アクセス・エクセル連携活用パターン

　

●アクセスとエクセルを連携して活用するパターンと 　　用途の例

◆アクセスのデータをエクセルに取り込み、社員に配布する

◇アクセスに蓄積された売り上げのデータをエクセルに書き出して 　グラフを作成し、社員に見せる ◇アクセスに蓄積した売り上げ動向や顧客の購入履歴などの情報 　を、エクセルに書き出して社員に配り、社員がエクセル上で加 　工、分析する ◇アクセスに蓄積した見積もりや請求などのデータをエクセルに書 　き出し、取引先に電子メールで送る

◆社員がエクセルにデータを入力し、アクセスに取り込む

◇支店や営業所でエクセルに販売日報などを入力し、電子メールで 　本社に送ってアクセスの販売管理システムに取り込む ◇営業担当者などが新規顧客の情報をエクセルに入力し、電子メー 　ルで本社に送り、アクセスの顧客マスターに取り込む ◇エクセルでアンケートを作り、顧客や社員に回答してもらって、 　アクセスで集計する

◆アクセスのデータをエクセルに取り込んで利用者に配り、情報を 　追加、修正してもらって再度アクセスに取り込む

◇アクセスに蓄積された人事データを基に、各社員の名前や勤務体 　系が入力された勤務表をエクセル上で作成して社員に配布する。 　勤務データを入力してもらった後に回収してアクセスで集計する ◇アクセスに蓄積された商品情報をエクセルに取り込み、顧客に送 　付する。発注数を入力して返送してもらって、アクセスで受注処 　理する ◇アクセスに蓄積された売り上げと予算のデータをエクセルに取り 　込んで社内の各部門に配布し、予算の修正値を入力してアクセス 　に取り込む

◆他のシステムの機能をアクセスやエクセルで補完する

◇人事システムからアクセスにデータを取り込んで蓄積し、エクセ 　ルに書き出して担当者が様々な切り口で分析する ◇受発注システムからアクセスにデータを取り込み、顧客が使う独 　自の商品コードを自社で使っている商品コードに変換する。変換 　済みのデータをエクセルに取り込んでデータの形式を修正した上 　で販売管理システムに取り込む

アクセス・エクセル 連携活用

　

最大のメリットは、制作時間・コストの低減にアリ

事務所の情報化が、企業内の段階から通信を活用した企業外を巻き込んだ生産性の向上へと広がっています。 　AccessとExcelを使用すれば、この流れに乗ることができます。

アクセスの長所 1. 大量データの管理性能 2. 大規模システムへの拡張性 3. 業務システムの構築能力 4. ネットワーク環境でのデータ管理能力 5. 完成したシステムの堅固性

エクセルの長所 1. 一般的な習得のしやすさ 2. グラフ表示などの表現力 3. 世の中で使っている人の数 4. 単純なデータ集計／分析のしやすさ 5. 入力画面／帳票の作りやすさ

どちらも、徹底的に使いこなせばほとんどの業務のニーズに対応できる。 　ただし、そのためには、システムを作る人に高度なスキルが求められ、使う人の負担も大きい。 　２つを連携させて「社員が直接操作するのはエクセルに任せ、アクセスはデータ処理に集中する」と役割分担を決めておけば、アクセスの作り込みが減り、最小限の機能で用が足りる。 　パソコン操作に慣れていない社員が多くても、エクセルなら使いやすい。 　アクセスに置いたデータを社員が目的に応じてエクセルで活用するようになれば、データを印刷して再入力するといった無駄も省ける。 　連携させて使うことで「１＋１」が５にも１０にもなる。