新社会人はスマホ世代なのに、なぜ電話が苦手？ 嫌いではすまない知っておくべき電話マナー
以下抜粋
イマドキの新社会人は、生まれた時から携帯があり、最初に使う携帯はスマホだったという人も少なくない世代だ。
しかし、イマドキの新社会人は、電話は苦手なのだ。
今の新社会人は、普段からスマホを使い、人とのやり取りはSNSやメールが主体。
電話をかけるときも、相手がわかっている本人の携帯電話やスマホに直接することがほとんどだ。
実は、家電に電話をかけることも、家電に出て家人に取り次ぐといったことも、ほとんど経験しない人が多いのだ。
予期しない人との会話経験がないのだから、
「電話は苦手」、「電話はキライ」
という人が多くなるのもうなずける。
●電話は避けて通れないのが社会人
学生時代は、それで何も問題なく生活できただろう。
しかし、社会人となったらそうはいかない。
まずは新社会人になる前の就活で、電話の応対は求められる。
就職できるかどうかの瀬戸際で、苦手だとか言ってはいられない。
就活のときだけ、それらしく、振る舞っても、直ぐにバレてしまうものだ。
人事担当者は、電話の受け答えを、しっかり見ているのだ。
運良く就職できたとしても、電話マナーが身についていなければ、新社会人としても生活も、最初から躓くことになる。
きちんと受け答えできる人に好印象を持つのは当たり前。
逆に、初歩的なマナーもできていないようならば、職場での評価や印象は大きく下がるからだ。
新社会人として、そうならないためにも、最低限のマナーは心得ておこう。
●最低限知っておきたい電話マナー
・明るくハキハキと話す
これは基本だ。
たとえマナーは完璧だったとしても、小さい声でモソモソ話していたらイメージダウン。
背筋を伸ばして姿勢を正しくすると、自然と声にも張りが出る。相手が目の前にいるようなイメージで話すようにするといいだろう。
・名前を名乗る
電話を受けたら、まず名乗ろう。
携帯では持ち主が出るのが当たり前だから、普段は、自分の名前を名乗ることはないが、
ビジネスシーンで「もしもし」ではおかしい。きちんと「はい、○○です」と名乗るようにしよう。
もちろん電話をかけたときにも、名乗るのを忘れずに。
・話す内容は簡潔に
電話では、ダラダラと話すのは厳禁だ。
要件を手短かに、必要なことを漏らさず相手に伝えるようにする。
あらかじめ話すべき事をメモして用意しておくと、焦らなくて済むし、聞き忘れを防ぐこともできる。
メモは、相手から予定や持ってくるものなどを言われたときにも必要になるので、筆記用具とともに準備しておこう。
・すぐに切らない
会話が終わったからと言って、ホッとしてすぐに切るのは失礼に当たる。
「早く電話を終わらせたかったんだな」
という印象を与えるからだ。
一般的にはかけた方から切るのがマナーだが、相手が目上の場合は、相手が切るのを待ってから切るのがマナーとなる。
新社会人の場合、基本、外線・内線を問わず、相手は目上の人が多いので、本来ならば相手が切るのを待つべきだ。
しかしお互いが待ちの状態になるのも気まずいので、一呼吸置いてから切るようにするといいだろう。
・電話に出られなかったときは早めに折り返す
電車の中で電話に出られなかったり、バッグに入れていて着信に気付かなかったりすることもあるだろう。
そういったときは、なるべく早めに折り返すようにしよう。
もちろん言葉づかいも大切だ。敬語や丁寧語もマスターしておこう。
きちとんした言葉づかいは相手に好印象を与える。
いろいろと慣れないことだらけで不安かもしれないが、電話応対は社会に出たら避けては通れない。
これらのマナーは、電話対応だけでなく、日常の職場での応対でも必要となることが結構多い。新社会人として、しっかり身につけておこう。