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昔から言われ続けていて、未だに満足の行く状態になっていない
ものが情報の共有です。「情報の共有」とはかなり漠然とした表
現であり、人によって浮かぶイメージも相当違っているのではな
いかと思います。
単にサーバーを使って部門レベルでファイルを共有するものから、
全社レベルでポータルや各種共有のための情報システムを導入し
て、仕事のプロセスやノウハウ、マネジメントまで共有するもの
までいろいろです。
情報システムを導入するのも、すばらしいのですが、大きな企業
でなかったり、大きな企業でも作業中のデータを共有したいよう
な場合はファイル共有レベルでも結構有効に活用出来ます。
ただし、ある程度管理されている状態でないと共有があだになっ
て、帰って面倒になったり、余分な作業、情報の喪失が起きてし
まう事があります。
管理されている状態というのは、必ずしも金を掛けて、と言うも
のでなくても必要最低限の事をやっておけば、かなり安全に共有
が出来ます。
お金をかけても、リスクが無くなるわけではありません。便利に
はなりますが、複雑にもなって普通の業務の合間にやるには負担
が大きくなって、少人数で運用出来るかどうか疑問です。
一般にファイル共有と言うと、何十万円かのサーバーにテープ又
はＮＡＳのバックアップ装置をつけて、バッアップ用のソフトと
セキュリティ対策ソフトを用意するというやり方になります。
業者にお願いしますと、設置、保守費用まで含めば総投資は、な
んだかんだ言ってすぐ、１００万円以上になってしまいます。小
規模な組織に取っては考えてしまう条件です。
工夫すれば、そんなにお金を掛けなくても比較的安全に共有環境
を用意することができます。一つは安く共有環境を構築すること
と、もう一つはクラウドを利用する方法です。
両方とも、先ほど言った、ある程度管理された状態で、と言う条
件がつきますが、大幅に安くなります。共有環境と条件の具体的
な事については次回書きたいと思います。
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