日経新聞 一般常識「取引先から訃報連絡を受けた時・・・」(2011年1月10日付)

2014年09月25日 05時38分53秒 | 一般常識
日経新聞 2011年1月10日(月)  P.12 働く面
連載『会社の常識』=新入社員のQ&A

 Q:取引先が亡くなりました。 どう対応すればよいでしょう
か?

 A:取引先から訃報(ふほう)の連絡を受けたら、お悔やみの言葉を述べた上で、「通夜(つや)、葬儀、告別式の日時と場所」「宗教」などを確認します。

その上で、上司に報告し、個人的に対応するか、会社として対応するかの判断を仰ぎましょう。

 葬儀に参列する場合は、喪服を着るのが一般的ですが、間に合わない場合はダークスーツを着用し、白のシャツに黒無地のネクタイを着けます。 

故人と特に親しくないのであれば、告別式に参列するのが一般的とされています。 
その他の細かいマナーも失礼のないよう、事前に確認してください。

 受付では会葬者芳名帳(かいそうしゃほうめいちょう)に、会社名、所属部署名、氏名を記入します。 

代理で参列する場合には、本来出席するはずだった人の名前を書き、その下に「代理」と書きます。 

また、香典(こうでん)袋の表書きは故人の宗教に合わせて書くのがマナーです。

 葬儀に参列できない場合は、早めに弔電(ちょうでん)を打ちます。 
葬儀や告別式の前日までに届くことが望ましいので遅くならないよう注意してください。 

後になって新聞や他の人づてに訃報(ふほう)を知った場合は、相手企業に事実を確認し、上司の指示を仰いでください。 


●父さんコメント:

 取引先などの重要幹部が亡くなった場合は、相手企業から電話で訃報連絡が入ります。 

その場合、父さんの経験(会社)では「弔電(ちょうでん)」のみ、「弔電と香典を持参」、もしくは「弔電、香典持参、花輪もしくはしきびの手配」のいずれかを検討して手配します。 

上司に相談して「花輪」もしくは「しきび」を手配するよう指示された場合は相手企業に電話して「花輪もしくはしきび手配」を電話依頼します。

これは式場側が葬儀費用として処理するため 相手会社も葬儀場に依頼する形となるためです。 

この費用は後で取引先担当者が相手会社に出向き「花輪もしくはしきび」の費用を支払いに出向きます。 

この際、領収書も書いてもらうのが一般的です。 
会社内での費用処理に必要だからです。

そのため第一報の訃報連絡を受けた時は相手担当者の名前と電話番号を確認しておくことが大事となります。

地方によっては葬儀場に「花輪」を飾る場合と「しきび」(関西に多い)を飾る場合がありますので これは相手企業に聞けば教えてくれます。 

また、通常、相手企業からの訃報連絡の際「花輪は***円です」など、確認質問すれば費用の連絡ももらえるのが通常です(花輪、しきびは1品種のみのため)。

ビジネス上の取引関係であれば、家族・近親者のみで行われる「葬儀」のあとの、「告別式」だけの出席でOKです。 

もし、時間の都合で告別式に参加できない場合は前日の「お通夜」に伺うのが儀礼です。
 
告別式に会社関係者多数の香典を持参して、会社(友人)代表で参列する場合は、芳名帳には自分の名前と「××社社員一同」もしくは「××社友人代表」と記した後に自分の名前を記して、香典を相手担当者に手渡すと共に 同じ数だけの「香典返し(こうでんがえし)」を貰って来ます。 

これは香典を包んだ方に「先方に香典を間違いなく手渡しました」の意味を込めて香典返しを本人にあとで配布します。

なお、香典を包む場合、折り返しの見えない部分に包んだ金額を小さく明記しておきましょう。

これは、先方担当者が現金と香典リストの照合をしやすくするための心遣いです。

また、個人で香典を包む場合は、同じく折り返しの見えないところに住所、郵便番号も明記しましょう。

これも相手方の事務処理の手間を省くための心遣いです。

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