません。
一方のモニターでドキュワークスデータを見ながら、他方のモニターで入力することで、作業効率は
倍以上になります。　モニターを３台使っても良いですね。４台使う方もいるようですよ。

ビジネスだけでなく、家庭でも大活躍します。
色々なプリント類をとっておくには管理が大変、でも捨てるわけにはいかないというものはすべて
スキャンして、ＵＳＢメモリーにデータを保管しておけば場所も取らないし、簡単に持ち運べます。

平成１８年に導入した当初は、過去の資料をスキャンするだけで１年以上かかりましたが、
今年で５年目。
事務所内の大きな棚を二つ減らして、ごちゃごちゃしていたものをすべて棚の中に収納し、すっきりとした事務所に変貌しました。

１本定価１５、２００円のドキュワークス、こんなにコストパフォーマンスの優れたソフトはめったに無いです。　オススメですよ。